Кадровые документы: состав, оформление, особенности работы с кадровыми документами

5. Все  сведения об образовании (квалификация, направление или специальность)  устанавливаются на основании  документа об образовании.

Образование записывается и кодируется согласно ОКИН и ОКСО.

Согласно  ОКИН образование кодируется следующим  образом:

―  начальное (общее) образование – 02;основное общее  образование – 03;

―  среднее (полное) общее образование – 07;

―  начальное  профессиональное образование – 10;

―  среднее  профессиональное образование – 11;

―  неполное высшее образование – 15;

―  высшее образование – 18;

―  послевузовское образование – 19.

Окончившие  три курса высшего учебного заведения  относятся к лицам с неполным (незаконченным) высшим профессиональным образованием. Два блока граф для заполнения сведений об образовании предназначены в форме №Т-2 для указания сведений об окончании второго образовательного учреждения.

6. Профессия  (основная) указывается полностью  на основании штатного расписания  и приказа (распоряжения) о приеме  на работу. Другая профессия –  на основе документов, подтверждающих  приобретение второго образования,  специальности. Кодируются в соответствии  с общероссийским классификатором  профессий рабочих, должностей  служащих и тарифных разрядов  ОК-016-94», утвержденным Постановлением  Госстандарта Российской Федерации  от 26 декабря 1994 года №367 «О принятии  и введении в действие общероссийского  классификатора профессий рабочих,  должностей служащих и тарифных  разрядов ОК-016-94» (далее – ОКПДТР).

7. Стаж  работы (общий, непрерывный, дающий  право на надбавку за выслугу  лет, дающий право на другие  льготы, установленные у данного  работодателя) рассчитывается на  основании записей в трудовой  книжке работника и (или) иных  подтверждающих соответствующий  стаж документов, указывается в  днях, месяцах, годах.

8. Состояние  в браке записывается и кодируется  в соответствии со следующими  возможными значениями в соответствии  с ОКИН:

―  никогда  не состоял (не состояла) в браке  – 1;

―  состоит  в зарегистрированном браке – 2;

―  состоит  в незарегистрированном браке – 3;

―  вдовец (вдова) – 4;

―  разведен (разведена) – 5;

―  разошелся (разошлась) – 6.

9. В  составе семьи указываются только  члены семьи с указанием степени  родства.

Действующее законодательство не содержит общего понятия «семья», однако на основе анализа  норм статьи 2 Семейного кодекса  Российской Федерации и статьи 1142 Гражданского кодекса Российской Федерации к кругу членов семьи можно отнести: супругов, родителей и детей (включая усыновителей и усыновленных).

10. Паспортные  данные указываются в точном  соответствии с паспортом.

11. Место  жительство (по паспорту) указывается  на основании паспорта, фактическое  – со слов работника. Код  места жительства определяется  по ОКАТО. Документами, на основании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учете», являются:

―  военный  билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) –  на граждан, пребывающих в запасе;

―  удостоверение  гражданина, подлежащего призыву  на военную службу – на граждан, подлежащих призыву на военную службу. Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты на граждан, пребывающих в запасе:

пункт 1 «Категория запаса» на офицеров запаса не заполняется;

пункт 3 «Состав (профиль)» - заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и тому подобное);

пункт 4 «Полное кодовое обозначение  ВУС» - записывается полное обозначение (шесть цифр, например, «021101» или  шесть цифр и буквенный знак, например, «113194А»);

пункт 5 «Категория годности к военной  службе» - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»:

в пункте 7 «Состоит на воинском учете» заполняется (простым карандашом):

строка  а) – в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний; строка б) – на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время. На граждан, подлежащих призыву на военную службу: пункты: пункт 1 «Категория запаса», пункт 3 «Состав (профиль)», пункт 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» и пункт 7 «Состоит на воинском учете» не заполняются; пункт 2 «Воинское звание» - делается запись «подлежит призыву»; пункт 5 «Категория годности к военной службе» - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Указаниях, производится на основании информации из перечисленных документов. В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья». После заполнения раздела II «Сведения о воинском учете», внизу второй страницы формы №Т-2 работник кадровой службы обязательно заверяет указанные данные своей личной подписью, с указанием на должность и расшифровку подписи. Работник также подписывает вторую страницу формы №Т-2 и проставляет дату её заполнения. Строчка, содержащая личную подпись работника – это образец подписи, на основании которого ему будут выплачивать заработную плату. При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие личные данные (например, изменение семейного положения, места жительства, в образовании, в повышении квалификации, в знании иностранных языков и тому подобное), которые заверяются подписью работника кадровой службы. Изменения и дополнения вносятся на основании приказов по личному составу и документов, предоставляемых работниками (свидетельства о браке, диплома и так далее). Устное заявление работника не является основанием для внесения указанных изменений, за исключением малозначительных данных (например, касающихся номера телефона). Наиболее важными являются сведения раздела III «Прием на работу и переводы на другую работу» и XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)». Записи в этих разделах производятся на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (формы №Т-1 и Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма №Т-5) и приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (формы №Т-8, Т-8а). Эти сведения должны заполняться с особой аккуратностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника. В раздел «Прием на работу и переводы на другую работу» вносит сведения по мере работы работника в организации и должны соответствовать записям в трудовой книжке, повторяя дату, номер приказа о приеме, переводе работника, название должности, структурного подразделения. Кроме того, в конце каждой записи в III разделе личной карточке проставляется подпись работника о том, что он ознакомлен с записью, сделанной в его трудовой книжке. Последний раздел личной карточки XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» заполняется работником кадровой службы при прекращении трудовых отношений с работником. Основанием прекращения трудового договора (увольнения) является формулировка причины увольнения на основании соответствующей статьи ТК РФ, полностью повторяющая запись в трудовой книжке работника. Датой увольнения является последний день работы работника. Реквизиты приказа (дата и номер), который является основанием заполнения данного раздела, также указываются в точном соответствии с записью в трудовой книжке. Записи об увольнении заверяются подписью работника кадровой службы и работника. Данные о повышении квалификации и профессиональной переподготовке записываются на основании документов (свидетельство, удостоверение), представляемых работником либо поступающих из отдела подготовки кадров. При заполнении раздела VII «Награды (поощрения), почетные звания» необходимо указать виды поощрений (в соответствии со статьей 191 ТК РФ и локальными нормативными актами), применявшихся к работнику, а также следует перечислить государственные награды, присвоенные почетные звания. В разделе VIII. «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы у данного работодателя. Основанием для внесения записей являются приказы о предоставлении отпусков. В разделе IX указываются социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством. В разделе «Дополнительные сведения» свободные строки могут заполняться данными по усмотрению работодателя. Например, записываются данные об обучающихся на очно-заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального обучения (указываются наименование образовательного учреждения, даты поступления в образовательное учреждение и его окончание) или о работающем инвалиде (на основании справки Медико-социальной экспертной комиссии (далее – МСЭК), группа инвалидности, степень утраты трудоспособности и дата ее установления, заключение МСЭК об условиях и характере труда). Личные карточки уволенных сотрудников формируют в самостоятельное дело по алфавиту. Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть оформлены, в соответствии с требованиями Росархива и храниться в архиве 75 лет. Вторичные учетные документы производны, базируются на исходной информации первичных учетных документов. Основные цели создания этой подгруппы документов:

―  обеспечение  полноты, достоверности и динамичности информации в работе с кадрами;

―  обеспечение  оперативного хранения кадровых документов;

―  обеспечение  эффективного поиска кадровых документов.

Вторичные учетные документы включают в  себя: личную карточку работника (унифицированные  формы №Т-2, №Т-2ГС (МС), №Т-4), документацию по учету рабочего времени и расчетов с персоналом и разнообразные  регистрационные формы учетных  сведений. Далее подробно рассмотрим формы регистрации учетных сведений по составу и движению кадров. Регистрационные формы ведутся для учета кадровой документации. Выделяют следующие виды регистрационных форм:

―  регистрационно-контрольные  карточки (РКК);

―  регистрационные  журналы (книги);

―  экранные формы (при использовании компьютерных технологий).

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами. Например, форма  книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена Постановлением Минтруда Российской Федерации  от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении  инструкции по заполнению трудовых книжек». Но большинство форм разрабатываются  по своему усмотрению работодателем. С учетом специфики организации труда на локальном уровне могут быть созданы также:

―  журнал учета совместителей;

―  журнал учета поощрений и взысканий;

― журнал регистрации приказов об учебных отпусках, отпусках без сохранения заработной платы и другое;

―  журнал учета больничных листов и другое.

В соответствии с Приказом Главного архивного управления СССР от 25 мая 1988 года №33 «Государственная система документационного обеспечения  управления. Основные положения. Общие  требования к документам и службам  документационного обеспечения» регистрации  подлежат все документы, требующие  учета, исполнения и использования  в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и другие), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие  из вышестоящих, подведомственных и  других организаций и частных  лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы) (пункт 3.2.1.2. Приказа Главного архивного управления СССР от 25 мая 1988 года №33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»). Там же разъясняется, что: «регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах». Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и других. В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой. Основное назначение учета документов – это придание им юридической силы и дублирование информации. Дублирование информации в формах учета повышает уровень ее сохранности и облегчает поиск нужных документов. Учет документа с проставлением регистрационного номера и даты регистрации придает ему юридическую силу (силу доказательства), что может оказаться немаловажным в случае возникновения трудового спора с работником. На основе анализа положений о регистрации документов Приказа Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» можно рекомендовать следующие правила регистрации и индексирования документов:

1. Документы  регистрируются один раз: поступающие  – в день поступления, создаваемые  – в день подписания или  утверждения.

2. При  передаче зарегистрированного документа  из одного подразделения в  другое он повторно не регистрируется.

3. Регистрация  документов производится в пределах  групп, в зависимости от названия  вида документа, автора и содержания  документа (например, отдельно регистрируются  приказы по основной деятельности, приказы по личному составу,  акты, предложения, заявления и  другие).

4. Порядковые  регистрационные номера присваиваются  документам в пределах каждой  регистрируемой группы.

5. Место  регистрации документа закрепляется  в инструкции по делопроизводству  или ином локальном нормативном  акте.

6. Устанавливается  следующий обязательный состав  реквизитов регистрации: автор  (корреспондент), наименование вида  документа; дата документа, индекс документа (дата и индекс поступления документа для поступающих документов), заголовок к тексту или его краткое содержание, резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата), срок исполнения документа, отметка об исполнении документа (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа) и направлении его в дело №.  После заполнения последней страницы журнала (книги) учета на его обложке ставится дата окончания и журнал, (книга) оформляется для сдачи в архив. Для основных регистрационных форм, как мы уже упоминали, Росархив установил сроки хранения, для остальных срок хранения работодатель устанавливает самостоятельно. Документация по учету рабочего времени. Группа документации по учету рабочего времени и расчетов с персоналом образуется в процессе документирования учета рабочего времени и расчета соответствующего вознаграждения за труд. Данная группа документов состоит из унифицированных форм, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», рассмотрим их подробнее. Согласно статье 91 ТК РФ рабочее время – это время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени. Законодатель возлагает на работодателя обязанность вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Учет использования рабочего времени необходим в следующих целях:

―  обеспечения  контроля за трудовой дисциплиной, в  части использования рабочего времени (своевременной явки на работу, выявления  опоздавших и не явившихся; контроля нахождения персонала на рабочих  местах в рабочее время, а также  фиксирования своевременного ухода  работников с работы);

―  учет фактически отработанного времени, времени простоя, болезни, отпусков и других форм использования рабочего времени, который является основанием для расчета оплаты труда;

―  составление  статистической отчетности по труду.

Для учета  времени, фактически отработанного  и (или) неотработанного каждым работником применяются: Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма №Т-12) и Табель учета рабочего времени (форма №Т-13). Особенность оформления данных документов обусловлена тем, что они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Отсутствие оформленных в соответствии с действующим законодательством документов по учету рабочего времени, а также отсутствие в первичных учетных документах какого-либо из обязательных реквизитов может быть квалифицированно как необоснованное включение расходов на оплату труда в состав затрат, уменьшающих налогооблагаемую базу, что приведет к привлечению организации к ответственности, установленной частью 3 статьи 120 Налогового кодекса Российской Федерации. Если ведется раздельный учет рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, то в форме №Т-12 допускается применение раздела «Учет рабочего времени» в качестве самостоятельного документа и раздел «Расчет с персоналом по оплате труда» не заполняется. Форма №Т-13 применяется только для учета рабочего времени. Затраты рабочего времени учитываются в Табеле, либо методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, либо путем регистрации только отклонений, то есть неявок, опозданий, сверхурочных часов и тому подобного. Зоны кодирования информации в формах №Т-12, №Т-13 заполняются в соответствии с общероссийскими классификаторами: ОКУД и ОКПО. При заполнении форм №Т-12 и №Т-13 применяются следующие условные обозначения: 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.  Особенности  работы с кадровыми документами.

Свои  особенности имеет работа с кадровыми  документами. К сожалению, во многих недавно созданных фирмах из-за некомпетентности часто не придают должного значения этому участку работы. Вместе с  тем именно документы по личному  составу подтверждают место и  стаж работы граждан и имеют первостепенное значение для каждого работника  фирмы при оформлении пенсии и  во всех случаях, требующих подтверждения  стажа и места работы. В небольших фирмах оформление приема на работу, переводов, увольнений, отпусков, командировок, если нет специального работника по кадрам, возлагается на секретаря (секретаря-референта). Для правильного ведения кадровой документации необходимо, помимо нормативно-методических документов по делопроизводству, иметь: