Контрольная работа по "Делопроизводству"

Дело — это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятель­ности, помещенных в отдельную обложку (регистратор или скоросшиватель).

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

      раскладка документов по папкам (делам) и их подшивка;

      расположение документов внутри дел в определенной последовательности;

      оформление дел.

Все эти операции выполняются регулярно в пределах календарного года. В конце года в структурном подразделении подготавливается столько папок, сколько дел числится в номенклатуре. На обложки из номенклатуры дел переносят их заголовки и индексы, на корешки папок — только индексы. По мере включения в папки первых документов на обложках проставляют дату начала дела. Дело считается заведенным после подшивки в папку первого исполненного документа. Одновременно должна быть оформлена и об­ложка заведенного дела.

В зависимости от принятой в учреждении или организации системы делопроизводства формирование дел ведется централизованно или децентрализовано. В крупных организациях дела формируются в структурных подразделениях, т.е. там, где созданы документы, отражающие деятельность данного подразделения. В небольших организациях фор­мирование всех дел проводится централизованно службой делопроизводства (канцелярией, общим отделом, секретариатом). В организациях, не имеющих такой службы, формирование дел поручается секретарю. Но независимо от централизованного или децентрализованного принципа организации делопроизводства не рекомендуется хранение дел и их формирование непосредственно исполнителями. Периодический контроль  за правильным формированием дел в структурных подразделениях осуществляет канцелярия в форме разъяснений и консультаций. Архив организации оказывает методическую помощь при формировании дел.

Документы подшиваются в дела только после их исполнения, т.е. окончательного решения затрагиваемых в них вопросов. На документе должна быть отметка об исполнении и направлении документов в дело. Запрещено подшивать в дела не исполненные, ожидающие ответа документы. В процессе формирования документов проверяется правильность оформления документов — наличие и подлинность подписей должностных лиц, дата, регистрационные индексы, отметки о контроле и исполнении.

Список использованной литературы

1.             Гамольский П.Ю. Некоммерческие организации: Образцы документов (договоры, протоколы, положения, акты и другие) с краткими комментариями, издательство: Книга и бизнес, 2010 г.

2.             Делопроизводство в организации: подготовка, оформление и ведение документации   – Непогода А.В., Семченко П.А., Издательство Омега-Л, 2008, 480 с.

3.             Делопроизводство: образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов   – Галахов В.В., Корнеев И.К., 3-е изд., ТК Велби, издательство «Проспект», 2008

4.             Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: метод. рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003   / Росархив, ВНИИДАД. — М., 2008. — 90 с.

5.             Рогожин М. Ю. Делопроизводство и документооборот в бухгалтерии, издательство: ГроссМедиа, 2008 г.

6.             Секретарское дело   – Галахов В.В., Корнеев И.К., Пшенко А.В., Степанов Е.А., Янковая В.Ф., Ксандопуло Г.Н., Издательство Проспект Велби, 2007, 608 с.

7.             Соколов В.С. Документационное обеспечение управления. 3-е изд.,перераб. и доп. издательство: ФОРУМ, 2010 г.

Данная работа скачена с сайта Банк рефератов http://www.vzfeiinfo.ru ID работы: 28159

2