Конфиденциальность, обеспечение сохранности рабочих документов

Рабочие документы аудиторской проверки могут быть выданы сотрудникам аудиторской фирмы только в соответствии с необходимостью проведения последующей проверки или уточнения отдельных вопросов предыдущей проверки при наличии разрешения менеджера или куратора данного проекта.

Рабочие документы являются собственностью аудитора, хотя часть документов или выдержки из них могут быть предоставлены аудируемому лицу по усмотрению аудитора, они не могут служить заменой бухгалтерских записей аудируемого лица.

Рабочую документацию необходимо хранить скомплектованной в папки (файлы), заведенные для каждого экономического субъекта. Система расположения документов в папках устанавливается аудитором. Рабочая документация должна храниться в сброшюрованном виде. Сохранность рабочей документации, оформление и передачу ее в архив обеспечивает руководитель аудиторской организации или лицо, им уполномоченное. Рабочая документа­ция должна храниться в архиве аудиторской организации не менее пяти лет.

Рабочие бумаги аудитора хранятся в папках — так называемых досье на клиента. Совокупность рабочих документов, составленных до начала и в ходе проверке финансовой отчетности предприятия клиента представляет собой аудиторское досье. Рабочие документы в досье должны находится в определенной последовательности:

организационные;

административные;

документы    аудиторских    процедур    по    отдельным    статьям годового отчета;

другие аудиторские данные;

выводы (заключение);

рекомендации.

Досье разделяют на текущие, постоянные и специальные. Текущее досье содержит все документы и материалы, собранные в ходе аудиторской проверки, вопросы и проблемы, перенесенные из предыдущего аудита, а также те, на которые следует обратить внимание в последующем аудите /11/.

Постоянное досье содержит информацию, важную для аудита длительное время.

Таблица 3.1 Постоянное досье

Специальное досье — это досье менеджера, в котором содержатся документы, связанные с решением организационных вопросов аудита, взаимоотношениями с руководством аудируемого лица и третьими лицами, или другая специальная информация; специальные постановления, указы; налоговая документация; данные по соблюдению законодательства и т.п.

Текущее досье должно содержать все сведения, необходимые и достаточные:

для составления аудиторского заключения по результатами аудита, проведенного аудиторской фирмой;

подтверждения того, что аудит проведен аудиторской фирмой в соответствии с нормативными актами, регулирующими аудиторскую деятельность в Российской Федерации;

осуществления аудиторской фирмой контроля за ходом аудита;

планирования аудита аудиторской фирмой.

Рабочие документы должны содержать записи о планировании аудита, характере, времени проведения и объеме выполненных процедур, а также выводы, сделанные на основе полученных в ходе аудита сведений.

Все существенные вопросы, требующие профессиональной оценки, вместе с выводами, сделанными по этим вопросам, подлежат отражению в рабочих документах /12/.

Выдача рабочей документации, фиксирующей проводимый и проведенный аудит, работникам аудиторской организации, не занятым аудитом данного экономического субъекта, как правило, не допускается. Изъятие рабочей документации у аудиторской организации может производиться только уполномоченными на то органами в случаях и порядке, прямо установленных законодательством Российской Федерации.

В случае пропажи или гибели рабочей документации руководитель аудиторской организации обязан назначить служебное расследование. Результаты служебного расследования оформляются соответствующим актом.

3.2 Архивация

Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, содержат информацию, ценность котором различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. И наконец, совсем небольшая группа документов содержит информацию, ценную для научных и практических целей. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической

точки зрения, хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штат специальных работ­ников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов — определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов с целью отбора их на, государственное хранение или установления сроков их хранения. Проведение экспертизы следует начинить с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных структурных подразделений, как бухгалтерия, отдел кадров, производственные отделы, о пределах каждого подразделения сначала просматривают документы для постоянного хранения. Это документы, наиболее полно характеризующие основную деятельность учреждения: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т.д. В бухгалтерии это могут быть:

сводные годовые и годовые бухгалтерские отчеты и балансы с документами к ним;

сводные годовые и годовые отчеты по финансированию;

протоколы заседании комиссии по рассмотрению и утверждению годовых отчетов и балансов;

аналитические таблицы по разработке и анализу годовых от четов и балансов;

передаточные,     разделительные,     ликвидационные     балансы приложениями и объяснительными записками к ним;

документы (протоколы, акты, отчеты) о переоценке основных фондов;

паспорта  зданий   и  сооружений  —  памятников  архитектуры находящихся под охраной государства;

акты, ведомости переоценки и определения износа основных средств;

штатные расписания (если они хранятся в бухгалтерии);

лицевые счета по учету основного фонда.

Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий, и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, учет, отчетность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции и т.д.)

На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма акта о выделении к уничтожении документов, не подлежащих хранению типизирована и приведен в «Основных правилах работы ведомственных архивов».

Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве - обработка дел для последующего их хранения и использования.

Если строго следовать установленным архивным правилам, в бухгалтерии документы должны храниться еще год после окончания текущего года. В этот период к ним еще часто обращаются за 'правками, работа с некоторыми документами завершается в начете нового календарного года. По истечении этого срока дела должны быть обработаны для длительного хранения и сданы в архив учреждения, если он есть. Например, дела за 1998 г. должны обрабатываться в 1999 г.

Так как во многих учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, а вновь созданные фирмы или небольшие организации не предусматривают их в своих структурах, «Основные правила работы ведомственных архивов разрешают хранение дел централизованной службой делопроизводства или в структурных подразделениях. Таким образом, если архива в организации нет, бухгалтерия должна хранить свои документы до истечения сроков их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке или передаче в государственный архив.

Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями, разработанными  архивными  учреждениями  и  изложенными  в  Основных

правилах   работы   ведомственных   архивов   и   государственной   системе документационного обеспечения управления /13/.

Обработка дел для хранения включает: проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел оставление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения. В крупных учреждениях эти работы проводятся под контролем и при методической помощи сотрудников учреждения.

Заключение

Документирование    аудита    одно    из    важнейших    условий    его квалифицированного   проведения,   так   как   основная    цель    аудита   -подтверждение  достоверности  бухгалтерской  отчетности  экономического субъекта. В    ходе    написания    курсовой    работы    документирование    было рассмотрено в разрезе такого понятия как рабочая документация аудитора.

Рабочая документация аудитора — совокупность материальных носителей информации, которая составляется самим аудитором, сотрудниками проверяемого экономического субъекта и третьими лицами по запросу аудитора до начала, в ходе и по завершении аудиторской проверки и содержащая сведения, необходимые для подготовки достоверного отчета и заключения аудитора, а также для возможности текущего и последующего контроля качества аудита.

Рабочие документы выполняют много значимых для аудита функций:

обеспечивать     обоснование     аудиторского     заключения     и соответствовать общепринятым в аудиторской практике;

обеспечивать регистрацию, планирование и выполнение аудита;

облегчать процесс руководства, осмотра и контроля качества аудита;

способствовать применению в контрольно-аудиторском процессе новейших методик и ПЭВМ.

В   результате   изучения   литературы   по   данной   теме,   была   выведена классификация документов по следующим признакам:

по времени ведения и использования:

по способу и источникам получения

по характеру информации

по технике составления:

по степени стандартизации

по форме представления

по назначению

Так   же   были   определены   требования   к   составлению   рабочей документации, основными из них являются:

рабочая документация должна быть достаточно полной и подробной, с тем чтобы опытный аудитор, ознакомившись с ней, мог получить общее представление о проведенном аудиторской организацией аудите;

материалы, входящие в состав рабочей документации аудита, как правило, должны иметь обязательные реквизиты;

каждому документу аудитором должен быть присвоен идентификационный номер;

каждый документ должен содержать две подписи: подпись лица, подготовившего (получившего) документ, и лица, проверившего документ;

по окончании аудита рабочая документация подлежит сдаче для обязательного хранения в архиве аудиторской организации.

Рабочие бумаги аудитора хранятся в папках — так называемых досье на клиента. Совокупность рабочих документов, составленных до начала и в ходе проверке финансовой отчетности предприятия клиента представляет собой аудиторское досье. Они могут быть постоянными, текущими и специальными. С экономической точки зрения, хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штат специальных работников, поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов.

Существуют специальные архивные учреждения для хранения документации, ими разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий, и отражают общие функции и вопросы их деятельности.

5. Список использованной литературы

1. Алборов Р.А. Аудит в организациях промышленности, торговли и АПК. – М.: Издательство ДИС, 2000.

2. Аудит: Конспект лекций. / Сост. И.А. Филь. – М.: ПРИОР, 2005.

3. Аудит: Пособие для сдачи экзамена. / Сост. В.А. Ерофеева, В.А. Пискунов, Т.А. Битюков. – М.: Высшее образование, 2005.

4. Аудит: Учебник. / Под ред. М.В. Мельника. – М.: Экономистъ, 2004.

5. Аудит: Учебное пособие. / Под ред. В.А. Ерофеева, В.А. Пискунова, Т.А. Битюковой. – М.: Высшее образование, 2005.

6. Аудит системы внутреннего контроля в среде компьютерной обработки данных: Практическое пособие. / Под ред. Е.В. Кузнецовой, Л.В. Сотниковой. – М.: ЮНИТИ, 2004.

7. Булгакова Л.И. Аудит в России: механизм правового регулирования. – М.: Волтерс Клувер, 2005.

8. Баканова М.И. Аудит в торговле. – М.: Финансы и статистика, 2005.

9. Кисилевич Т.И. Аудит санаторно-курортных организаций. – М.: Финансы и статистика, 2003.

10. Крупченко Е.А. Аудит. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2005.

11. Куркина М.П. Аудит: Практикум. – М.: Инфра-М, 2001.

12. Подольский В.И. Аудит. – М.: Экономистъ, 2003.

13. Рогуленко Т.М. Аудит. – М.: Экономистъ, 2005.

14. Шеремет А.Д., Суйц В.П. Аудит. – М.: Инфра-М, 2003.

3