Этапы развития делопроизводства в россии

19 - отметка  о контроле; 20 - текст документа 

Рис. 3.

Расположение  реквизита "Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица" на формате А4 продольного бланка

01 - Государственный  герб Российской Федерации; 02 - герб  субъекта Российской Федерации; 

03 - эмблема  организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 

05 - основной  государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный  номер налогоплательщика/код причины  постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код  формы документа; 08 - наименование  организации; 09 - справочные данные  об организации; 

10 - наименование  вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 

13 - ссылка  на регистрационный номер и  дату документа; 14 - место составления  или издания документа; 

15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту;

19 - отметка  о контроле; 20 - текст документа 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

¹ 

  3. Регистрационный номер документа. Индексация. Состав индекса.

  Регистрационный номер документа (или регистрационный индекс документа) – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. 1

  Регистрационный номер документа (реквизит 12) состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. 2 При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

  Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливаются в инструкции по делопроизводству организации и распорядительных документах организации.

  Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. 3

  Например: распоряжение Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 21 декабря 2007 г. № 1576/954.

  Регистрационный номер документа относится к реквизитам, для которых на бланке проставляются отметки. 4 
 

² 
 
 

Рис. 1.

Пример  оформления отметок для реквизита "Регистрационный номер документа" на бланке письма 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  Индексация

  Индексация документов - это присвоение при регистрации документу не только порядкового (регистрационного) номера, но и неких условных обозначений, которые указывают на принадлежность документа одному из выделенных для регистрации массивов документов.

  Регистрационные индексы проставляются на входящих документах (кроме приложений), на исходящих документах (кроме приложений) и их копиях, которые остаются в делах организации, на внутренних документах и приложениях к ним.

  В индексах обозначение массива и порядковый номер отделяют друг от друга дефисом или наклонной чертой. Например, 145-ЛС (145/ЛС), 145 - порядковый номер документа в регистрируемом массиве, ЛС - обозначение кадровых приказов.

  Как отмечено выше, приказы по личному составу издаются, регистрируются и хранятся отдельно от приказов по основной деятельности, следовательно, их индексация предназначена для выделения регистрируемого массива, отличия их от приказов по основной деятельности. Самый распространенный способ индексации кадровых приказов состоит в использовании индекса "ЛС" для регистрации приказов с длительными сроками хранения, с индексом "К" - кратковременных сроков. В этом случае в организации для регистрации кадровых приказов будет два журнала и два дела, в которые эти приказы подшивают.

  Однако в крупных кадровых службах разрабатывается система индексации, устанавливающая для разных кадровых приказов различные буквенные обозначения. Например, индекс "К" прибавляют к номеру приказов о движении кадров (прием, перевод, увольнение). Но при большой штатной численности и различных категориях персонала (специалисты, рабочие, служащие) к первоначальному индексу "К" разрабатывают условные обозначения каждой категории персонала. Например: "Кр" - кадровые приказы рабочих; "Ксп" - служащих; "Кс" - специалистов. Значит, для регистрации только приказов о приеме на работу следует завести три журнала, а для хранения этих документов - три дела, в которые эти приказы подшивают. 

  Вполне возможна система индексации по каждому отдельному виду приказа: прием на работу - ЛС-п; перевод на другую работу - ЛС-пр; увольнение - ЛС-у. Соответственно, регистрация кадровых приказов в этом случае будет вестись по каждой отдельной типовой процедуре, приказы подшивают также отдельно по каждой процедуре.

  Разработка системы индексации документов является индивидуальной процедурой и определяется правилами регистрации документов, принятыми в той или иной организации. Индексация связана с количеством издаваемых приказов. В больших организациях количество персонала исчисляется в тысячах, и, соответственно, такими же цифрами исчисляется количество кадровых приказов. Следовательно, кадровой службе целесообразно разработать систему индексов, позволяющих отличать каждую разновидность приказа. Например, все приказы о приеме на работу регистрируют с индексом "ЛС", к которому добавляется индекс "ПР" для регистрации приказов о приеме на работу рабочих; "ПС" - о приеме специалистов (ИТР) и т. д.

  В любом случае и самая простая, и самая сложная система индексации должна быть закреплена каким-то локальным актом организации. Лучше всего для этого подходит инструкция о делопроизводстве кадровой службы. Если ее нет, закрепить систему индексации возможно приказом руководителя.

  Оформление

  Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения. На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации (учреждения), заголовок (например, Книга регистрации приказов по личному составу или Журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков), поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги - дату окончания. Если за время ведения журнала наименование организации (или ее организационно-правовая форма) меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения (см. пример 1). 
 
 
 

Примеры индексации:

Пример 1:

Индекс для  документа "Должностная инструкция начальника Планово-экономического управления" выглядит следующим образом: ОДИ-ПУ-01 .

В индексе использованы следующие обозначения:

· О - тип документа - "Организационный"

· ДИ - разновидность  документа - "должностная инструкция";

· ПУ - подразделение "Планово-экономическое управление"

· 01 - номер должностной  инструкции в порядке утверждения (следующим должностным инструкциям  для сотрудников ПЭУ будет  присваиваться тот же индекс с  увеличением номера)

Обозначения характеризующие направление деятельности и контрагента - "не применимы" в связи с чем не указываются.

Пример 2:

Индекс для  письма от представителя администрации  Курской области о возможных  поставках бензина в счет погашения  взаимозачетов: ИСП-01-КО-ДН-12

В индексе использованы следующие обозначения:

· И - тип документа - "информационно-справочный";

· СП - вид и  разновидность документа - "сообщение  почтовое ";

· 01 - направление  деятельности - "торговля нефтью и  нефтепродуктами"

· КО - контрагент - "администрация Курской области"

· ДН - подразделение "Департамент по нефти и нефтепродуктам"

· 12 - номер письма в данном массиве писем 
 
 
 

  4. Письмо-приглашение

  Письмо-приглашение – служебное письмо, разновидность письма-извещения. 1

  Отличается от письма-извещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет. При оформлении писем-приглашений могут использоваться различные элементы украшения текста – орнамент, рисунки и т.п. 2 

  Как правило, письма-приглашения адресуются конкретному лицу, поэтому в них используется формула личного обращения к адресату: "Уважаемый…!". 3 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

³ 
 
 

Пример оформление письма-приглашения.  
 
 

  5. Приказ

     Приказ – правой акт, издаваемый руководителем организации (ее структурного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.

   Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др. Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.

  Постановлением Госкомстата России от 05 января 2004 г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" утверждены унифицированные формы для следующих разновидностей приказов:

приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (унифицированная  форма № Т-1);

приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (унифицированная  форма № Т-1а);

приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (унифицированная форма № Т-5);

приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (унифицированная форма № Т-5а);

приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (унифицированная форма № Т-6);

приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (унифицированная форма № Т-6а);

приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового  договора с работником (увольнении) (унифицированная форма № Т-8);

приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового  договора с работниками (увольнении) (унифицированная форма № Т-8а);

приказ (распоряжение) о направлении работника в  командировку (унифицированная форма  № Т-9);

приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (унифицированная форма № Т-9а);

приказ (распоряжение) о поощрении работника (унифицированная  форма № Т-11);

приказ (распоряжение) о поощрении работников (унифицированная  форма № Т-11а).

    Для создания этих разновидностей приказов по личному составу должны использоваться только вышеперечисленные унифицированные формы. Проекты приказов по основной деятельности, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа – "Проект". Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.

   Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, и должен отвечать на вопрос "О чем?", например: "О создании филиала общества в г. Твери", "Об изменении устава общества".