Карточная система регистрации

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа

по дисциплине «Организация деятельности делопроизводителя»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Гусев

2012

 

 

 

 

 

 

 

 

План

 

 

 

 

 

1. Регистрационная карточка

 

2. Архивное хранение

 

3. Практические задания

 

     Список используемой  литературы

 

 

 

1. Регистрационная карточка

 

Преимущество карточной системы  регистрации заключается в следующем:

• регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;
• карточки можно изготовить в необходимом количестве экземпляров и, следовательно, отпадает необходимость в повторной регистрации документов в структурных подразделениях;
• карточки «подвижны», их можно систематизировать по, различным признакам и создавать картотеки. Таким образом, карточная система регистрации обеспечивает информационно-справочную работу;
• карточная система регистрации позволяет сразу же один экземпляр карточки передать в сроковую картотеку для контроля за исполнением документов.

 

    Преимущества карточной системы регистрации позволяют значительно поднять уровень организации делопроизводственного обслуживания в учреждении. Форма карточки (РКК - регистрационно-контрольной карточки) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству. Можно предложить следующую форму регистрационной карточки на формате А5 (148*210) или А6 (105*148): Вычертив на формате А5 или А6 такую форму карточки, ее размножают на ксероксе, выбрав достаточно плотную бумагу. Для различных регистрируемых групп документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали. Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и, как минимум, два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке. Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется, как минимум, две. Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую - в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним. Но чаще изготавливают три экземпляра карточки. Из них два ставят в картотеки (справочную и контрольную), а третий экземпляр передают с документом исполнителю. Если справочные картотеки строят по различным признакам, например, по корреспондентам, регионам или по вопросам, то соответственно увеличивают количество карточек, чтобы экземпляров хватило для каждой картотеки. В этом случае количество экземпляров карточки в крупных учреждениях возрастет до пяти-шести. Естественно, что создание и ведение больших картотек - это трудоемкая работа и она была поставлена лишь в отдельных учреждениях, имеющих хорошо организованную делопроизводственную службу. Избавиться от громоздких картотек и организовать трудоемкую информационно-справочную работу практически в любом учреждении позволило внедрение компьютерных технологий. Сегодня ручная карточная система регистрации повсеместно заменяется наиболее рациональной регистрацией документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится регистрационная форма.

Регистрация документов на компьютере позволяет:

• регистрировать документы на различных рабочих местах;
• организовать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений о документах (как внутренних, так и поступивших) в единой базе данных организации;
• на основе базы данных организовать информационно-справочную работу;
• организовать контроль за исполнением документов.

Наиболее удобна (предлагается большинством компьютерных программ) выводимая на экран форма регистрационной  карточки, в которую заносятся  сведения о документе, аналогичная  традиционной ручной карточке на бумажной основе. Для возможного многоаспектного поиска в регистрационную карточку можно внести значительно больше сведений о документе, а именно:

1. Дата получения (регистрации) документа.
2. Номер регистрируемого документа по порядку (регистрационный номер).
3. Наименование корреспондента.
4. Дата документа.
5. Номер документа.
6. Краткое содержание.
7. Автор резолюции.
8. Текст резолюции.
9. Наименование исполнителей.
10. Срок исполнения (когда документ должен быть исполнен).
11. Ход исполнения.
12. Дата исполнения (когда документ фактически был исполнен).
13. Номер дела (в которое подшит исполненный документ). Для удобства поиска документов, статистического учета в регистрационную карточку могут быть добавлены:
14. Название структурного подразделения.
15. Количество листов в документе.
16. Количество листов приложений.
17. Вид документа (приказ, акт, договор и т.п.).
18. Названия связанных документов.

В карточке могут быть и иные показатели, устанавливаемые каждой организацией в соответствии с ее спецификой. Создание регистрационной формы и базы данных о документах организации в целом, так же как заполнение регистрационной карточки, на экране компьютера имеет свои особенности по сравнению с традиционной бумажной картотекой. Принцип работы электронной картотеки (базы данных) - в однократности ввода повторяющейся информации и возможности использования одной информации в различных формах и даже различных базах данных. Заполняемая на экране регистрационная форма для входящих, исходящих и внутренних документов имеет небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск по всем документам организации. Форма регистрационной карточки, как правило, содержит поля, заполняемые вручную (например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции); поля, сведения в которые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа), и поля, сведения в которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки, но и, что особенно важно, позволяет избежать опечаток и разночтений, которые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным автоматизированный поиск информации о документе.

В виде раскрывающихся списков, как  правило, выполняются поля:

• вид документа - так как количество видов документов ограничено;
• автор резолюции - список руководящих лиц организации;
• структурное подразделение - список структурных подразделений;
• исполнители - как правило, это поле состоит из двух частей - названия (и/или индекса) структурного подразделения и фамилии и инициалов исполнителя. Этот список, как и список «автор резолюции», может быть связан с базой данных по кадрам организации и автоматически корректироваться при кадровых изменениях;
• номер дела - связан с номенклатурой дел организации;
• связанные документы - в этом поле устанавливается связь регистрируемого документа с другими (например, документ-ответ связывается с инициативным документом).

 

 

 

 

 

 

 

2. Архивное хранение

 

 

В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным  с руководителем структурных  подразделений и утвержденным руководителем  организации. Вместе с делами в архив  передаются регистрационно-контрольные  картотеки делопроизводственной службы учреждения.

Дела временного (до10 лет) хранения в архив организации, как правило не передаются.

Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с  описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом  расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделах описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых  разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.

В небольших по структуре и штатной  численности организациях, как правило, отсутствует специальное подразделение  – ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса  совмещает секретарь-референт, отвечая  за сохранность документации и своевременную  сдачу ее в государственный архив.

Взаимодействие государственных  архивов с современными коммерческими  структурами осуществляется на договорной основе. В договоре закрепляются обязательства  сторон, состав передаваемых документов, порядок и сроки передачи документов на постоянное или депозитное хранение.

Организация может сократить срок хранения документов в своем ведомственном  архиве до передачи их на государственное  хранение в случаях: прекращения деятельности, нестабильности деятельности, отсутствия условий для хранения документов, желания самой организации.

При сдаче дел на государственное  хранение организация предоставляет  в государственный архив:

• отношение на имя руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел и крайних дат документов;
• описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела;
• историческую справку организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые;
• справку о неполной сохранности документов (если какие – либо дела утрачены).

Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела.

Сверенные с описью и зашифрованные  дела увязывают в архивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация – сдатчик и государственный  архив расписываются на всех экземплярах  описей и акта сдачи документов.

Два экземпляра описи и один экземпляр  акта остаются в государственном  архиве, третий экземпляр описи и  второй экземпляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно  в делопроизводственной службе.

 

 

 

 

 

 

3. Практические задания

 

 

ООО

 «САЙЛ»

ПРИКАЗ

г. Калининград

 

5 ноября 2008 года                                                                                №12

 

  Об итогах ревизии по проверке  финансового учета

    В связи с обнаружением фактов грубого нарушения финансового учета, полного отсутствия учета и отчетности по командировкам, отсутствия журнала учета доверенностей

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Главному бухгалтеру  Сорокиной И. П. исправить грубые нарушения финансового учета, отчетности по командировкам

2. Главному бухгалтеру  Сорокиной И. П. завести журнал учета доверенностей.

3. Подвергнуть административному наказанию в виде штрафа 1000 рублей начальника финансового отдела Князева А.В., за нарушения финансового учета.

4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

 

Генеральный директор                                                                 В.П. Волошин

 

С приказом ознакомлен                                                        И. П. Сорокина

 

                                                                                                        А. В. Князев

Расторжение трудового договора по инициативе работодателя в связи с ликвидацией организации

 

Сырова Ивана Ивановича, инженера отдела главного механика, уволить 24 июня 2002 г. в связи с ликвидацией предприятия, п. 1 ст. 81 ТК РФ с предоставлением льгот и компенсаций, предусмотренных ст. 178 ТК РФ. Основание: приказ учредителя о ликвидации предприятия от __; предупреждение о предстоящем увольнении от ____ . С приказом ознакомлен.

Уволен в связи с ликвидацией предприятия, п. 1 ст. 81 ТК РФ.

                         

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ОТДЕЛ ОПТОВЫХ  ПРОДАЖ   

Начальнику  отдела                                оптовых продаж 
ООО «Быстроном»

                                                                                           И.Т. Полонскому

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

09.10.2012 №  10-23/158

 

О недостаче  постеров на складе филиала 

    Ставлю  Вас в известность, что при  заказе постеров для размещения  их в торговых точках, со склада  филиала, в достаточном количестве  не оказалось. Возникла необходимость  заказать постеры на центральном  складе фирмы.