Контрольная работа по "Делопроизводству"

 

План работы

Стр.

Теоретический вопрос ................................................................................	2
Контрольные тестовые задания .................................................................	4
Задачи ...........................................................................................................	5
Список литературы .....................................................................................	8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Теоретический вопрос

Виды организационно-распорядительной документации. Назначение организационных документов на предприятии. Роль распорядительных и информационно-справочных документов в деятельности организации, их виды.

 

Ответ:

 

1.К видам ОРД относят:  постановление, распоряжение, приказ, протокол, инструкция, поручения, решения, указания.

2.Комплекс взаимоувязанных  документов, регламентирующих структуру,  задачи и функции предприятия,  организацию его работы, права,  обязанности и ответственность  руководителей и специалистов  предприятия, называется организационными документами.

Любой организационный  документ содержит положения, которые  обязательны для исполнения. Фактически организационные документы реализуют  нормы административного права  и являются правовой основой деятельности организации.

Организационные документы представлены уставами, положениями, инструкциями, правилами.

Под уставом понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности. Положения - нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов. Инструкции - правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные вопросы, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).

Правила - документы, в  которых изложены основные требования, предъявляемые к сотрудникам  предприятия. Правила издаются по различным  вопросам и утверждаются руководителями предприятий.

3.Информационно - справочная документация носит служебный, вспомогательный характер, по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.

В отличие от организационно -  правовой и распорядительной документации, информационно - справочные документы не содержат никаких поручений  и не обязывают к строго предписанным действиям, они не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в  информационно - справочных документах, содержит лишь материалы, способные  инициировать процесс принятия управленческого  решения, либо быть приняты к сведению и использованы впоследствии.

Информационно - справочные документы являются основанием для издания приказов по личному  составу и играют большую роль в информационном обеспечении процесса принятия решений. Для обеспечения наиболее полного информационного обеспечения информация должна носить объективный характер, быть четкой, полной и своевременной.

Информационно - справочные документы являются неотъемлемой частью кадровой документации. Документы этой группы играют служебную, вспомогательную роль по отношению к другим кадровым документам. Они не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения 

Контрольные тестовые задания

/отметьте правильный вариант  (варианты) ответа следующим образом:          /

1. Кто в организации устанавливает индивидуальный срок исполнения документов:

1). Вышестоящая организация;

2). Руководитель структурного подразделения организации;

3). Руководитель организации.

 

Обоснование ответа:

Индивидуальные сроки устанавливаются резолюцией руководителя, текстом документа (в приказах), внутренней инструкцией организации (при решении периодически повторяющихся вопросов)

/Укажите правильную последовательность, отмечая номер варианта цифрой:          /

2. Установите последовательность этапов прохождения в организации исходящей документации:

1). Проверка правильности адресования документа;

2). Согласование проекта документа и его оформление;

3). Проверка правильности оформления документа и подписание его руководителем;

4). Подшивка второго (последнего) экземпляра (или копии) в дело;

5). Регистрация документа.

 

Обоснование ответа:

 

Я считаю, что первоначальным этапом прохождения в организации  исходящей документации является согласование проекта документа и его оформление, далее следует проверка правильности оформления этого документа и  подписание его руководителем. Затем нужно данный документ зарегистрировать и обязательно проверить правильность адреса отправки. И заключительным этапом, по моему мнению, является подшивка копии в дело. 

Задачи

Определите основные требования к оформлению служебного письма, записки, телеграммы, телефонограммы, факса. Составьте докладную записку  от имени начальника отдела кадров Смирнова Е.В. Директору ООО «Сигнал»  о необходимости направления работника отдела снабжения Ефремова О.А. на обучение с отрывом от производства на краткосрочные курсы по обучению работе с программой 1С 8.0 Торговля и склад.

 

Решение:

    При составлении и оформлении служебных писем должны соблюдаться следующие требования:

- письмо оформляется  на бланке письма формата А4  или А5 и подписывается руководителем  организации или его заместителями  в соответствии с предоставленной  им компетенцией;

- письмо должно быть  составлено грамотно, аккуратно,  без грубых помарок и исправлений;

- независимо от содержания  письмо должно быть изложено  официально-деловым стилем, содержать  объективные сведения о событиях, иметь достаточную аргументацию, в необходимых случаях – разъясняющие  и дополняющие материалы.

Для оформления докладной, служебной и объяснительной записок существуют общие правила.

Каждый из этих документов должен иметь: 
- указание на автора (организацию, структурное подразделение или должностное лицо, от которого исходит записка); 
- наименование адресата (кому направляется документ); 
- наименование вида документа (например, Докладная записка", "Служебная записка"); 
- дату составления; 
- регистрационный номер; 
- заголовок к тексту (например, О" нарушении трудовой дисциплины", "О приобретении трудовых книжек"); 
- текст; 
- подпись составителя (с указанием должности).

    Правила оформления телефонограмм:

- в телефонограмме должно быть не более 50 слов. В тексте следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

- датой телефонограммы является дата ее передачи.

- если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список учреждений, которым ее посылают, и номера телефонов, по которым телефонограмма передается.

- текст телефонограммы печатают через полтора интервала. На многих предприятиях, в учреждениях, организациях в настоящее время применяют специальные бланки, на которых записывают телефонограммы. Использование таких бланков позволяет оперативно доставлять телефонограмму адресату.

- если в организации отсутствует типографский бланк для телефонограммы, то ее пишут на пишущей машинке на чистом листе бумаги.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                       Директору ООО «Сигнал»                                                                                  

                                                                                      Петрову М.В.

 

 

 

 

 

 

 

 

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

05.09.2013 №1

 

 

О направлении на краткосрочные  курсы по обучению работе с программой 1С  8.0 Торговля и склад.

 

 

Прошу направить  Ефремова О.А. из отдела снабжения, на обучение с отрывом от производства, на краткосрочные курсы по обучению работе с программой 1С  8.0 Торговля и склад с сохранением заработной платы, в период  с 10.09.2013г.  по  15.10.2013г.

 

 

 

 

 

 

 

 

Начальник отдела кадров                      _______________      Смирнов Е.В

                                                                                       подпись

 

Список  литературы

1. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству.-9-е изд., перераб. и доп.- М.: А-Приор, 2009.-176с.
2. Справочная правовая система «Консультант Плюс»
3. Рогожин М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе: Учебно-практическое пособие. 2-е изд., доп. и перераб. М.: ТК "Велби", Изд-во "Прогресс", 2010.
4. Журнал «Делопроизводство»: № 3 2008
5. В.А. Кудряев, "Организация работы с документами", изд. "Инфра-М", Москва, 2009г.
6. Л.В. Павлюк, "Справочник по делопроизводству", изд. "Герда", Москва, 2008г