Электронный документооборот

1. интеграции процесс;
2. повышение информированности руководства и специалистов за счет увеличения объемов информационного хранения, централизированной обработки информации, уменьшения времени поиска документов и соответственно подготовки отчетов и докладов, а также за счет повышения полноты и достоверности отчетов;
3. уменьшения стоимости документационного обеспечения управления предприятием за счет перехода от бумажного делопроизводства к электронному, снижения стоимости копирования и передачи бумажных документов;
4. уменьшения стоимости и сокращения времени поиска бумажных оригиналов документов в архивном хранении за счет получения точной адресации в электронном виде;
5. интеграции информационных  процессов в рамках кооперации предприятий;
6. создание качественно новой информационной базы для последующего совершенствования процессов документационного обеспечения управления и технологии работы с документами.

СУЭД  должна соответствовать существующей информационно – организационной  структуре предприятия (группы предприятий) и обеспечивать модификацию по мере совершенствования этой структуры.⁴

СУЭД (рис. 4 (приложение)) предназначена для  автоматизации процессов документационного  обеспечения управления предприятием, включая:

1. процессы  подготовки, ввода, хранения, поиска  и вывода организационно – распорядительных документов (подсистема «Электронный архив»);

2. процессы  подготовки, ввода, хранения, поиска  и вывода стандартных форм  документов (подсистема «Ввод стандартных  форм документов»);

3. управление делопроизводством (создание, обработка и систематизация архивного хранения документов – подсистема «Делопроизводство»).

Объектом  автоматизации являются процессы:

• создание документов;
• подготовки, учета, систематизации и архивного хранения, поиска и получения организационно – распорядительных, отчетно – статистических, учетных, плановых, информационно – справочных и других управленческих документов;
• работы с документами (передача, учет, контроль исполнения и др.).

 Основные требования к системе состоят в следующем. Для информационного обмена в системе должна использоваться корпоративная вычислительная сети, в которую включаются как локальные, так и удаленные пользовательские системы. СУЭД должна взаимодействовать с электронной почтовой системой и автоматизированными системами управления предприятием. Система должна допускать круглосуточный режим функционирования; иметь средства диагностики и индикации текущего состояния системы, используемых ресурсов; позволять наращивать количественные  и расширять функциональные характеристики системы.

СУЭД  должна обеспечивать изменение своих  характеристик,

параметров, адресатов передачи документов и  т.п. в зависимости от изменения  регламента документооборота предприятия (норм, правил, порядка, форматов и т.п.).

Система должна строиться на основе открытых технологий, обеспечивающих ее дальнейшую модернизацию и развитие без переработки. В системе должна быть предусмотрена возможность использования масштабируемых аппаратных платформ, в частности технологически простой замены серверов и устройств хранения информации на более производительные  (емкие).

Система должна обеспечивать с достаточной  точностью распознавания документов на русском и основных европейских  языках  текстового формата А4, а также полнотекстовую индексацию текстового документа. Особое внимание должно уделяться объемам хранения, одновременному доступу  к документам и срокам хранения документов.⁵

Подсистема  «Электронный архив» предназначена  для следующих целей:

• оперативного и потокового ввода документов, полеченных из бумажных документов путем сканирования (получение электронных графических образов) и OCR– распознавания (преобразование их в текстовые документы);
• оперативного и потокового ввода электронных документов из других источников;
• передачи электронных документов в подсистему «Делопроизводство»;
• реквизитного и полнотекстового индексирования документов;
• хранения электронных документов всех видов и представлений (в том числе графических образов), их поисковых образов и индексов;
• адресация оригиналов документов в бумажном архиве;
• поиска и извлечения документов из электронного архива;
• вывода документов из системы в виде твердой (бумажной) копии или в электронном виде, в том числе для дельнейшей доставки средствами связи;
• связи представлений хранимых документов с фактографической частью базы данных;

Подсистема  «Ввод стандартных форм документов»  обеспечивает:

1. проектирование представлений стандартных форм документов для их последующего ввода;
2. потоковый ввод стандартных форм документов в фактографическую часть подсистемы «Электронный архив» (включая сканирование, OCR(ICR) – стилизованное распознавание, контекстный контроль и экспорт в БД).

Подсистема  «Делопроизводство» обеспечивает:

1. создание электронных документов средствами подсистемы;
2. ведение версий (редакций) документов и их авторства;
3. защиту от конфликтов при попытке одновременной модификации документа;
4. электронное визирование документов (электронная подпись);
5. связывание документов в логические группы;
6. организацию потока работ с документами: задание маршрута (регламентного или ситуационного) движения документов и условий осуществления работ с ними;
7. допуск к документам и расширенным видам работ с ними в соответствии с установленными правами пользователей;
8. протоколирование видов работ, производимых пользователями с документами;
9. управление маршрутами движения документов;
10. контроль местонахождения документа  и состояния его исполнения;
11. передачу и извлечение документов в/из подсистемы «Электронный архив».

Возможный состав программных инструментальных и технологических средств, ориентированных  на управление документами и документооборотом, а также средств реализации процедур работы с документами может быть представлен следующим образом:

• средства для ввода бумажных документов и распознавание образов;
• средства для создания электронных документов;
• средства для организации и работы с электронным архивом;
• технологические средства, ориентированные на управление документооборотом;
• технологические средства, ориентированные на управление документами;
• инструментальные средства разработки приложений, реализующих специфические функции и технологии работы с документами.

Программные технологические пакеты, ориентированные  на управление документами и документооборотом, должны быть открытыми для интеграции  с приложениями, реализующими специфические функции, характерные при работе с документами на предприятии.

Инструментальные  средства для разработки приложений должны быть такими, чтобы приложения, разработанные с их помощью, интегрировались  в программную среду управления документами и документооборотом. Существует несколько видов систем электронного документооборота:⁶

• средств групповой работы (типа ПО Lotus Notes, Novell GroupWise и MS Exchange);
• систем управления особыми видами документов (в частности, PDM-систем);
• специальных модулей управления документооборотом в составе корпоративных информационных систем для предприятий (SAP R/3, Baan и др.).

    Важным  свойством универсальных систем электронного документооборота является то, что они предоставляют возможность  решения большого числа задач  управления документами. Тем не менее, следует отметить, что полностью все задачи управления документооборотом они все равно не смогут решить (из-за их динамически меняющегося и, практически, неисчерпаемого многообразия). Кроме того, внедрение специализированного ПО может оказаться дешевле и эффективней. 

3. Электронная цифровая  подпись в электронном  документообороте.

Что такое  электронная цифровая подпись (ЭЦП)? Известно, что содержимое любого документа (файла) представлено в компьютере как  последовательность байтов и потому может быть однозначно описано определенным (очень длинным) числом или последовательностью нескольких более коротких чисел. Чтобы «укоротить» эту последовательность, не потеряв ее уникальности, применяют специальные математические алгоритмы, такие как контрольная сумма (control total) или хеш-функция (hash function).⁷ Если каждый байт файла умножить на его номер (позицию) в файле и полученные результаты суммировать, то получится более короткое, по сравнению с длиной файла, число. Изменение любого байта в исходном файле меняет итоговое число. На практике используются более сложные алгоритмы, исключающие возможность введения такой комбинации искажений, при которой итоговое число осталось бы неизменным. Хеш-функция определяется как уникальное число, полученное из исходного файла путем его «обсчета» с помощью сложного, но известного (открытого) алгоритма. Один из этих алгоритмов закреплен в ГОСТе Р 34.11-94 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Функция хеширования».

Теперь  рассмотрим, как получается электронная подпись. Здесь требуется небольшое отступление. С древних времен известен криптографический метод, позднее названный шифрованием с помощью симметричного ключа, при использовании которого для зашифровки и расшифровки служит один и тот же ключ (шифр, способ). Главной проблемой симметричного шифрования является конфиденциальность передачи ключа от отправителя к получателю. Раскрытие ключа в процессе передачи равносильно раскрытию документа и предоставлению злоумышленнику возможности его подделать. В 70-х гг. был изобретен алгоритм асимметричного шифрования. Суть его состоит в том, что зашифровывается документ одним ключом, а расшифровывается другим, причем по первому из них практически невозможно вычислить второй, и наоборот. Поэтому если отправитель зашифрует документ секретным ключом, а публичный, или открытый, ключ предоставит адресатам, то они смогут расшифровать документ, зашифрованный отправителем, и только им. Отправитель, вычислив хеш-функцию документа, зашифровывает ее значение своим секретным ключом и передает результат вместе с текстом документа. Получатель по тому же алгоритму вычисляет хеш-функцию документа, потом с помощью предоставленного ему отправителем открытого ключа расшифровывает переданное значение хеш-функции и сравнивает вычисленное и расшифрованное значения. Если получатель смог расшифровать значение хеш-функции, используя открытый ключ отправителя, то зашифровал это значение именно отправитель. Чужой или искаженный ключ ничего не расшифрует. Если вычисленное и расшифрованное значения хеш-функции совпадают, то документ не был изменен. Любое искажение (умышленное или неумышленное) документа в процессе передачи даст новое значение вычисляемой получателем хеш-функции, и программа проверки подписи сообщит, что подпись под документом неверна.

Таким образом, в отличие от собственноручной подписи, ЭЦП неразрывно связана  не с определенным лицом, а с документом и секретным ключом. Если дискетой с вашим секретным ключом завладеет  кто-то другой, то он, естественно, сможет ставить подписи за вас. Однако вашу ЭЦП нельзя перенести с одного документа на какой-либо другой, ее невозможно скопировать, подделать — под каждым документом она уникальна. Процедуры хранения, использования, обновления и уничтожения ключей достаточно подробно расписаны в различных методических рекомендациях к системам ЭЦП.  
 

Заключение 

В своей  работе я рассмотрела такие вопросы  как:

1. Общие сведения о системах электронного документооборота;
2. Системы управления электронным документооборотом;
3. Электронная цифровая подпись в электронном документообороте.

         Я считаю, что в своей работе  наиболее полно раскрыла поставленные  передо мной вопросы.

    Итак, как уже было ранее мной отмечено, документ является основным способом представления информации на любом  современном предприятии. По данным Delphi Consulting Group, в настоящее время только в США ежедневно создается более 1 млрд страниц документов, а в архивах хранится уже более 1,3 трлн различных документов. В то же время, по данным журнала ASAP, в мире ежегодно появляется около 6 млрд новых документов, а среднестатистический служащий тратит каждый год до 150 часов на поиск утерянной информации. Значительную часть своего рабочего времени специалисты предприятий тратят как на поиск необходимой им информации, так и на создание и отправку документов. Существуют оценки, что секретарь-референт тратит до 75% своего времени на работу с документами, у руководителей на работу с документами уходит до 45% рабочего времени, а у рядовых сотрудников предприятия — до 30% времени.

    В настоящее время на большинстве российских предприятий корпоративная информация (договоры, прайс-листы, приказы, деловая переписка, финансовая документация и др.) хранится как в бумажном, так и в электронном виде (часто неупорядоченно на файл-сервере). При этом практически неизбежно возникает дублирование информации, а также не обеспечивается поддержка разных версий документов и безопасность их хранения. То есть, и при преобладании электронной формы хранения документов, они не всегда используются эффективно. Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (первые из которых появились еще в 1980-е гг.). Эти системы еще называют Electronic Document Management Systems (EDMS).