Контрольная работа по "Документационному обеспечению управления"

- простыми (принимаются  от отправителя без выдачи  ему квитанции и доставляемые (вручаемые) адресату (его законному  представителю) без его расписки  в получении);

- регистрируемыми: заказными,  с объявленной ценностью, обыкновенными  (принимаются от отправителя с  выдачей ему квитанции и вручаемые  адресату (его законному представителю)  с его распиской в получении).

Регистрируемые почтовые отправления могут пересылаться с описью вложения, с уведомлением о вручении и с наложенным платежом.

Организациям рекомендуется  отправлять корреспонденцию заказной почтой (в том числе с уведомлением) только в тех случаях, когда этого  требует законодательство, или в  случаях крайней необходимости.

Услуги почтовой связи  являются платными. Для подтверждения  оплаты услуг почтовой связи по пересылке  простой и заказной письменной корреспонденции, оказываемых организациями федеральной  почтовой связи, применяются государственные  знаки почтовой оплаты. В качестве государственных знаков почтовой оплаты используются:

почтовые марки, наклеиваемые на письменную корреспонденцию или  наносимые типографским способом на почтовые конверты и почтовые карточки;

оттиски государственных  знаков почтовой оплаты, наносимые  франкировальными машинами;

иные знаки, установленные  Федеральным агентством связи и  наносимые типографским способом.

В соответствии с Правилами  оказания услуг почтовой связи наклеивание почтовых марок на письменную корреспонденцию на сумму стоимости услуги почтовой связи входит в обязанность отправителя. Наклеивать одну почтовую марку на другую запрещается. Государственные знаки почтовой оплаты размещаются в правом верхнем углу письменной корреспонденции.

Простая письменная корреспонденция, оплата услуг по пересылке которой подтверждена почтовыми марками, может опускаться в почтовые ящики. Письменная корреспонденция с оттисками клише франкировальных машин и иными знаками, подтверждающими оплату услуг почтовой связи, принимается в объектах почтовой связи, определенных оператором почтовой связи.

 

Правила регистрации  и индексирования документов  
          Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.  
           Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификатором корреспондентов, исполнителей и др. В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.  
            Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).  
            Документы регистрируются в организации один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое оно повторно не регистрируется.  
           Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, его автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчеты предприятий, акты внедрения результатов научных разработок, планы работы подведомственных организаций, заявки на материально-техническое снабжение и т.д. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.  
           Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится в основном централизованно: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация регистрируется в плановом отделе, документы по снабжению – в отделе снабжения, протоколы и решения коллегии – в секретариате, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им, – в службе документационного обеспечения и т.д. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по документационному обеспечению управления и в табеле документов организации.  
           Документы регистрируются на карточках. Чтобы достичь информационной совместимости регистрационных данных и создать условия для перехода к автоматизированной регистрации, определен обязательный состав реквизитов регистрации: автор (корреспондент), название вида документа, дата документа, индекс документа (дата и индекс поступления документа), заголовок документа или его краткое содержание, резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата), срок исполнения, отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа, номер дела). Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен следующими: исполнители, подпись исполнителя, удостоверяющая получение документа, ход исполнения, отметка о приложениях и др.                             Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использования оборотной стороны регистрационно-контрольных карточек определяется самой организацией.  
          Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.  
          Регистрация документов-ответов осуществляется на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрируемого массива.  
          Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются на регистрационно-контрольных карточках установленной формы.  
Для регистрации документов могут использоваться копировально-множительная и вычислительная техника.  
          В автоматизированной ИПС регистрация документов осуществляется с использованием машиноориентированной регистрационно-контрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации или путем прямого ввода их с документа.  
Справочные картотеки формируются из регистрационно-контрольных карточек в зависимости от задач конкретных ИПС в соответствии с используемыми классификаторами. Составляются следующие картотеки:  
·    справочные;  
·    контрольно-справочные;  
·    по географии поступающих документов;  
·    по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;  
·    тематические (приказы, решения) и др.  
Информационно-поисковые массивы автоматизированных ИПС формируются на основе информации о документах, зафиксированных на машинных носителях. 

Номенклатура  дел – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном  порядке.

Номенклатура  дел составляется в целях обоснованного  распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным  справочником и используется при  построении информационно-поисковой  системы.

При ее составлении учитываются требования, предъявляемые нормативно-методическими  документами – Государственной  системой документационного обеспечения  управления. Перечнем документов с  указанием сроков хранения, методическими  материалами по разработке номенклатуры дел.

Как правило, предварительно составляется номенклатура дел структурного подразделения, лицом, ответственным за ведение  делопроизводства в подразделении, затем создается сводная номенклатура дел организации.

Так как документооборот компании сравнительно небольшой и у ответственных  за ведение делопроизводства в отделах  сотрудников имеется достаточный  объем работы по профилю их подразделения, а также, как правило, сотрудники мало знакомы с правилами ведения делопроизводства, что является существенным минусом в организации документооборота компании. Дела компании хранятся в секретариате, а составлением номенклатуры дел занимается секретарь Генерального директора.

 

Подготовка документов к архивному  хранению.

Предприятие должно обеспечить своевременную и качественную подготовку документов, срок оперативного хранения которых истек, к передаче в архив  предприятия или в ведомственный  архив (по принадлежности). С этой целью на предприятии создается экспертная комиссия в составе 3—5 человек. Подготовка документов и дел к сдаче в ведомственный архив включает: 
1) проведение экспертизы ценности документов; 
2) оформление дел; 
3) составление описей дел; 
4) составление актов о выделении к уничтожению документов и дел, не представляющих научно- практической и исторической ценности. 
Экспертная комиссия является совещательным органом. Свою деятельность она осуществляет на основании положения, утверждаемого руководителем предприятия. Ее решения — как правило, в форме акта — утверждаются руководителем предприятия. Заседания экспертной комиссии проводятся не реже двух раз в год и оформляются соответствующими протоколами. 
Экспертиза ценности документов проводится на основе номенклатур дел и перечней документов с указанием сроков их хранения. В ходе экспертизы в структурных подразделениях и службе ДОУ предприятия осуществляется полистный просмотр дел. По результатам экспертизы составляются описи документов, подлежащих помещению на постоянное и долговременное хранение, а также акты о выделении документов и дел, не представляющих научно- практической и исторической ценности, к уничтожению. 
Отбор документов и дел на уничтожение и составление соответствующего акта производится после подготовки описей дел постоянного и долговременного хранения за тот же период времени. Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседаниях экспертной комиссии предприятия одновременно с описями дел. Акты утверждаются руководителем предприятия после утверждения описей дел постоянного хранения экспертной комиссией архивного учреждения России. После утверждения актов документы и дела, выделенные к уничтожению, сдаются работниками службы ДОУ предприятия в организации и учреждения, осуществляющие их переработку (в качестве вторсырья).

Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются  на   длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.

Работу по организации  и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) организации, которая в своей деятельности руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, Типовым положением об экспертной комиссии, номенклатурой дел организации.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного срока  хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел. При полистном  просмотре дел постоянного срока  хранения подлежат изъятию дублирующие  экземпляры документов, черновики, копии  документов и документы с временными сроками хранения. Одновременно проводится отбор документов и дел временного (до 10 лет включительно) хранения с  истекшими сроками хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи  дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению  дел с истекшими сроками хранения (до 10 лет включительно).

Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК организации и согласовываются с ведомственным архивом.

Дела временного (до 10 лет  включительно) срока хранения могут  быть уничтожены только после того, как описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу за соответствующий  период утверждены и переданы в ведомственный архив организации.

Опись дел является учетным  документом и основной частью научно-справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов. Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй - прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий - остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

На дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному  составу составляются отдельные  описи. Форма описи унифицирована.

Не подлежащие сдаче  на государственное хранение дела с  временным (до 10 лет включительно) сроком хранения по истечении установленного срока хранения включаются в акт  о выделении документов к уничтожению. Не допускается уничтожение документов до полного истечения срока их хранения. Для исключения преждевременного уничтожения документов необходимо соблюдать следующее правило: дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1998г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2002г.

Законченные делопроизводством  дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному  составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив. Предархивная подготовка дел включает две процедуры: оформление и описание дел.

Оформление дел проводится лицом, ответственным за работу с документами. Полное или частичное оформление дел проводится в зависимости от сроков хранения документов.

Дела постоянного и  временного (свыше 10 лет) срока хранения подлежат полному оформлению, дела временного (до 10 лет включительно) хранения - частичному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает:

•      перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь (вместо обратной хронологической последовательности с декабря по январь, получающейся при формировании дела в течение года);

•      нумерацию листов дела черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами;

•      составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела;

•      составление заверительной надписи дела;

•      подшивку дела в твердую  обложку из картона на 4 прокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела;

•      внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.

Внутренняя опись документов дела  составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, личные дела, дела на авторские свидетельства и т.п.). Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять для дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, сформированных из документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Заверительная надпись дела составляется на отдельном листе-заверителе,  где отражаются, при необходимости, особенности физического состояния дела (например, наличие повреждений, разрывов, склеек; отсутствие отдельных документов или их частей и т.п.).

Описание дела - это вынесение на его обложку всех необходимых для дальнейшего хранения и поиска сведений о документах дела.

На обложке дела постоянного  и временного (свыше 10 лет) срока  хранения указываются: наменование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер тома, заголовок дела, аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы), дата, количество листов, срок хранения дела.

Дела временного срока  хранения (до 10 лет включительно) подлежатчастичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять, не проводить пересистематизацию документов в деле, располагая их в прямом (вместо обратного) хронологическом порядке.

В ведомственный архив вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы по согласованию с архивом.

В небольших по структуре  и штатной численности организациях, как правило, отсутствует специальное  подразделение - ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса  совмещает секретарь-референт, отвечая  за сохранность документации и своевременную  сдачу ее в государственный архив.

Взаимодействие государственных  архивов с современными коммерческими  структурами осуществляется на договорной основе. В договоре закрепляются обязательства  сторон, состав передаваемых документов, порядок и сроки передачи документов на постоянное или депозитарное хранение.