Юридическая сила документа

Юридическая сила документа.

Для определения юридической силы документа необходимо основываться на целом ряде  тех базовых  основ, которые вводит ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа. Официальный документ - это документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. В соответствии со статьей 48 Гражданского кодекса Российской Федерации «юридическим лицом признается организация, которая имеет в собственности, хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленное имущество и отвечает по своим обязательствам этим имуществом, может от своего лица приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде». Из этого определения следует, что органы управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

· соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

· издавать документы только в пределах своей компетенции;

· соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

В управленческой практике принято  различать документы по степени  их подлинности на черновые, беловые, подлинники, копии. Черновой документ, изготовленный рукописным, машинописным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием. Он может содержать только текст и не обладает юридической силой. Беловой документ — это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений. Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания) считается подлинным. Подлинник официального документа — это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.

Копия документа — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть иx. Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Для документов, изготовленных на пишущих машинках, факсимильной копией является второй и последующие экземпляры документов, полученные через копировальную бумагу. Они, как правило, остаются в делах учреждения. Устаревшее название таких копий — отпуск. Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.

Юридическая сила официального письменного документа.

При анализе вопросов придания юридической  силы официальному письменному документу  на первый план выходят те его реквизиты, которые позволяют идентифицировать автора документа:

• Государственный герб Российской Федерации;
• Герб субъекта Российской Федерации;
• Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• Наименование организации.

Как правило эти реквизиты размещаются на бланке документа (или часть их, в зависимости от вида бланка документа). Если исходящий документ по каким – либо причинам издается не на бланке документа, а на простом листе бумаги, то в самом начале документа воспроизводится наименование организации, издающей документ. Если издается внутренний документ, то в его начале также производится идентификация автора документа.

Также для придания юридической  силы документу необходимо указать в документе реквизит, который характеризует степень распорядительной силы документа, такой как:

• Наименование вида документа.

Наименование вида документа указывается  в документе всегда, кроме случаев  издания служебного письма. При издании  документа на соответствующем ему  бланке вида документа этот реквизит размещается на таком бланке.

Кроме того, документ должен нести  такие реквизиты:

• Дата подписания или дата утверждения;
• Регистрационный номер.

Эти реквизиты проставляются на документе всегда, а при издании  документа на бланке документа, они  размещаются на этом бланке.

В обязательном порядке документ имеет  реквизит:

• Подпись.

Этот реквизит указывает на компетентность должностного лица, издавшего документ. Одновременно своей личной росписью это должностное лицо подтверждает, что оно действительно издало этот документ.

Для придания юридической силы существенному  количеству документов необходимо присутствие  таких реквизитов, как:

• Гриф утверждения документа;
• Оттиск печати;
• Гриф согласования документа.

Гриф утверждения документа  проставляется тогда, когда документ не может быть введен в юридическую  силу его автором. Процедура утверждения  документа официализирует документ и придает документу юридическую силу, которую может придать ему должностное лицо, утвердившее документ. Заверение подписи печатью – это особый способ удостоверения подлинности подписи на документе и, соответственно, подтверждение юридической силы документа. Гриф согласования документа обязателен тогда, когда документ будет обладать юридической силой при согласии на то органов государственной власти, органов государственного надзора или вышестоящих организаций.

Все документа, кроме бланков, всегда должны иметь реквизит:

• Текст документа.

Этот реквизит обеспечивает смысловую  нагрузку документа и позволяет  реализовать распорядительные, управленческие, информационные и другие функции документа.

Юридическая сила копии  официального документа.

Для придания юридической силы копии  официального письменного документа  на ней размещается реквизит:

• Отметка о заверении копии.

Поставить на документе отметку  о заверении копии компетентно только то должностное лицо, которое уполномочено на то соответствующим документом за подписью руководителя организации. Заверение копии документа подписью руководителя организации и удостоверение этой подписи оттиском печати организации превращает копию официального письменного документа в дубликат официального письменного документа. Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

При оформлении копий с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делается отметка о том, кому и  когда выдана копия, а на самой  копии делается отметка, что подлинник  документа хранится в данной организации.

Придание юридической  силы документам на машинном носителе и машинограмме.

Для придания юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме должен быть выполнен ряд специальных требований, которые зафиксировал ГОСТ 6.10.4-84. Настоящий стандарт устанавливает требования к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники, а также порядок внесения изменений в эти документы.

Настоящий стандарт обязателен для  всех предприятий, организаций и  учреждений, осуществляющих информационный обмен документами на машинном носителе и машинограммами.

Документ на машинном носителе и  машинограмма приобретают юридическую силу после выполнения требований нормативных правовых актов по этому вопросу и подписания сопроводительного письма. Документ на машинном носителе или машинограмма должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• Наименование организации – создателя документа;
• Местонахождение организации – создателя документа или почтовый адрес;
• Наименование документа;
• Дату изготовления документа;
• Код лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или машинограммы, или, как правило, код лица, утвердившего документ.

Обязательные реквизиты документа  на машинном носителе следует размещать  способом, позволяющим однозначно идентифицировать реквизит. Обязательные реквизиты машинограммы следует печатать и размещать в соответствии с требованиями стандартов на унифицированные системы документации.

Реквизит «Наименование организации  – создателя документа» должен быть записан в следующем виде:

• Идентификационный код по Общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО);
• Наименование организации;
• Для организаций, не обладающих правами юридического лица, указывается код по ОКПО той организации, которой они подчинены.

Реквизит «Местонахождение организации  – создателя документа» должен быть записан в следующем виде:

• Идентификационный код по Общероссийскому классификатору объектов административно – территориального деления (ОКАТО);
• Наименование населенного пункта, где находится организация.

Реквизит «Наименование документа» должен быть записан в следующем  виде:

• Идентификационный код и наименование формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Реквизит «Дата изготовления документа» должен быть записан в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 и указано время записи документа позволяющее идентифицировать ее с машинным протоколом.

Реквизит «Код лица, ответственного за правильность изготовления документа  на машинном носителе или машинограммы» или «Код лица, утвердившего документ» должен содержать идентификационный код и должность, фамилию лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или машинограммы, или лица, утвердившего документ. Принадлежность кода конкретному лицу должна быть зарегистрирована в организации. Подлинники, дубликаты и копии документа на машинном носителе и машинограммы, полученные стандартными программными средствами данного вычислительного комплекса, имеют одинаковую юридическую силу, если они идентично оформлены. Подлинником документа на машинном носителе является первая во времени запись документа на машинном носителе, содержащая указание, что этот документ является подлинником.

Подлинником машинограммы является первый по времени напечатанный средствами вычислительной техники экземпляр документа на бумажном носителе и содержащий указание, что этот документ является подлинником.

Важно помнить, что согласно ГОСТ Р 6.30-97 идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Дубликатами документа на машинном носителе являются все более поздние  по времени, аутентичные по содержанию записи документа на машинном носителе и содержащие указание, что эти  документы являются дубликатами. Дубликатами машинограммы являются все более поздние по времени, аутентичные по содержанию распечатки на бумажном носителе, содержащие указание, что являются дубликатами.

Копиями документа на машинном носителе или машинограммы являются документы, переписанные с подлинника или дубликата на машинном носителе или машинограммы на другой носитель информации, аутентичные по содержанию и содержащие указание, что эти документы являются копиями. В дубликатах и копиях должны быть сохранены обязательные реквизиты, содержащиеся в подлиннике документа на машинном носителе или машинограммы.

Рекомендуется устанавливать следующие обозначения видов документов на машинном носителе:

• П – подлинник;
• Д – дубликат;
• К – Копия.

При создания дубликата или копии документа на машинном носителе и машинограммы должны быть указаны дополнительные реквизиты:

• Дата создания дубликата, копии;
• Код оператора, создавшего дубликат, копию.

Изменение подлинника документа на машинном носителе может производить  только организация – создатель  документа с обязательной регистрацией содержания и основания изменений  и лица, ответственного за данные изменения. Регистрацию изменений осуществляет организация – создатель записи документа.

Организация – создатель подлинника документа на машинном носителе или  машинограммы обязана известить организации – пользователи документа о всех изменениях направлением сопроводительного письма, включающего информацию об изменениях и содержащего, наряду с указанием обязательных реквизитов, следующие сведения:

• Содержание изменений;
• Указание на основание изменений;
• Время внесения изменений;
• Подпись должностного лица;
• При необходимости в сопроводительном письме может быть проставлен штамп или печать организации, создавшей подлинник документа на машинном носителе или машинограммы.

Измененный подлинник документа, а также дубликат и копии измененного  документа сохраняют юридическую  силу, если изменения внесены с  соблюдением приведенных требований. Организация – создатель документов на машинных носителях и машинограмм несет ответственность за качество этих документов.