Контрольная работа по "Делопроизводству"

27. Особенности работы с документами,  содержащими Несекретные сведения ограниченного распространения. Подготовка и обслуживание совещания. Документы, оформляемые при подготовке и проведении совещания.

К документированной  служебной информации ограниченного  распространения относится несекретная  информация, касающаяся деятельности организаций, ограничение на распространения которой диктуется служебной необходимостью.

Необходимость присвоение документам грифа «Для служебного пользования» определяется исполнителей и должностным лицом, подписывающим  или утверждающим документ , в соответствии с «Перечнем видов служебной информации, которую необходимо относить к разряду ограниченного распространения». Руководители структурных подразделений, принявшие решения об отнесении документированной служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и соблюдения ограничений этих документов. Сотрудники организаций, имеющие отношения к работе с документами, делами и изданиями «Для служебного пользования», должны быть ознакомлены с инструкцией, устанавливающей порядок работы с документированной информацией ограниченного распространения в организации. Ими запрещается сообщать, устно или письменно кому бы то ни было, сведения, содержащиеся в этих документах. Прием и учет документов и изданий, осуществляется теми же структурными подразделениями организации, которым поручен учет несекретной документации. Вся поступающая в организацию корреспонденция «Для служебного пользования» принимается и скрывается сотрудниками, которыми поручено работа с этими материалами. При этом  

 проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений. В нерабочее время документы и издания «Для служебного пользования » принимаются дежурными по организации, которые, не вскрывая эту корреспонденцию, передают ее работникам службы документационного обеспечения. Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, а также издания «Для служебного пользования». Такие документы учитывается по количеству листов, а издания-по экземпляром. Движение документов и изданий «Для служебного пользования» должно своевременно отражаться в журналах или на карточках. На каждом зарегистрированном документе, а также на сопроводительном письме к изданиям «Для служебного пользования» проставляется штамп, в котором указываются наименование организации, регистрационный номер документа и дата его поступления.

Документы с грифом «Для служебного пользования»:

- печатаются  специалистом службы документационного обеспечения организации ответственным за подготовку документов с грифом «ДСП», допускается использование персональной компьютерной техники при этом работа   выполняется только с использованием сменных магнитных носителей (дискет). Указанные дискеты хранятся у специалиста, ответственного за работу с документами с грифом «ДСП»;

-печатаются  с указанием на лицевой или  оборотной стороне в левом  нижнем углу последнего листа  каждого экземпляра документа  количества отпечатанных экземпляров,  фамилии носителя и номера  его служебного телефона. Указываются также наименование файла, дата печатания, инициалы имени и фамилии специалиста, печатавшего документ. Подписанные документы передаются для регистрации специалисту службы документационного обеспечения организации, осуществляющему их учет;

- передаются  специалистом структурных подразделений  организации под расписку. Передача  документов с грифом «ДСП»  и дел, содержащих такие документы  от одного специалиста другому,  осуществляется только с разрешения  руководителя структурного подразделения  организации; 

- пересылаются  сторонним организациям фельдъегерской  службой, спецсвязью, или заказными, или ценными почтовыми отправлениями.

- не могут  передаваться по незащищенным  каналам компьютерно-модемной, факсимильной  и телеграфной связи, а также  по электронной почте.

Совещание должно быть подготовлено особенно с  детальной проработкой всех организационно-технических  мероприятий как по организации, и его проведению. В зависимости  от состава участников совещание  может быть международным, всероссийским, областным и так далее. Количество участников также может быть различно. Сложность и объем вопросов определяются и временные рамки совещания. На основании указаний руководителя и по согласованию с ним разрабатывается повестка дня. Повестка дня – это первый документ, который составляется при подготовке совещания. При составлении повестки дня рекомендуется первыми ставить вопросы, по которым больше приглашенного. После их рассмотрения приглашенные могут уйти. Остальные вопросы располагаются по степени сложности от более сложных и трудоемких к более простым. В повестки дня указываются вопросы, выносимые на обсуждение, фамилии, и должность лиц, докладывающих каждый вопрос. Вопросы нумеруются и начинаются с предлога «О», «Об». Список участников – это второй документ, который должен подготовить секретарь. Имея повестку дня, список участников, зная время и место проведения совещания, секретарь приступает к оповещению участников. Для успешного проведения совещания, плодотворной работы его участников и оперативного обслуживания вопросов большое значение имеет своевременная подготовка, размножение и рассылка участником документов, намечаемых для коллегиального обсуждения. К таким документам прежде всего относятся доклады (сообщения) или тезисы. Кроме того, заранее готовятся и размножаются информационно– справочные документы, позволяющие глубже вникнуть в рассматриваемый вопрос – отчеты, таблицы, графики, справки, экономические расчеты, планы, обзоры и так далее. Важнейшее место в подготовке совещания занимаемых составление проекта решения по обсуждаемому вопросу или проектов итоговых документов. Именно для принятия этих решений и учреждения итоговых документов, и собирается совещание.  Таким образом, при подготовке совещания можно выделить вопросы:                                                                                               

1)Выработка повестки дня, определение круга участников и времени совещания; 

2)Определение места совещания;

3)Оповещение участников совещания:

А) составление  приглашения;

Б) передача приглашения.

4) уточнение  списка участников;

5) подготовка  материалов для рассмотрения  на совещании:

А) основного  сообщения;

Б) справочно  – информационных материалов;

В) проекты  решения.

6) организация  рабочей группы совещания и  распределение обязанности;

7) определение  финансовых расходов;

8) проведение  организационных мероприятий:

А) заказ  гостиницы;

Б) заказ  транспорта;

В) организация  кофе – паузы, и так далее.

9) проверка  готовности помещение.

Обслуживание  совещание начинаются в день его  проведения. В день совещания тщательно проверяется готовность проведение совещания. Участники совещания регистрируются. Ответственным этапом является документирование совещания. Протокол – организационно –распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. Протоколы формируются в дела вместе с документами, созданными в процессе подготовки совещании.

22. Понятие документооборота. Схема  обработки документов в предприятии,  организации. Обработка поступающих  документов. Прием входящих документов, экспедиционная обработка, предварительное  рассмотрение, регистрация, рассмотрение  документов руководством, исполнение.

Движение  документов в организации с момента  их создания или получения до завершения исполнения или отправление называется документооборотом. Вся документация учреждения делится на три документопотока: - входящие(поступающие) документы;

- исходящие  (отправляемые) документы;

- внутренние  документы.

От четкости и оперативности обработки и  движения документа зависит скорость получения информации, необходимой  для выработки решения. Несвоевременная  обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным  экономическим последствиям. Поэтому  рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и  передачи документов для исполнения.

Входящие  документы.

Документы поступившие, в организацию начинают свой путь к исполнению с экспедиции. Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается  в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительно сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы с пометкой «лично» передаются по назначению. Регистрируемые документы делятся на два потока:

- документы  первого потока передаются в  канцелярию;

- второго  потока в структурные подразделения.

При централизованной регистрации все вышеуказанные  документы поступают в канцелярию. Помощники руководителя или работники  канцелярии производят предварительное  рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение  документов, не требующих обязательного  рассмотрения руководством. Руководству  организации передаются документы  вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации. Остальные документы  передаются руководителям структурных подразделений организации или непосредственно исполнителям.

Исходящие документы.

Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций, так и внутри организации. Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился. К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ. Руководитель организации вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку. После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается на регистрацию в «журнале регистрации исходящих документов». После регистрации документы направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исходящих документов и сортировка их по корреспондентам.

Внутренние  документы.

Внутренние  документы готовятся, оформляются  в пределах одной организации. Прохождение их на этапах подготовки и оформления исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов. Особенность движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов документов.

Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной  форме, фиксирующая факт его создания, отправления и получения. Следуя определению, регистрация документов – это присвоение ему индекса  и простановление его на документе с последующей записью данных о документе в журнале регистрации им регистрационной карточке. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов. Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Порядок обработки поступающих документов. Документы, поступающие в организацию, в том числе  с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение руководством и доставляются исполнителем. На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Предварительное рассмотрение проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. При рассмотрении документов руководитель должен придерживаться рекомендаций, соблюдение которых позволяет ускорить сроки прохождения документов, избежать сбоев в их обработке, создать условия для своевременного и качественного их исполнения. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания документа, а для поступивших – с даты поступления. Кроме индивидуальных сроков исполнения, которые определяет руководитель, существуют и типовые, которые устанавливаются нормативными актами органов государственной власти, а также центральных органов управления. Типовые сроки исполнения на некоторые виды документов следующие:

- предложения,  заявления и жалобы граждан  рассматриваются в срок до 1 месяца  со дня поступления, не требующие  дополнительного изучения и проверки  – безотлагательно, но не позднее  15 дней;

- письма  рассматриваются в течение 10 дней;

- телеграммы  – 10 дней, требующие срочного  решения - до 2 дней;

- организационно  – распорядительные документы  – согласно указанному в них  сроку.

47. ООО  «Гермес» обратилось в отделение  №8063 Северо – Кавказкого банка Сбербанка России (ул.Пушкина,25, г. Ставрополь) с заявлением на открытие расчетного счета. Распорядителями счета являются:

- руководитель  Ивлев Сергей Иванович;

- главный  бухгалтер Мишина Елена Михайловна.

После проверки всех документов, необходимых для  открытия расчетного счета, по указанию управляющего отделением №8063 И. К. Полевого разрешено открыть балансовый расчетный счет №40027599000007185503 с 03. 04. 2005 г.

Задание: оформите заявление на открытие расчетного счета (недостающие реквизиты оформите произвольно).

54. По  распоряжению председателя райпотребсоюза от 15 июня 2005 г в магазине «Продукты» (заведующий магазином Н. Н. Соснова, продавец Е. В. Бондаренко) была проведена инвентаризация товарно - материальных ценностей.

Остаток товара по данным бухгалтерского учета  на момент инвентаризации составил 13450 рублей. В ходе инвентаризации фактически выявлено:

- наличных  денег 126 рублей;

- товара  на сумму 12950 рублей.

Задание: в  роли главного бухгалтера составьте  и оформите сличительную ведомость  результатов инвентаризации (недостающие  реквизиты оформите произвольно).

 

 

 

 

 

 

 

 

Литература:

1. Инструкция о порядке обращения с документированной служебной информацией ограниченного распространения в организациях, учреждениях, предприятиях / Главногосэкспертиза России, Москва, 2000
2. Андреева В. И. Делопроизводство: Практическое пособие. М.:ПРИОР, 2001
3. Балибардина Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления: учеб.- метод. Пособие/ Г. И. Балибардина; Волгогр. Гос. Ун-т.- Волгоград: Изд- во Волглгр. Гос. Ун-та, 2007
4. Кузнецова Т.В. Делопроизводство в бухгалтерии: Практическое пособие. М.: ЗАО «Бухгалтерский бюллетень», 1999
5. Кузнецова Т. В., Санкина Л. В., Быкова Т. А. Документационное обеспечение управления: Учебник- М.: МЦФЭР, 2007