Лекции по " Документационное обеспечение управления"

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 07 Марта 2013 в 13:11, курс лекций

Описание

Раздел 1. Предмет и задачи курса «Документационное обеспечение управления»
Тема 1 Сущность понятий «Документационное обеспечение управления» и «Документирование управленческой деятельности»
Тема 2. Основные свойства, функции и признаки документа

Скачать (63.61 Кб) Сколько стоит заказать работу?
Работа состоит из  1 файл

Курс лекций - Документационное обеспечение управления.doc

— 301.00 Кб (Скачать документ)

 

  Тема 2. Правила оформления реквизитов документов

Наименование  реквизита

Код реквизита

Требования  к оформлению

Пример

Примечания

Государствен-

ный герб РФ

01

Помещают в соответствии с Положением о Государственном  Гербе РФ1

    

Герб субъекта РФ

02

Помещают в соответствии с правовыми актами субъектов  РФ

  

Не воспроизводит-

ся, если на бланке помещен герб РФ

Эмблема организации2 (товарный знак, знак обслуживания)

03

Помещают в соответствии с Уставом (положением) организации

  

Не воспроизводит-

ся, если на бланке помещен  герб РФ или субъекта РФ

Код организации

04

Проставляется в соответствии с общероссийским классификатором предприятий и организаций

ОКПО 0000000000

Присутствует на бланке письма

Основной государствен-

ный регистрационный  номер юридического лица

05

Проставляется в соответствии с  документами, выдаваемыми налоговыми органами и означает номер записи в едином государственном реестре юридических лиц

ОГРН 0000000000

Присутствует на бланке письма

Инн/кпп

06

Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами (ИНН для организаций 10-тизначный  цифровой код, КПП – 9-тизначный цифровой код)

ИНН/КПП 0000000000/000000000

Присутствует на бланке письма

Код формы документа

07

Проставляется в соответствии с общероссийским классификатором  управленческой документации

ОКУД 0000000000

Присутствует на бланке письма

Наименование организации

08

Указывается в полном соответствии с наименованием, закрепленным в  учредительных документах.3

РОСАРХИВ

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский  институт документоведения и архивного  дела

(ВНИИДАД)

  

Справочные данные об организации

09

Указываются: почтовый адрес, адрес  электронной почты, номера телефонов, факсов, телексов, банковских счетов и  другие необходимые для осуществления  ее деятельности сведения

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

Тел/факс (095) 718-78-74

E-mail: mail@unidad.ru

Присутствует на бланке письма

Наименование вида документа

10

Указывается в соответствии с Уставом (Положением) организации  и требованиями УСОРД

ПРИКАЗ

 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Для писем, как правило, не указывается

Дата документа

11

Указывается дата подписания или утверждения (для протокола  – дата заседания, для акта –  дата события) в последовательности: день месяца, название месяца, год. День и название месяца обозначаются двумя парами арабских цифр, год – четырьмя.4

02.10.2006

 

02 октября 2006 г.

Если разрабатывает-

ся несколькими организациями, то датой документа является наиболее поздняя из указанных ими при  подписании

Регистрацион-

ный номер документа

12

Указывается арабскими цифрами порядковый номер по регистрационному журналу. В необходимых случаях последний может дополняться индексом дела по номенклатуре дел организации, кодом корреспондента, кодом исполнителя и пр.

№ 32/12-04

Регистрацион-

ный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присвоенных по журналам каждой из этих организаций и проставленных через косую черту в порядке указания авторов документа

Ссылка на регистрацион-

ный номер и дату документа 

13

Указывается номер и  дата документа, на который дается ответ

На № 21/41-02 от 12.06.2003

Применяется только в  исходящих ответных документах

Указание на место  составления (издания) документа

14

Указываются в соответствии с принятым административно-территориальным делением, с использованием общепринятых сокращений

г. Волгоград

Москва

Указываются, если затруднено его определение по реквизитам 08, 09

Сведения об адресате

15

Указываются наименования адресатов: организаций или структурных  подразделений (в именительном падеже), должностных или физических лиц (в дательном падеже)

Генеральному директору  ОАО «Северные регионы»

 

В.А.Лагутину

 

 

 

 

 

При направлении документа  в несколько однородных организаций (структурных подразделений) сведения указываются обобщенно

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский  институт документоведения и архивного  дела

 

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

 

 

О.П .Образцову

 

ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264

Гриф утверждения документа

16

При утверждении должностным  лицом – УТВЕРЖДАЮ (без кавычек) с указанием наименования должности  утверждающего лица, его подписи, инициалов, фамилии, а также даты утверждения. При утверждении постановлением (решением, приказом, протоколом и т.п.) – УТВЕРЖДЕНО (без кавычек) с указанием наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера

 

 

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный  директор

АО «Электронные технологии»

____Л.В.Кузнецов

«____»_____200_г.

 

Располагается в правом верхнем углу документа

 

УТВЕРЖДЕН

Решением общего собрания акционеров от 05.04.2003 № 14

 

 

УТВЕРЖДЕНО

Приказом ВНИИДАД от 05.04.2003 № 82

Резолюция

17

Указываются фамилии  и инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись поручителя и дата

Морозовой Н.В.

Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект договора с Консалтинговой группой  «ТЕРМИКА» к 05.10.2003

Личная подпись

Дата 

В отдельных случаях  допускается оформление резолюции  на отдельном листе

Заголовок к тексту

18

Включает в себя согласованное  с наименованием документом указание на краткое содержание последнего (обычно в предложном или родительном  падеже).

В строке должно быть не более 28 символов, точка после не ставится, переносы не допускаются, между  строками один интервал, от левого поля или по центру в зависимости от шаблона

ПРИКАЗ

О создании аттестационной комиссии

 

 

 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Ведущего эксперта

 

Заголовок к тексту документов, оформленных на листах А5, может не составляться

Отметка о контроле

19

Указывается на документах, исполнение которых поставлено на контроль штампом «К» или «Контроль»

Контроль

К – в правом верхнем углу красными чернилами

  

Текст документа

20

Составляется на государственном  языке в соответствии с законодательством  РФ (субъекта РФ). Оформляется в виде таблицы, анкеты, связного текста или сочетания перечисленного.

    

Отметка о наличии  приложения

21

При наличии приложений к документу – Приложение: на стольких-то листах, в стольких-то экземплярах. Для приложения, не названного в тексте, указывается и его наименование. При наличии нескольких приложений приводится их нумерация

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

 

Приложение:
  1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в1 экз.
  2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Приложение: письмо Росархива  от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Подпись

22

Включает в себя наименование должности, личную подпись, ее расшифровку (инициалы и фамилию). Если документ подписывают несколько лиц, находящихся на разных должностных уровнях, то подписи располагают одна под другой. Если документ подписывают лица, находящиеся на одном должностном уровне, то их подписи должны располагаться на одном уровне

 

Должность не указывается (указывается сокращенно) при оформлении на бланке должностного лица

Гриф согласования документа

23

При согласовании должностным  лицом – СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности, личная подпись  лица, проводившего согласование, ее расшифровка, дата согласования. При согласовании другим документом – СОГЛАСОВАНО, наименование документа, наименование разработчика документа, дата и номер документа

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

Личная подпись А.Г.Грязнов

Дата 

  

Виза согласования документа

24

Указываются должность, личная подпись визирующего, ее расшифровка, дата визирования. При наличии замечаний  выше подписи делается пометка: «замечания прилагаются». Виза ставится на обороте  последнего листа подлинника документа  или копии отправляемого документа (письма)

Руководитель  юридического отдела

Личная подпись  А.С.Орлов

Дата

При необходимости согласования с четырьмя и более должностными лицами оформление виз производится на «Листе согласования». Замечания  прилагаются на отдельном листе

Печать

25

Ставится на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих  факты, связанные с финансовыми  средствами, а также на иных документах, для которых требуется заверение  подписи

  

Ставится на свободном  поле левее подписи, с частичным  перекрытием личной подписи или поверх отметки М.П. (место печати)

Отметка о заверении  копии

26

Указываются «Верно», должность, личная подпись лица, заверившего  копию, расшифровка подписи, дата заверения

Верно

Инспектор службы кадров                   личная подпись            Т.С.Левченко

Дата 

При необходимости заверяется печатью организации. Ксерокопии, содержащие изображение оттиска печати организации, повторно печатью не заверяются

Отметка об исполнителе

27

Указываются инициалы и  фамилия исполнителя, номер его  телефона

В.А.Жуков

45 12 33

 

Располагается в левом  нижнем углу лицевой или оборотной  стороны последнего листа документа

Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело

28

Указываются ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, либо отметка «В дело такое-то», личная подпись исполнителя и дата исполнения

  

Отметка об исполнении документа  может быть подписана руководителем  подразделения, в котором исполнен документ

Отметка о поступлении  документа в организацию

29

Указываются порядковый номер и дата поступления документа в правом нижнем углу

Вх. № 27

14.10.2006

В необходимых случаях  также указываются часы и минуты поступления документа

Идентификатор электронной  копии документа

30

Указываются наименование файла, дата и другие данные, необходимые для поиска документа

  

Проставляется в левом  нижнем углу (колонтитуле) каждого листа  документа


 

 

Тема 3. Бланки документов

Бланк — это лист бумаги формата А4 или А5 с заранее  воспроизведенными реквизитами, содержащими  постоянную информацию об организации-авторе документа.

Виды бланков:

  • Основные: общий бланк  и бланк для письма
  • Дополнительные: бланк конкретного вида документа, кроме письма; должностной бланк; бланк структурного подразделения; бланк для работы с зарубежными партнерами.

Общий бланк содержит следующие реквизиты:

  • Герб (для организаций, имеющих на это право) (01, 02);
  • Эмблема организации (при наличии герба не проставляется) (03);
  • Наименование организации (08)
  • Трафаретные части реквизитов (дата и номер документа) (11, 12).

Бланк письма имеет следующие реквизиты:

  • Герб (для организаций, имеющих на это право) (01, 02);
  • Эмблема организации (при наличии герба не проставляется) (03);
  • Наименование организации (структурного подразделения) (08);
  • Справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, а также, по усмотрению организации, номера телефаксов, адрес электронной почты, Web-страницы в Интернете, номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК), номер и дату лицензии) (09);
  • Код организации (предприятия) по ОКПО (04);
  • Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (05);
  • Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (06);
  • Трафаретные части реквизитов (дата, номер документа и ссылка на номер и дату документа) (11, 12, 13).

Расположение реквизитов бланка предусмотрено в двух вариантах: продольном и угловом.

При продольном варианте все реквизиты бланка располагают  вдоль и выравнивают либо по ширине, либо по центру.

При угловом варианте реквизиты бланка занимают площадь 73х88 мм в левом углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади.

Способы изготовления бланков:

  • типографический
  • компьютерный
  • штемпельный

Особенности работы с гербовыми бланками

Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическими и штемпельно–граверными предприятиями, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технологических возможностей для изготовления бланков на должном качественном уровне. Изготовление гербовых бланков осуществляется по заказам органов государственной власти и учреждений, имеющих право на использование герба (исполнительная и законодательная власть, суд, прокуратура, министерства, ведомства). Гербовые бланки подлежат строгому учету и хранению. Использование компьютерных шаблонов с государственным гербом запрещено. (Учет бланков в регистрационных учетных формах; уничтожение по акту).

При изготовлении бланков  запрещено:

  • Размещение на бланке только сокращенного названия организации- автора документа, отсутствие сведений о ведомственной принадлежности и организационно-правовой форме.
  • Составление бланка на 2-х языках, но с различной информацией об авторе документа.
  • Украшение бланка рисунками, которые можно принять за эмблему.
  • Размещение на бланке справочных данных об авторе, не соответствующих требованиям государственного стандарта.
  • Произвольное расположение реквизитов бланка, не соответствующих требованиям государственного стандарта.
  • Размещение дополнительных элементов в оформлении  (линии, штрихи, вензеля, другие «художественные» украшения).
  • Размещение реквизитов на бланках российских организаций по образцу бланка зарубежных партнеров, что нарушает отечественные традиции оформления документов и уместно только для совместных предприятий.

.

 

 

Тема 4. Особенности языка и стиля служебных документов

Требования  к текстам служебных документов

  • краткость и компактность изложения официального материала;
  • точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие терминов;
  • последовательность использования технических приемов правотворчества;

Официально-деловой  стиль – это совокупность языковых средств, позволяющих обслуживать сферу официально-деловых отношений, которые возникают: между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их  производственной, хозяйственной и юридической деятельности.

Сфера применения деловой речи —  официально–деловые ситуации и служебные  документы, соответствующие официально-деловым  отношениям.

 Различают три разновидности  делового стиля:

- собственно официально–деловой  стиль (канцелярский)

- юридический стиль (язык законов  и указов)

- дипломатический 

Специфика официально-делового стиля проявляются и в тексте (закономерности построения документа, его содержания) и в языке (стилистика, лексические стандарты, морфологические и синтаксические средства)

Характерные черты  официально-делового стиля:

- подчеркнутая официальность

- адресность

- повторяемость пользования стандартных  словарных единиц

- нейтральность и лаконичность  изложения

- точность и ясность изложения

- тематическая ограниченность  излагаемого содержания

Стандартизация деловой  речи заключается в универсализации  многих слов, употреблении трафаретов, штампов, канцеляризмов, профессионализмов  и  речевых формул. Это придает  деловой речи фразеологическую устойчивость и помогает сократить время на поиск форм выражения в стандартных ситуациях.

Таким образом, стандартизация деловой  речи повышает информативность документа, облегчает восприятия текста специалистами  и способствует оперативности документооборота в целом.

Редакторская  правка служебных документов

Редактирование (проверка и исправление текста) – один из важнейших этапов работы над документом.

Документ, содержащий ошибки (фактические, стилистические, орфографические  или какие-либо другие) осложняет процесс общения, требует дальнейших устных или письменных уточнений, отнимает время у участников коммуникаций; снижает авторитет подписавшего  документ должностного лица или организации-автора документа, ставит под сомнение квалификацию сотрудников, работающих в сфере делопроизводства данной организации, является «бомбой замедленного действия», рано или поздно содержащиеся в нем неточные и неверные сведения могут быть использованы и нанесут получателю информации существенный вред.

Этапы редактирования:

  • Ознакомление со всем текстом и выделение в нем абзацев.
  • Логико-смысловой и композиционный анализ текста. Текст должен быть тематическим связным.
  • Проверка построения сложных предложений, затем простых предложений и далее словосочетаний отдельных слов.

Правка может быть стилистической (требует безупречной  грамотности, тонкого чувства слова) и смысловой (основана на знании существа вопроса, владении фактическим материалом). 

Редактировать может  автор документа и другие лица (степень вмешательства в текст должна быть минимальной, не затрагивающей смысл написанного).

Виды правки:

- правка–вычитка (исправление  опечаток, орфографических и пунктуационных  ошибок);

- правка–сокращения  (необходима для того, чтобы сделать  документ короче или при избыточности информации);

- правка-обработка (улучшение  текста за  счет уточнения стилевой  принадлежности слов и языковых  средств выражения, устранения  стилистических и смысловых ошибок);

- правка-переделка (полное  изменение композиции текста).

Отредактированный документ должен соответствовать следующим показателям:

- Не содержит фактических  ошибок и опечаток;

- Идеально грамотен  с точки зрения орфографии  и пунктуации; 

- Имеет оптимальный  объем; 

- Строится по законам  логики

- Соответствует стилистическим нормам русского литературного языка и специальным требованиям официально-делового  стиля.

Лексические и  грамматические проблемы, которые возникают при составлении и редактировании официальных текстов

Лексика

  • Сочетаемость слов
  • Использование терминов
  • Использование иностранных слов
  • Плеоназм
  • Тавтология
  • Различение паронимов

Словарь сочетаемости слов русского языка/Под ред. П.Н.Денисова, В.В.Морковкина – М., 1983

 

Словари иностранных  слов

Орфография 
  • Правописание имен собственных
  • Имена прилагательные, образованные от имен лиц
  • Географические названия
  • Названия учреждений, организаций, предприятий
  • Названия документов, памятников культуры
  • Наименования должностей и званий
  • Словообразование:
  • Аббревиатуры
  • Графические сокращения
  • Правила графического сокращения слов
  • Правила аббревиации
  • Правила использования сокращений и аббревиатур
  • Определение грамматического рода аббревиатур

Новый словарь сокращений русского языка. – М., 1995

 

ГОСТ Р 1.5-92. Государственная  система стандартизации РФ. Общие  требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов. – п. 4.12. Сокращения.

Грамматика (морфология)
  • Использование предлогов
  • Выбор падежа существительного при синонимичных словах
  • Склонение сложных составных слов
  • Склонение числительных

Горбачевич К.С. Нормы  современного русского языка, изд. 3-е. – М., 1989

 

Розенталь Д.Э., Теленкова  М.А. Словарь трудностей русского языка, изд. 3-е. – М., 1984

 

Розенталь Д.Э. Практическая стилистика русского языка, изд. 3-е. –  М., 1974

Грамматика (синтаксис)
  • Действительный, страдательный, безличный оборот
  • Расщепленное сказуемое
  • Согласование сказуемого с подлежащим
  • Порядок слов
  • Использование деепричастных оборотов
  • Нанизывание косвенных падежей
  • Структура сложного предложения

Композиция документа
  • Целесообразное количество информации
  • Структурирование текста в соответствии с содержанием
  

Информация о работе Лекции по " Документационное обеспечение управления"