Контрольная работа по "Делопроизводству"

Структура документа, его составление  и оформление

Система документоведения — совокупность документов, связанных  по признаку происхождения, назначения, вида, сферы деятельности и единых требований к оформлению. Управление документами, их оформление, виды, значение: Назначение управленческой документации — фиксирование управленческой деятельности предприятия. Вся управленческая документация делится на следующие виды: 1) распорядительные; 2) организационно-правовая; 3) плановая; 4) информационно-справочная и справочно-аналитическая; 5) отчетная; 6) документация по обеспечению кадрами (или по личному составу); 7) финансовая документация; 8) документация по материально-техническому снабжению; 9) договорная; 10) документация по информационному обеспечению деятельности учреждения; 11) документация, отражающая основную деятельность учреждения. Система распорядительной документации: Основное назначение — регулирование деятельности общества в целом и отдельных предприятий, обеспечивающих реализацию поставленных задач. Это документы, идущие сверху вниз. Распорядительные документы обеспечивают управление по вертикали. С точки зрения сферы действия распорядительные документы делятся на следующие группы: 1) акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан; акты регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями; 2) правовые акты, действующие на уровне субъектов федерации; 3) правовые акты, действующие в пределах отрасли; 4) правовые акты, действующие в рамках отдельных организаций или учреждений. Юридическим основанием для разработки распорядительных документов м.б. необх-ть исполнения принятых законом нормативных актов. С точки зрения принятия решений распорядительные документы делятся: 1) издаваемые в условиях коллегиальности; 2) документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений. В 1-м случае издаются постановления и решения, во 2-м — приказы, указания, распоряжения. Стадии издания распорядительных документов при коллегиальном принятии решений: 1) подготовка заседания коллегиального органа; 2) внесение материалов на рассмотрение; 3) обсуждение материалов на заседании: а) знакомство председателя; б) знакомство членов коллегии; 4) принятие решения; 5) оформление протоколов заседания; 6) издание распорядительного документа, доведение решения до исполнителей. Процедура издания распорядительного документа в условиях единоличного принятия решений: 1) инициирование решений; 2) сбор и анализ информации по вопросу; 3) подготовка проекта распорядительного документа; 4) согласование проекта документа; 5) внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководству; 6) подпись; 7) доведение до исполнителей. Составление и оформление. 1) Постановление — вид документа, принятого коллегиально. Это правовой акт, принимаемый высшими и нек. центральными органами федеральной и исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представителями и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и установления стабильных норм и правил. Основания для разработки постановления: законы РФ, постановления Совета Федерации и ГосДумы. Текст постановления состоит из двух частей: 1) вступительная или констатирующая: 2) распорядительная. В первой даются цели или мотивы издания. Заканчиваются ключевым словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ:». Вступительная часть может содержать ссылки на законы и ранее изданные постановления. Если постановление не нуждается в обосновании, то оно начинается с «ПОСТАНОВЛЯЕТ:». Вторая часть обычно оформляется в виде пунктов. В каждом пункте указывается конкретное поручение, кому оно дается и срок выполнения. Постановление может содержать графики, расчеты. Постановление должно содержать следующие реквизиты: герб РФ, наименование органа, издающего постановление, название вида документа, дата, номер, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя органа. 2) Решение — правовой акт, принимаемый коллегиально и совещательными органами учреждения в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Оформляется как постановление. Ключевое слово: «РЕШИЛ:». 3) Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующего на основе единоличного принятия решений в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В деятельности организации различают приказы: 1) по организационным вопросам. Издаются при создании, реорганизации, ликвидации, утверждения структуры и штатов; 2) по основной деятельности. Регламентируют порядок финансирования учреждения, материально техническое снабжение, научно-техническую политику и соц. вопросы; 3) по личному составу. Регулируют прием, перемещение, увольнение работников, взыскания, поощрения, отпуска. Приказы оформляются на спец. бланке или общем бланке организации с указанием «ПРИКАЗ». Приказ имеет заголовок, формулируется четко, кратко, по схеме «о чем». Состоит из двух частей, вступительной и распорядительной. Первая обосновывает действия. Ключевое слово «ПРИКАЗЫВАЮ:» Вступительная часть может отсутствовать, если приписывающая часть не нуждается в обосновании. Распорядительная часть - в повелительной форме от первого лица. Реквизиты: наименование вышестоящей организации, название вида документа, дата и номер, место издания, заголовок, подпись. 4) Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично президентом РФ, а также единолично руководителем коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Особенность: имеет ограниченный срок действия, касается узкого круга лица. Оформляется как приказ но без ключевого слова. 5) Указание — правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его замом. Преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнением приказов, инструкций, данных вышестоящей организацией. Оформляется как приказ с ключевым словом «ОБЯЗЫВАЮ: « или «ПРЕДЛАГАЮ:».

8) Система организационно-правовой  документации (ОПД).

Назначение и  состав. Комплекс ОПД содержит правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность, должностной состав, права и обязанности работников. Состав: 1) устав организации; 2) положение об организации; 3) штатное расписание; 4) инструкции по различным видам деятельности; 5) должностные инструкции; 6) правила и памятки. Цель разработки этих документов - обеспечение наиболее рационального разделения труда между подразделениями и работниками. ОПД вводятся в действие распорядительными документами, оформляется на стандартных листах бумаги со след-щими обязательными реквизитами: название учреждения, наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения с печатью. Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции, права предприятия, организации, учреждения. Этот документ создается в соответствие с первой частью гражданского кодекса РФ. Состоит из: 1) общие положения; 2) акционерный капитал; 3) порядок деятельности; 4) управление; 5) учет и отчетность распределения прибыли; 6) прочие накопления; 7) прекращение деятельности. Оформление на стандартных листах. Устав оформляется с верхним правым грифом: «Утверждено собранием акционеров от 13.10.98» с отметкой о регистрации и печатью регистрирующего органа. Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения. Бывают типовые и индивидуальные. Есть положение об организации и положение о подразделении. Положение об организации состоит из: 1) общие положения; 2) основные задачи; 3) функции; 4) права и обязанности; 5) руководство; 6) взаимоотношения и связи; 7) контроль, проверка, ревизии деятельности; 8) реорганизация и ликвидация. Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правого положения работников, их обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающей условия для эффективной работы. Состоит из: 1) общие положения; 2) должностные обязанности; 3) права; 4) ответственность; 5) взаимоотношения. Оформляется на общем бланке, реквизиты: наименование организации, структурного подразделения, дата, номер документа, место составления, подпись, гриф утверждения. Регламент - правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации коллегиального или совещательного органа. Штатное расписание - правовой акт, определяющий структуру, численность, должностной состав работников организации с указанием должностных окладов в гос. учреждениях с указанием разряда по единой тарифной сетке. Оформляется в табличной форме на стандартных листах со след-щими реквизитами: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, гриф утверждения.

9) Справочно-инф-ая  и справочно-аналитическая  документация (СИД и САД).

Назначение: инициируют управленческие решения, сообщает сведения, побуждающие принимать какие-либо решения. СИД - протокол, докладная записка, объяснительная записка, заявление, представление, переписка, предложение. Переписка: служебные письма, телеграммы, телефонограммы, телексы, факсограммы, электронные сообщения. САД - акт, справка, сводка, заключение, отзыв, список, перечень. Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, деловых встречах. Протокол создается по рез-там черновиков, расшифровки стенограммы и магнитофонной записи. Формы протокола: полный протокол (содержит подробную запись всех выступлений), краткий протокол (содержит только фамилию выступающих и тему выступлений). Оформляется на обычной бумаге или бланках предприятия. Реквизиты: наименование организации, номер протокола, заголовок, подписи. Состоит из: вводная часть (Ф.И.О. председателя, секретарь, число участников (если <15 все перечисляются, иначе список присутствующих в конце), повестка дня) и основная часть: слушали-..., выступали-..., постановили-... Докладная записка - документ, адресованный руководителю выше стоящей организации, содержит обстоятельные изложения какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Бывают внешние (за пределы организации) и внутренние. Оформляется с реквизитами: наименование организации, вида документа, дата, номер, заголовок, подпись. Нигде не визируется, не согласовывается. Состоит из: 1) констатирующая часть; 2) аналитическая часть; 3) выводы, предложения. Хранятся 5 лет. Предложение - документ, являющийся разновидностью докладной записки и содержащий перечень каких-либо предложений по какому-либо вопросу. Оформляется как докладная записка, имеет вводную часть и заключение. Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия и предоставляемый выше стоящему лицу или организации. Бывают: сопровождающие какой-либо документ, составляемые по поводу какого-либо происшествия или ситуации и т.д. Реквизиты: наименование структурного подразделения, дата, заголовок, подпись, адресат. Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника. «От» не ставится. Представление - документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника. Реквизиты: наименование подразделения, название вида документа, дата, адресат, подпись. Служебные письма - обобщенные названия различных по содержанию документов , выделяемых особым способом передачи текста (пересылка по почте). Реквизиты письма: наименование организации автора, дата, номер документа, заголовок, подпись, отметка об исполнителе. Текст письма может быть простым и сложным. Простое - вступление и заключение, а сложное - еще и основная часть. Письмо должно быть одно-предметным. Объем не более 2 страниц. А4 машинописного текста. Письма делятся на: сопроводительное (о направлении прилагаемых к письму документов), приглашение, инф-ое (сообщает о факте или мероприятии, пропагандирует деятельность различных организаций), рекламное (разновидность инф-ого письма, направляемое к конкретному адресату и содержащее рекламу товаров или услуг), письмо-извещение, подтверждение (о получении какого-либо отправления), напоминание, гарантийное (документ, обеспечивающий исполнение изложенных обязательств), рекламационное или претензионное (требующие возмещение убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий контракта), инициативные (требующие ответа), письма-ответы (зависят от инициативных). Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых особым способом передачи текста по телеграфной сети общего назначения. Бывают: 1) президента РФ; 2) высшая правительственная; 3) правительственная; 4) срочная (3 часа); 5) простая (6 часов). Реквизиты: служебный заголовок, указание категории, адрес, текст, подпись, адрес отправителя. Все слова делятся на действительные и тарифные. Все предлоги опускаются, кроме «не». Пишут: «тчк», «зпт», «скб», «двтч», «нр» (номер). Все цифры пишутся словами, текст не должен заканчиваться цифрой. Телекс - обобщенное название различных по содержанию документов, отправляемых по абонентской телексной сети. Требования: используется пунктуация, передается латинским шрифтом, для записи русских букв латинскими используется пере кодировочная таблица: а-a, б-b, в-v, г-g, д-d, е-e, ж-zh, з-z, и-i, й-j, ы-y, э-e, у-u, ю-ju, я-ja, щ-sch, ш-sh, ц-c. Реквизиты: адресат, подпись, адрес отправителя. Последнее сообщение заканчивается: «++» - не требуется ответа, «+?» - требуется ответа. Факсограмма - получаемая на бумажном носителе копия документа письменного, графического, изобразительного, переданного по каналам факсимильной связи. Факс имеет юридическую силу. Телефонограмма - обобщенное название документов, передаваемых по каналам телефонной связи. Оформляется в одном экземпляре на спец. бланке. Если бланк отсутствует, то заводится журнал. Электронное сообщение - документ, переданный электронной почтой и получаемый в виде видеограммы на экране монитора или в виде бумажной копии (машинограмма). САД: Акт - документ, составленный для подтверждения установленных факторов, событий, действий. Составляется коллегиально (не менее 2 человек), комиссией. Оформляется на спец. бланке акта или общем бланке организации. Реквизиты: название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок, отметка о наличие приложений, подписи, гриф утверждения. Состоит из: вводной и основной части. Справка - документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности организации или подтверждение сведений биографического или служебного хар-ра. Бывают: внешние и внутренние (внутри организации, на стандартном листе бумаги). Выполняются на трафаретах, т.е. уже нанесены основные слова. Текст состоит из: 1) излагается основание, факт, послужившие для составления справки; 2) существо вопроса. Реквизиты: название организации, название вида документа, дата, номер документа, адресат, наличие приложений, подпись. Сводка - документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо вопросу. Сводка оформляется в виде таблицы. Подписывается руководителем. Реквизиты как у справки. Заключение - документ, содержащий мнения, выводы организации или комиссии по какому-либо документу или вопросу (на научные работы). Состоит из: заголовок, первая часть - краткое описание вопроса, вторая часть - замечания. Отзыв - документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей в организацию на рассмотрение. Оформляется как заключение. Перечень - документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов, работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований. Оформляется в виде таблицы. Подписывается и утверждается руководителем. Список - документ, содержащий перечисления объектов, предметов в определенном порядке. Составляется в табличной форме. Подписывается руководителем.

10) Формуляр управленческого  документа.

Документ состоит  из обязательных составляющих эл-тов - реквизитов, которые представляют собой словосочетания, необходимые для передачи элементарных инф-ых сообщений, дальнейшее расчленение которых невозможно без потери смысла. Постоянные реквизиты присутствуют с момента создания. Переменные реквизиты вносятся по мере составления документа. Совокупность постоянных и переменных реквизитов образуют формуляр документа. Формуляр, предназначенный для создания определенного вида документа, наз-ся типовым. При создании унифицированной системы организационно-распределительной документации (УСОРД) создается формуляр-образец. ГОСТ 6.10.5-87 УСД. Требования к формуляру-образцу. Формуляр-образец - модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к основным реквизитам и построения конструкционной сетки и расположению зоны частей. Формат бумаги - А4: 210´297, А5: 148´210, А3: 420´257, А6: 150´148. Размеры полей: сверху - не менее 20, снизу и справа - не менее 10 (8), слева - старый ГОСТ: 20, новый ГОСТ: 35. Конструкционная сетка - пересечение вертикальных и горизонтальных линий, расстояние между вертикальными - 2,6 мм, между горизонтальными - 4,25 мм. На А4 вертикальных линий - 69 (7), а горизонтальных - 65. Эта сетка наносится в зоне, ограниченной полями. Состоит из 3 зон: 1) заголовочная зона (в А4 занимает горизонтальных линий с 0 по 16); 2) содержательная или основная (с 16 по 58); 3) оформляющая (с 58 по 65). Первая зона делится на : 1) зона реквизитов (в левом верхнем углу); 2) зона кодирования (в правом верхнем углу).

11) Общий вид и  состав реквизитов  документа.

ГОСТ 6.30-97 (вместо 6.38-90) - УСОРД. Требования к оформлению документов. Устанавливает требования к оформлению и расположению 29 реквизитов. Перечень реквизитов: 01 - гос. герб РФ, 02 - герб субъекта РФ, 03 - эмблема организации и товарный знак, знак обслуживания, 04 - код организации по ОКПО, 05 - код документа по ОКУД (общероссийская классификация управленческих документов), 06 - наименование организации, 07 - справочные данные об организации, 08 - наименование вида документа, 09 - дата, 10 - регистрационный номер, 11 - ссылка на регистрационный номер и дата, 12 - место составления или издания документа, 13 - гриф ограничения к доступу, 14 - адресат, 15 - гриф утверждения документа, 16 - резолюция, 17 - заголовок к тексту, 18 - отметка о контроле, 19 - текст документа, 20 - отметка о наличие приложений, 21 - подпись, 22 - гриф согласования документа, 23 - виза согласования документа, 24 - печать, 25 - отметка о заверении копии, 26 - отметка об исполнителе, 27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело, 28 - отметка о поступлении документа в организацию, 29 - отметка для автоматического поиска документа. Постоянные: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 11, 12, 14, 17, 18, 19.