Контрольная работа по «Документированию управленческой деятельности»

Документы, составляемые от имени двух и более организаций, оформляются без бланков.

Государственный стандарт Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению управленческих документов, которыми фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления органов государственной власти, предприятий, организации, их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

ГОСТ предусматривает  следующий состав реквизитов документов:

01 – Государственный герб  Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской  Федерации;

03 – эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического  лица;

06 – идентификационный  номер налогоплательщика/код причины  постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные  об организации;

10 – наименование вида  документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер  документа;

13 – ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

14 – место составления  или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения  документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии  приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования  документа;

24 – визы согласования  документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении  копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

29 – отметка о поступлении  документа в организацию;

30 – идентификатор электронной  копии документа.

На рис. 1 приведена схема  расположения реквизитов документов на формате А4 углового бланка.

Рис. 1. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка (соответствует приложению А.1 к ГОСТ Р 6.30-2003)

 

Бланки документов должны иметь поля не менее: левое, нижнее и  верхнее – 20 мм, правое – 10 мм.

При расположении реквизитов документа используют восемь контрольных положений. Счет при этом ведется от границы левого поля листа.

0-е положение (граница  левого поля)

– наименование организации;

– справочные данные об организации;

– наименование вида документа;

– место составления или  издания документа;

– дата документа;

– ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

– заголовок к тексту;

– текст (кроме начала абзацев);

– отметка о наличии  приложения;

– наименование должности  в реквизите «подпись»;

– гриф согласования (кроме  расшифровки подписи);

– отметка о заверении  копии (кроме расшифровки подписи);

– отметка об исполнителе.

1-е положение (5 ударов  от границы левого поля)

– начало абзацев в тексте (в том числе и нумерованных).

2-е положение (16 ударов  от границы левого поля)

– регистрационный номер  документа;

– расшифровка подписи  во втором грифе согласования.

3-е положение (24 удара  от границы левого поля)

– используют при составлении  таблиц.

4-е положение (32 удара  от границы левого поля)

– адресат (каждый элемент  реквизита печатают на отдельной строке).

5-е положение (40 ударов  от границы левого поля)

– гриф утверждения (кроме  расшифровки подписи);

– гриф ограничения доступа  к документу;

– второй гриф согласования (кроме расшифровки подписи).

6-е положение (48 ударов  от границы левого поля)

– расшифровка подписи  в реквизите «подпись»;

– расшифровка подписи  в грифе утверждения;

– расшифровка, подписи во втором грифе согласования.

7-е положение (56 ударов  от границы левого поля)

– нумерационный заголовок  в таблице;

– слово «копия» при  снятии копий с документов;

– код организации;

– код формы документа.

 

3. Подготовка дел к архивному  хранению. Полное и частичное  оформление дел, отличительные  особенности.

 

В течение  календарного года службой делопроизводства или специально уполномоченными сотрудниками каждого структурного подразделения фирмы ведется работа по группировке и систематизации документов по тому или иному вопросу – формирование дел. В некоторых случаях дела находятся в исполнении на протяжении нескольких лет.

Пока дело не покинуло документоведов, его оформление ограничивается расположением документов в определенной последовательности (хронологической, вопросно-логической или в их сочетании) и подшивкой. Перед отправлением в архив оно должно быть оформлено полностью.

По существующим нормативам правильное оформление дел постоянного и временного хранения, а также конфиденциальных и по личному составу, предусматривает целый комплекс четко регламентированных этапов: оформление обложки; пересистематизация документов в деле; составление внутренней описи (при необходимости); нумерация листов; подшивка листов (переплет); составление листа-заверителя.

В зависимости  от длительности срока хранения различают оформление архивных дел полное и частичное.

Частичное оформление предусматривается для дел недолгого – временного (до десяти лет) хранения и отличается от полного смягченными требованиями: позволительно не пересистематизировать документы в деле, не составлять лист-заверитель и не нумеровать листы. Учет таких дел осуществляется по номенклатуре дел, новые учетные формы не составляются.

При частичном оформлении дела (в делопроизводстве это общепринятый термин) допускается документы оставлять в папках, в которых они размещались в течение делопроизводственного года, и не проводить каких-либо дополнительных действий с ними. Документы, имеющие временный срок хранения, хранятся в соответствующих структурных подразделениях по месту их заведения (например, в кадровой службе, бухгалтерии и др.) в специально отведенных для них местах (отдельных комнатах или запирающихся шкафах) до истечения срока их хранения согласно перечням, после чего эти документы уничтожаются в установленном порядке.

Рассмотрим  более подробно этапы полного  оформления дел для архивного  хранения:

1. Пересистематизация документов  в деле. Документы в деле подшиваются в прямом хронологическом порядке (по датам поступления и порядковым номерам) таким образом, чтобы первый документ располагался в начале дела; из документов извлекаются все металлические скрепления (во избежание образования ржавчины).

2. Нумерация листов дела. В целях сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, они нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем углу черным графитовым карандашом или нумератором. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрируемые документы, представляющие собой самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение. В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации производится их перенумерация. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер.

3. Составление в необходимых  случаях внутренней описи документов  дела. Внутренняя опись должна быть в делах, содержащих особо ценную и личную документацию, а также в судебных и следственных делах, в делах о присуждении ученых степеней и ученых званий, в делах на авторские свидетельства и патентные изобретения и др. Внутренние описи необходимы также, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например «Приказы директора по основной деятельности». Форма внутренней описи, порядок ее составления регламентируются Основными правилами работы ведомственных архивов. Во внутренней описи содержатся сведения о датах и регистрационных номерах документов, их заголовках, количестве листов каждого документа с указанием листов дела. Внутренняя опись в деле играет роль оглавления, способствует обеспечению сохранности документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела, в ее конце составляется итоговая запись, содержащая информацию о количестве включенных в нее документов дела и количестве листов самой внутренней описи.

4. Составление заверительной надписи  дела. Она составляется по установленной форме на любую единицу архивного хранения и необходима для фиксации особенностей нумерации, учета количества листов дела и внутренней описи, особенностей формирования дела (наличие листов с наклеенными документами, конвертов с вложениями, иллюстраций и пр.). Запрещается составлять заверительную надпись на обороте документов и самой обложке дела.

Все последующие  изменения в составе и состоянии  дела (повреждения, замена подлинников  на копии, сведения о проверке наличия  и состоянии дела, отметки о  выдаче дела для использования и  др.) отражаются в заверительной  надписи.

5. Внесение необходимых уточнений  в реквизиты обложки дела. Уточняются наименование организации и ее непосредственная подчиненность на период создания документов, включенных в дело, заголовок дела (тома, части), крайние даты документов дела, количество листов в деле.

6. Подшивка или переплет дела. Документы постоянного срока хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку, требования к которой определены ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования». Если у организации есть возможность, она может осуществить переплет дела. Все это осуществляется таким образом, чтобы обеспечить возможность свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Особо ценные документы хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в картонных футлярах (коробках). Как правило, вариант упаковки документов, поступающих на хранение, определяется тем носителем, на котором они созданы. Для документов, оформляемых на бумаге стандартных форматов (так оформляются в большинстве случаев документы постоянного и временного хранения), - это твердая картонная обложка или особая папка.

Соблюдение  установленных правил обработки  дел имеет целью: 1) обеспечить сохранность  документов, передаваемых на хранение; 2) подготовить полностью дела к  архивному хранению, так как архив  не должен заниматься оформлением дел; архив только дописывает на обложке  дела архивный шифр.

После проведения полного  оформления дел они готовы к длительному  хранению в архиве организации, а  также в установленном порядке  к последующей передаче их на государственное  хранение (для организации-источника  комплектования госархива).

 

4. Практическое задание. 

Составьте и оформите ответное письмо о проведении выставки-продажи, в  котором сообщите о своем согласии принять участие в выставке. К  письму прилагается заявка на участие  в выставке. Формат бланка А-4, бланк  с продольным расположением реквизитов.

 

 

 

 

ООО Строительно-производственная компания «ЛУС» (ООО «СПК «ЛУС») Красноярский тр., д. 121, г. Омск, 644035 Тел /факс (3812) 21-06-17. E-mail spklus@gmail.com ОКПО 67374371, ОГРН 1105543030119, ИНН/КПП 5503223115/550301001   «15» октября 2012г. № 112 На № 1043/п от «14» октября 2012г.  Исполнительному директору  выставочного общества ООО «Транссибирская ярмарка» В.Г. Ивановой, ул. Карбышева, д.104, г.Омск, 644005   Уважаемая Валентина Георгиевна! Благодарим Вас за письмо от 14 октября  и сообщаем, что с радостью примем участие в работе 12-й специализированной выставки-продажи «Строймаркет-2012». Просим Вас зарегистрировать нашу компанию в качестве участника выставки. К  настоящему письму прилагаем каталоги товаров, которые мы хотели бы экспонировать  на выставке. Приложения: заявка на участие в  выставке-продаже на 1 л. в 1 экз., каталог  облицовочного камня – 1 экз., каталог  тротуарной плитки – 1 экз., каталог  кованых изделий (ограждения, ворота, калитки, заборы) – 1 экз.   Директор ООО «СПК «ЛУС» ______________________ М.В. Лусоян

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1

ЗАЯВКА НА УЧАСТИЕ  В ВЫСТАВКЕ, Г. НОВОСИБИРСК

«СТРОЙМАРКЕТ-2012» с «16» по «19»  декабря 2012 г.

УЧАСТНИК ООО «Строительно-производственная компания «ЛУС»

(полное наименование юридического  лица/ФИО индивидуального предпринимателя)

Страна:                                                                  Адрес юридический:  Россия                                                                 644024, г. Омск, ул. Гагарина, 8/2

(индекс, область, город, улица,  дом, офис)

Адрес для направления корреспонденции:  644035, г. Омск, Красноярский  тр., д. 121

(индекс, область, город, улица,  дом, офис)

Телефоны: (3812) 21-10-73

Телефакс:   (3812) 21-06-17

E-mail: spklus@gmail.com

Адрес сайта в Интернете: www.lus.ru

ИНН/КПП: 5503223115/550301001

ОГРН: 1105543030119

Банковские реквизиты Участника:

Р/с № 40702810700800044958 в ОАО «Банк Москвы»  город Омск

Кор. счет № 30101810900000000387, БИК 045209783.