Критерии определения источников комплектования государственных и муниципальных архивов

     Таким образом, современное архивоведение не только занимается изучением ретроспективной документальной информации, но все более глубоко начинает проникать в суть процессов, происходящих с документами в управлении. Общие для документоведения и архивоведения вопросы классификации документов, экспертизы их ценности и описания решаются каждой дисциплиной, исходя из специфики делопроизводства и архивного дела.

     В архивоведение все более проникает кибернетика — наука о процессах управления в сложных динамических системах. Важным для архивоведения является такой раздел кибернетики, как теория информации , на основе которой внедряются механизированные и автоматизированные системы поиска сведений о содержании документов.

     Информатика — изучает на основе достижений кибернетики структуру и общие свойства научной информации, закономерности создания, преобразования, передачи и использования информации в различных сферах человеческой деятельности.

     Информационный  подход дает возможность обработки информации с целью введения ее в механические и автоматические читающие устройства.

     Достижения  физики, химии, биологии и других наук также помогают архивистам решать вопросы сохранности документов.

     Таким образом, архивоведение широко связано с рядом наук и научных дисциплин, оно использует их достижения и само способствует развитию соответствующих отраслей науки. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Список  литературы

1. Архивоведение (конспект лекций). А.Д. Тельчаров. – М.: «Приор-издат», 2004.          
2. Архивоведение. Учебное пособие. О.В. Вовкотруб, Л.Р. Фионова.- Пенза, 2005.
3. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова. Под ред. В.П. Козлова. М.: ПрофОбрИздат, 2002.

 
 
 
 
 

                       
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

     IV. ОРГАНИЗАЦИЯ КОМПЛЕКТОВАНИЯ  АРХИВА ДОКУМЕНТАМИ  АРХИВНОГО ФОНДА  РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ  И ДРУГИМИ АРХИВНЫМИ  ДОКУМЕНТАМИ

     (в  разделе на государственные и  муниципальные музеи и библиотеки  распространяются пп. 4.3., 4.3.1., 4.3.2., 4.4.2., 4.4.3., 4.4.4., 4.7.)

     4.1. Систематическое пополнение архива  документами Архивного фонда  Российской Федерации (комплектование  архива) включает:

     определение источников комплектования архива;

     определение состава архивных документов, подлежащих приему в архив;

     прием-передачу архивных документов в архив.

     Источники комплектования архива

     4.2. Государственные органы и органы  местного самоуправления включаются  в списки источников комплектования  государственных и муниципальных  архивов в обязательном порядке.

     Источниками комплектования архива выступают также  организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы  Архивного фонда Российской Федерации.

     Негосударственные организации, а также граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании договора.

     Негосударственные организации, временно хранящие документы  Архивного фонда Российской Федерации, относящиеся к федеральной собственности, собственности субъектов Российской Федерации или муниципальной  собственности, включаются в списки источников комплектования тех архивов, источниками комплектования которых являлись их предшественники - государственные и муниципальные организации.

     4.2.1. Отнесение к источникам комплектования  архива производится на основании  критериев:

     для организаций:

     функционально-целевого назначения организации (для группы организаций, выполняющих аналогичные  функции, используется форма выборочного  приема);

     полноты отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций;

     для граждан:

     вклад гражданина в развитие науки, культуры и других областей деятельности;

     его роль в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества;

     родственные, дружеские, творческие связи гражданина, место работы, занимаемая должность;

     типичность  его архивных документов для эпохи (документы "рядовых" граждан);

     состав  и содержание собранных гражданином  архивных документов.

     Списки  источников комплектования архива

     4.2.2. Списки источников комплектования составляются архивом на основании законодательства об архивном деле в Российской Федерации, норм пп. 4.2 и 4.2.1 настоящих Правил, а также рекомендаций специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела, подготовленных самостоятельно или совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, в том числе осуществляющими депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.

     Архив ведет список организаций - источников комплектования по установленной форме.

     Список  граждан (собственников или владельцев архивных документов) - источников комплектования ведется по принятой в архиве форме, с обязательным указанием фамилий, имен, отчеств, адресов места жительства, юридического обоснования возможности  передачи их архивных документов в  архив.

     В архиве, принимающем на хранение различные  виды архивных документов, составляются и ведутся самостоятельные списки организаций - источников комплектования научно-технической документацией, списки организаций - источников комплектования аудиовизуальными документами.

     4.2.2.1. Проекты списков источников комплектования федеральных государственных архивов после рассмотрения их на экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архива представляется на согласование Центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК) специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела; государственных архивов субъекта Российской Федерации и муниципальных архивов - на согласование ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела; организаций Российской академии наук - на согласование ЭПК Архива Российской академии наук.

     Решение ЦЭПК специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере  архивного дела, ЭПК уполномоченного  органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере  архивного дела, ЭПК Архива Российской академии наук о согласовании списка источников комплектования архива является основанием для его утверждения  руководством соответствующего архива или органом местного самоуправления (для муниципальных архивов), Президиумом  Российской академии наук.

     Архив вправе вести список возможных источников комплектования.

     Справки, экспертные заключения о включении  организаций и граждан в списки источников комплектования архива или  исключении их из указанных списков, а также о форме приема архивных документов на хранение представляются:

     федеральными  государственными архивами - на рассмотрение ЦЭПК специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере  архивного дела (решение об исключении организации из списка источников комплектования федерального государственного архива в случае ее ликвидации принимается  ЭПК федерального государственного архива);

     государственными  архивами субъектов Российской Федерации  и муниципальными архивами - на рассмотрение ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации  в сфере архивного дела;

     организациями Российской академии наук - на рассмотрение ЭПК Архива Российской академии наук.

     Уточнение и переутверждение списков источников комплектования архивов проводится по мере необходимости. Основанием для этого являются: создание, реорганизация, ликвидация государственного органа, органа местного самоуправления, организации; отказ негосударственных организаций и граждан от сотрудничества с архивом (расторжение договора); решение ЦЭПК специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела и ЭПК Архива Российской академии наук о передаче организации в список источников комплектования другого архива. Организация может быть исключена из списка источников комплектования архива, если в процессе деятельности организации перестали образовываться документы Архивного фонда Российской Федерации.

     4.2.3. Архив ведет наблюдательное дело  на каждый государственный орган,  орган местного самоуправления  и организацию - источник комплектования  архива, в которое включаются  документы, характеризующие его  правовой статус и деятельность, а также работу архива и  организацию документов в делопроизводстве. Наблюдательное дело может быть  заведено и на гражданина-источник  комплектования архива, в которое  включаются сведения о составе  и содержании его архивных  документов.

     В целях учета работы с источниками  комплектования архив вправе создавать  учетно-справочные картотеки и базы данных.