Классификация протоколов и сроки их хранения

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     СОДЕРЖАНИЕ 

ВВЕДЕНИЕ….……………………………………..……………………………...3

Классификация протоколов и сроки их хранения……………………………....4

Формуляр  протокола……………………………………………………………...5

Заголовочная  часть протокола…………………………………..……………….6

Содержательная  часть протокола…………………………………..………........7

Пример  оформления протокола…………………………………..………….......9

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ.…… …….…………….…10

ПРИЛОЖЕНИЕ..……………………………………………………… …….….11

Карточка формы Т-2…………………………………………………..…………11

Приказ о приеме на работу Т-1………………………………………………....14

Приказ  о прекращении трудового договора с работником Т-8………..……..15

Приказ………………………………………………………………………….....16

Письмо-приглашение……………………………………………………..……..17

Протокол  общего собрания……………………………………………..………18

Докладная записка……………………………………………………….……....19

Акт……………………………………………………………………………...…20 

 

     

     ВВЕДЕНИЕ 

     Протокол  – документ, фиксирующий ход заседания  и порядок принятия решений коллегиальным  органом.

     Обязательному протоколированию подлежат:

• заседания постоянно действующих коллегиальных органов государственной власти и управления, муниципальных органов управления, органов управления предприятиями и организациями (общие собрания учредителей, акционеров, заседания советов директоров, правлений комитетов, комиссий, дирекций и др.) и
• разовые или периодически созываемые конференции, собрания, совещания.

     Отражение в цели создания документа управленческого  принципа коллегиальности, коллегиального принятия решений позволяет говорить о протоколе как о самостоятельном виде документа.

     Протокол  является документом, относящимся прежде всего к системе организационно-распорядительной документации. Протоколы являются управленческими  распорядительными документами (относятся к подсистеме распорядительной документации), которые выполняют управленческую и правовую функции, причем правовая функция протокола является приоритетной и выступает на первый план.

     Но  документ с названием вида «ПРОТОКОЛ» применяется в процессе документирования и многих других видов деятельности.  
 
 
 
 
 

     Классификация протоколов и сроки их хранения

     Все виды и разновидности протоколов, независимо от принадлежности к системе  или подсистеме документации, классифицируются по двум основаниям – способу документирования и степени полноты записи хода заседания, которые действуют одновременно. Так, по степени полноты записи протоколы  подразделяются на краткие и полные. Классификация протоколов представлена на рисунке 1.

      Протоколы

        

                   Полные Краткие 

подробные                       стенографические         «Вопрос - принятое решение» фонографические    видеопротоколы 

     Рисунок 1- Классификация протоколов 

     Большая часть протоколов имеет постоянный срок хранения. Сроки хранения протоколов рассмотрены в таблице 1. 

Таблица 1 – Сроки хранения протоколов

     

          Формуляр протокола

     Протокол  является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти  всегда оформляется как многостраничный  документ. Поэтому при оформлении первого листа протокола необходимо использовать общий бланк организации  или предприятия, а если общий  бланк отсутствует, протокол оформляется  на листах бумаги формата А4 с расположением  реквизитов по образцу общего бланка.

     В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:

• полное наименование организации или предприятия;
• название вида документа (ПРОТОКОЛ);
• дата;
• индекс (в протоколах, которые относятся к распорядительным документам);
• место составления;
• заголовок;
• текст;
• подписи.

          Дополнительными реквизитами протокола являются:

• наименование структурного подразделения;
• гриф утверждения;
• отметка о наличии приложений;
• место (помещение, офис) и время проведения заседания;
• фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании;
• дата подписания протокола;
• способ голосования (открытое, тайное, заочное).

  Заголовочная часть протокола

     

     Наименование  структурного подразделения (дополнительный реквизит протокола) обычно оформляется на документе в следующих случаях:

• протоколом фиксируются все виды коллегиальной деятельности в обособленном подразделении предприятия ;
• протоколом оформляются заседания (прежде всего оперативного характера), которые проводятся в одном из внутренних структурных подразделений предприятия.

     Названия  структурных подразделений в  протоколе должны соответствовать  точным названиям, закрепленным в схеме  организационной структуры, штатном  расписании или других внутренних документах организации.

     Название  вида документа (ПРОТОКОЛ) всегда оформляется прописными буквами и располагается одной-двумя строками ниже наименования предприятия или структурного подразделения (при продольном расположении реквизитов – центрованным способом).

     Дата протокола является датой заседания, а не окончательного оформления и подписания документа. Если заседание коллегиального органа продолжалось несколько дней, то в протоколе указывают дату его начала и дату окончания. Способы оформления даты могут быть различными. Например, цифровой способ. 

     Содержательная  часть протокола

     Текст протокола является самым сложным  реквизитом и состоит из двух частей – вводной и основной. Вводная  часть текста строго формализована. В ней оформляются сведения о  составе присутствующих на заседании  и повестка дня (список вопросов, вынесенных на обсуждение), которые являются вполне самостоятельными элементами текста и  формулируются по стандартным правилам.

     Состав  присутствующих оформляется двумя строками ниже вида заседания от границы левого поля и начинается с указания председателя и секретаря заседания. Фамилии председателя и секретаря оформляются после тире, инициалы следуют за фамилией.

     Фамилии и инициалы присутствовавших на заседании  постоянных членов коллегиальных органов (избранных или входящих в состав коллегии по должности) перечисляются  по алфавиту фамилий без наименования должности после слова «Присутствовали:», которое оформляется двумя строками ниже, обязательно от границы левого поля, и заканчивается двоеточием. Фамилии присутствовавших оформляются  по всей ширине строки через один межстрочный  интервал.

     Фамилии и инициалы приглашенных должностных  лиц, которые не являются членами  коллегиального органа, но присутствовали на заседании, перечисляются после  слова «Приглашенные:». Оно оформляется  от границы левого поля двумя строками ниже слова «Присутствовали:» и  заканчивается двоеточием. Должности  этих лиц принято указывать.

     Перечень  вопросов, вынесенных для обсуждения и принятия решения коллегиальным  органом, оформляется после слов «Повестка дня:», которые располагаются от границы левого поля двумя строками ниже состава присутствующих и заканчивается двоеточием.

     Каждый  вопрос повестки дня формулируется  с предлогом «O», отвечает на вопрос «О чем?» и содержит указание должности, фамилии и инициалов докладчика. Причем слово «докладчик» в протоколе  не используется, правильной является речевая формула: «Доклад – (чей?) должность, фамилия, инициалы».

     Вопросы нумеруются арабскими цифрами, располагаются  в повестке дня по степени их значимости (или в соответствии с предполагаемым временем обсуждения) и оформляются  с красной строки.

     Пункты  повестки дня должны быть сформулированы четко и конкретно, поскольку  именно они и представляют собой  собственно заголовки к последующему тексту протокола, который будет излагаться по пунктам в последовательности рассмотрения вопросов на заседании.

     Формулировка  «Разное» в повестке дня оформленного протокола считается неуместной, т.к. документ составляется после состоявшегося  заседания, когда уже возможно точно  сформулировать все рассмотренные  вопросы.

     Даже  в тех случаях, когда повестка дня заседания оформляется как  самостоятельный информационный документ и заранее рассылается участникам заседания и членам коллегиального органа, в текст протокола должны быть внесены формулировки всех обсужденных  вопросов. Отметка в тексте протокола: «Повестка дня прилагается» недопустима, даже когда повестка дня формируется  в дело вместе с протоколом как  отдельный информационный документ.

     Основную  часть текста протокола, т. е. весь ход заседания и принятые решения, секретарь заседания составляет, работая почти как синхронный переводчик, только речь «переводится» из устной формы (часто спонтанной, эмоциональной и не всегда подготовленной) в письменную форму, т.е. упорядоченную, построенную по речевым моделям, преимущественно с прямым порядком слов и использованием специальной лексики и терминов делового стиля.

     Основная  часть текста протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по разделам. Каждый раздел, отражая ход заседания, состоит из трех частей: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

     1 ГОСТ 7.32-2001 «Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления».