Классификация документов

д) Классификация документов по предназначенности для восприятия информации. Информация, зафиксированная в документе с помощью определенных знаковых средств, может быть воспринята человеком как непосредственно, так и опосредованно. По субъекту восприятия семантического содержания все документы делят на человекочитаемые - они могут быть "прочитаны" непосредственно человеком, без специальных технических средств - и машиночитаемые, предназначенные для автоматического воспроизведения информации, находящейся в документе, с помощью магнитофона, телевизора, принтера, дисплея и других. Запись машиночитаемых документов осуществляется путем изменения структуры носителя. По их внешнему виду человек ничего не может сказать о характере записи в таких документах, потому что она выполнена каким-либо техническим способом.

е) Классификация документов по каналу восприятия информации. Информация, содержащаяся в документе, может восприниматься с помощью различных органов чувств (зрение, слух, осязание). По каналу восприятия знаков, используемых для записи содержания, различают визуальный, тактильный, аудиальный и аудиовизуальный документы[2,102].

Визуальный - это документ, содержание которого человек воспринимает зрением (письменные тексты, графики, рисунки, чертежи, фотографии и другие, на любом носителе, включая экран диапроектора, телевизора или ЭВМ). Содержание тактильного документа воспринимается через прикосновение, то есть осязание (книга для слепых). Аудиальный - это звуковой или слышимый документ, содержание которого может быть воспринято только слухом (музыкальный компакт-диск). Аудиовизуальный документ - тот, содержание которого воспринимается одновременно зрением и слухом (звуковой кинофильм, видеодиск, компьютерная технология "мультимедиа" и другие).

ж) Классификация документов по степени их распространенности выделяет опубликованный, неопубликованный и непубликуемый документы.

Документ, предназначенный для широкого и многократного использования, имеющий тираж (независимо от способа тиражирования), а также выходные данные, называют опубликованным. Неопубликованный документ содержит информацию, не предназначенную для широкого распространения, поэтому он, как правило, не тиражируется и существует в ограниченном числе машинописных экземпляров (диссертация, депонированная рукопись и другие) К непубликуемому относят документ однократного использования, необходимый для принятия конкретных управленческих решений (административно-хозяйственная, планово-экономическая, финансово-бухгалтерская и прочая подобная документация).

и) Классификация документов по способу документирования. По способу документирования (или закрепления информации на носителе) выделяют рукописный, печатный, механический, магнитный, фотографический, оптический, лазерный и электронный документы.

Рукописный - это письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся от руки. В этом смысле рукописью или рукописным документом можно назвать не только словесный текст, записанный "от руки", но и произведение изобразительного искусства, а также чертеж или карту. К рукописям относят также документы, оформленные средствами машинописи или ЭВМ.

Печатный - это документ, изготовленный полиграфическим или другим способом (наборным, средствами оперативной полиграфии, копировально-множительной техникой, средствами печати ЭВМ и другие). Такие документы выпускаются издательствами или типографиями. На печатном документе запись информации производится, главным образом, путем нанесения красочного слоя на его поверхность. Но может быть применен и другой способ: тиснение или выдавливание знаков шрифта Л. Брайля в книгах для слепых. В настоящее время печатный документ - самый распространенный класс документов: он включает книги, брошюры, газеты, журналы, календари, карты и так далее. Такие документы часто называют произведениями печати или изданиями.

Механический - это документ, запись информации на котором осуществляется механическим способом: путем вырезания резцом канавки на поверхности движущегося носителя (грампластинки, фонографические валики) или путем пробивки отверстий (перфораций) с помощью перфоратора (перфокарты, перфоленты) и тому подобных.

Магнитный - это документ, запись информации на котором осуществляется путем изменения магнитного состояния поверхности носителя под влиянием магнитного поля.

Фотографический - это изобразительный документ, созданный фотографическим способом, основанным на изменении оптической плотности участков фотоматериала (фото-, кинопленка, фотобумага) под воздействием светового или электронного луча, интенсивность и форма которого изменяются в соответствии с записываемым сигналом (фотографии, диафильмы, диапозитивы, кинофильмы, микрофиши, микрофильмы).

Оптический - это документ, запись информации на котором осуществлена сфокусированным пучком электромагнитного поля оптического излучения (компакт-диск, CD-ROM, фонодокументы с оптической записью).

Лазерный - это документ, запись и считывание информации на котором осуществлены посредством лазерного луча (оптический диск, CD-ROM, компакт-диск, голограмма).

Формируется еще один самостоятельный класс документов - электронный документ как совокупность данных в памяти ЭВМ. Это документ с записью звука или информации для ЭВМ. Основным способом документирования здесь выступает не письменность, а экранность, основанная не на линейном, то есть вытянутом в строку письме, а на временном потоке экранных изображений (электронная книга, электронный журнал, диск). Воспроизведение текста ЭВМ осуществляется двумя путями: изображение его на экране дисплея или в виде текстовой распечатки[4,184].

4. Классификация по материальной составляющей документа

Вторая атрибутивная составляющая документа его вещественная (субстанциональная) форма, материальная основа носителя информации, особенности которого составляют вторую группу относительно самостоятельных оснований деления документов на виды и подвиды по материалу носителя информации, по материальной конструкции и другие.

а) Классификация документов по материалу носителя информации выделяет классы документов на искусственной и естественной материальной основе. Основными разновидностями современных документов на искусственном носителе являются бумажные и полимерные (полимерно-пленочные и полимерно-пластиночные) документы.

Бумажный документ выполнен на бумаге или на других материалах, по своим свойствам схожих с бумагой (папирус, пергамент или современные синтетические заменители бумаги). К классу бумажных документов относят книги, журналы, газеты, ноты, карты, нормативные документы и другие виды изданий, а также перфокарты, бумажные перфоленты, фотографии. Пленочный документ создан на пленочной основе (кино-, диафильм, диапозитив, микрофиша, магнитная фонограмма). Пластиночные документы созданы на пластмассовой основе (грампластинки, диски). В отдельных случаях они создаются на металлической или стеклянной основе.

До изобретения искусственных носителей информации ее записывали на естественных материалах: глине, древесной коре, траве (папирус), коже (пергамент), камне. Однако сейчас естественные материалы в качестве носителя информации используются весьма редко.

б) Классификация по материальной конструкции или форме носителя информации. Каждый документ имеет определенную внешнюю форму своего материального носителя. Именно по форме (конструкции) документа на обыденном уровне отличают книгу от газеты, грампластинку от дискеты, имея при этом в виду, что документ изготовлен в форме книги, диска, магнитной ленты. По материальной конструкции носителя информации выделяют: документ листовой, кодексовый, карточный, ленточный, дисковой, комбинированный.

Листовой - это документ в виде одного или нескольких листов любого формата без их скрепления (листовка, газета, плакат, географическая карта). Листы, положенные один на другой, образуют стопу (колода карт, картотека, каталог). Соединенная по длине стопа становится кодексом. Кодексовый или блочный документ создан в форме блока - кодекса, то есть скрепленных между собой по одному краю листов - страниц (книжный блок, альбом, журнал).

Карточный - это документ, состоящий из совокупности карточек или перфокарт установленного формата (каталожная, почтовая, игральная карты, календарь, открытка).

Ленточный - это документ, представляющий собой непрерывную полосу материала с записью информации. Ленту можно свернуть в виде свитка или рулона или сложить частями, в форме гармошки. Она распространена как книга-ширма, шпаргалка, принтерная лента. К ленточным документам относят также свиток папируса, перфоленту, магнитофонную, кино-, видеоленту и других.

Дисковый документ - носитель записи информации в форме диска, то есть скрученный в спираль последовательный ряд знаков (пластинка, дискета, компакт-диск, CD-ROM, видеодиск). Местом размещения информации являются концентрические дорожки (магнитные, магнитооптические и оптические диски, грампластинки).

Комбинированный документ соединяет в себе две или более форм носителей информации (комплект, состоящий из книги и кассеты, набора слайдов и грампластинки)[3,273].

Заключение

Таким образом, научные классификации дают нам знание факта существования данных классов исследуемого объекта или знание закономерности их образования. Научная классификация, отражая объективные закономерности исследуемых процессов, служит основой логико-математического или информационного моделирования, при котором сведения описываются с помощью логических формул.

Классификация выполняет важные функции не только в научном исследовании предметов и явлений, относящихся ко всему многообразию объектов, но и в организации процесса получения и обработки информации о нем. В истории поиска сведений разработано немало определений понятия классификации документальной информации. Главным образом   библиотечно-библиографические классификации, а так же классификации делопроизводственных и архивных документов.

Классификация знаний является объектом философии. Каждая наука, будь то теоретическая или прикладная, разрабатывает классификацию объектов своего изучения, без чего невозможно обобщение закономерностей развития той стороны природы и общества, которую эта наука изучает. Объектами изучения библиотековедения, документоведения, архивоведения, источниковедения и других научных дисциплин, являются различные виды документов как носители информации. В зависимости от целей и задач научной разработки, в этих научных дисциплинах на различных стадиях работы с документами складываются определенные типы (библиотечный, делопроизводственных документов, архивных документов, исторических источников), и в их пределах - виды классификации материалов.

При классификации наиболее крупной категории материалов - документации учреждений, находящейся в делопроизводстве, мы встречаемся с тремя видами классификационных схем: номенклатурами, создаваемыми с целью формирования дел и имеющими в связи с этим в основе своего построения такие признаки, как происхождение (учреждение или его структурная часть), время создания материалов, а в пределах города - виды документов; перечнями документальных материалов, составляемыми с целью определения срока хранения документов и имеющие в основе классификации функций деятельности учреждения, а внутри их - виды документов; классификаторами, создающимися в целях научной группировки сведений из документов для быстрого поиска информации.

Классификаторы строятся с учетом деятельности учреждения, отраслей, тем и предметов содержания документов. В целом вся система классификации в делопроизводстве служит основой организации так называемых первичных комплексов документа и закладывает основы фондов для дальнейшего хранения и использования материалов в учреждении и государственном архиве.

Список использованной литературы.

1. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. СПб.: Питер, 2007.
2. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Киев: Знания, 2000.
3. Ларьков Н.С. Документоведение. М.: Восток-Запад, 2006.
4. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления. М.: Академия, 2004.
5. Стенюков М.В. Конспект лекций по делопроизводству. М.: Приориздат, 2004.