Лекции по "Делопроизводству"

2.5. Ұйымдық-әкімдік құжаттар

 

Құрылымдық бөлімшелер туралы ережелер

 

Құрылымдық бөлімшелер (бухгалтерия, жарнама, өткізу, күзет бөлімдері) жарғыға бағына отырып, соның негізінде күнделікті жұмыстарын жүзеге асыратын құжатқа да ие болады. Ондай құжат құрылымдық бөлімшелер туралы ереже болып табылады. Ереже әрбір бөлімше үшін жеке жасалынады және онда бөлімшенің құқықтық мәртебесі, міндеттері, қызметі, құқығы, жауапкершілігі мен міндеттемелері көрсетіледі.

Мәтіннің «Жалпы ережесінде» (кіріспеде) бөлімшелердің бағыныштылығы, басшыны тағайындау және босату тәртібі, басшыға қойылатын квалификациялық талаптар, басшы болмаған кезде оны ауыстырудық тәртібі көрсетіледі. Бөлімде құрылымдық бөлімше басшылыққа алатын құқықтық актілер аталады.

«Негізгі  міндеттер» атты бөлімде аталған бөлімшенің қызметінің бағыты баяндалады.

«Қызметтер» бөлімінде шаруашылық қызметінің нақты түрлері көрсетіледі. 

«Құқықтары  мен міндеттері» бөлімінде бөлімшенің басшылық пен басқа бөлімшелерге және өзге  ұйымдарға қатысты алғанда орындайтын міндеттемелері мен қызметтерін жүзеге асыруға қажетті құқықтары ашылады.

«Жауапкершілік» бөлімінде міндеттемелердің мезгілінде орындалмағаны немесе сапасыз орындалғаны үшін, яғни, берілген құқығын дұрыс пайдаланбағаны үшін бөлімше басшысын қандай, қай мөлшерде және кім жауапкершілікке тартатыны сипатталады.

«Өзара қарым-қатынас. Байланыстар» бөлімінде аталған бөлімше кіммен және қақдай бағытта әрекет ететіні, кіммен бірлесіп жұмыс жасайтыны т.б. аныңталады.

«Жұмысты ұйымдастыру» бөлімінде бөлімшенің жұмыс тәртібі, қызметін тексеру қалай жүзеге асаты-ны, оның қайта құрылуы мен таратылуы сияңты мәселелер айқындалады.

Бұл ережелерді бөлімшелердің жетекшілері, вице-президенттер жасап, оларды бірінші басшы бекітеді. Осы бекіту сатысында кәсіпорын қызметтері арасындағы жауапкершілік пен құзыреттерін бөлу нақты жүзеге асады.

Лауазымдық нұсқаулықтар

Лауазымдық нұсқаулық кәсіпорын қызметкерлерінің құқықтық жағдайын, қызметтерін, құқықтарын, міндеттері мен жауапкершілігін белгілейді.

Лауазымдық нұсқаулықтың тепе-теңдігі мынаны білдіреді: лауазымға тек оларды орындауды қамтамасыз ететін құралдар арқылы орындалатын қызметтер ғана беріледі.

Лауазымдық нұсқаулық мәтініне, ең алдымен «Жалпы ережелер» кіреді. Онда маманның қызмет аясы, оны тағайындау, ауыстыру және босату тәртібі белгіленеді, квалификациялық талаптар аныңталады. Сондай-ақ, ол кімге бағынатын, кімді басқаратыны айңындалады. Бөлімде маман өз жұмысында басшылыққа алуға тиіс заң актілері көрсетіледі.

«Қызметтері» бөлімі маманның қызметінің бағыт-тарын аныңтайды.

«Лауазъшдық міндеттемелері» бөліміне маманның нақты міндеттері, оның басқару процесіне қатысу түрлері (басқарады, бекітеді, даярлайды, қамтамасыз етеді, орындайды, бақылайды т.б.) санамалап көрсе-тіледі.

«Құқықтары» бөлімінде маманның, өз міндеттемелерін орындауға қажетті құқықтары аныңталады.

«Жауапкершілік» бөлімі өз міндеттемелерін сапасыз және өз мезгілінде орындамағаны үшін жауапкершілікті белгілейді.

«Лауазым  бойынша байланыстар» бөлімінде хабар алмасу мен қызметтік өзара қатынастар шеңбері, құжаттардық жүргізілу тәртібі т.б. белгіленеді.

Лауазымдық нұсқаулықты бөлімшенің басшысы және кәсіпорынның директоры бекітеді.

Жеке құрам бойынша ереже 

Бұл құжат дәстүрлі түрде  «Ішкі еңбек тәртібінің ережесі» деп аталады. Онда жұмысшыларды жұмысқа алу, босату тәртібі, кәсіпорын мен қызметкерлердің негізгі құқықтары, міндеттері, кәсіпорындағы еңбек шарттары мен ұйымдастырылуы аныңталады. Құжат еңбек туралы заңға негізделеді, жұмыс беруші мен жұмысшының өзара қатынасын реттейді.

Құжаттың үлгісі мынадай  деректерден тұрады: кәсіпорынның атауы, құжаттың аты, күні, нөмірі, шығарылған орны, мәтіннің тақырыбы, бекіту белгісі, құрастырушылардық бұрыштамасы, құжаттың еңбек ұжымымен келісілгені туралы белгісі.

«Жалпы. ережелерде» ереженің құқықтың негізі аныңталады, мамандардық санаттары белгіленеді (басшы қызметкерлер, қызметкерлер, жұмысшылар).

«Жұмысқа алу» бөлімінде түрлі санаттағы қызметкерлерді жұмысқа алудық тәртібі мен мерзімі, еңбек қатынастарын рәсімдеудің тәртібі түсіндіріледі.

«Жұмыс уақыты мен демалыс уақыты» бөлімінде жұмыс аптасының, жұмыс күнінің ұзаңтығы, демалыс күндері, мерзімінен артық жұмыс істеудің шарттары белгіленеді.

«Еңбек демалысы» бөлімінде демалыстың ұзаңтығы, кезеңдері, ақы төлеу және демалыстың өр түрлі түрлерін алудық тәртібі қарастырылады. Демалысқа шығу құқығының болуына еліміздің заңымен кепілдік беріледі. Ережеде бұл құқық бұзылмауы тиіс.

«Іссапар және ауыстыру» бөлімінде (бұл жерде екі бөлім болуы мүмкін) басқару істерінің мерзімі, шарттары және тәртібі белгіленеді.

«Еңбекақы, әлеуметтік сацтандыру және өтемақы төлеу» бөлімі өте мақызды бөлім болып есептеледі. Бұл бөлімде еңбекақының түрі (келісімді немесе мерзімді), еңбегі үшін сыйақының көлемі мен шарттары, төлеудің кезеңдері, өтемақының мөлшері мен төлену төртібі аныңталады.

«Мадақтау және жазалау шаралары» бөлімінде моральдік және материалдық мадақтау, жазалаудық түрлері, шарттары және тәртібі белгіленеді.

«Қызметтен босату» бөлімінде әр түрлі санаттағы жұмысшыларды қызметтен босатудық шарттары мен тәртібі, бұл жардайдағы кепілдіктер мен өтемақылар қарастырылады.

Қызметке алу, босату, жазалау  жөніндегі еңбек даулары бағыныштылық немесе зандар негізінде шешіледі. Мұны «Еңбек дауларын қарау» атты 10-бапта қарастырады.

Штат  кестпесі

Кәсіпорынның құрылымы, сандық құрамы, бірін-шіден, «Құрылым және штат саны» деген құжатта бекітіледі. Құжаттың мөтіндік бөлігі кесте түрінде орындалады.

Құжат кәсіпорынның бланкісінде жасалып, оған басшының орынбасары қол қояды, бас есепшіменкелісіліп, бірінші басшы бекітеді.

Кәсіпорынның лауазымдық және сандық құрамы, 
жалақы қоры көрсетіліп, «Штат кестесінде» бекітіледі.

Штат кестесіне кәсіпорын  басшысының орынбасары   қол қойып, бас есепшімен келісе отырып, кәсіпорын басшысы бекітеді. Бекіту белгісінде кәсіпорынның жалпы штат саны, еңбек ақының айлық қоры көрсетіледі.

Бұл аталған құжаттарға тек директордық бұйрығымен өзгерістер енгізіледі.

Бұйрықтар

Бұйрық беру ңүңығына, әдетте, бірінші басшына реттеуші әкімшілік басшысы ие. Кәсіпорын директоры мен оның орынбасарлары - құрылымдық бөлім-ше жетекшілері нұсқау, жарлықтар бере алады.

Мазмұны жағынан бұйрықтар екі түрге бөлінеді: негізгі қызмет бойынша және жеке қызметкерлер құрамы бойынша бұйрықтар.

Негізгі қызмет бойынша бұйрықтар өндіріс істері, жоспарлау, есеп беру, қаржыландыру, несие алу-беру, тауарлар өткізу мен қызмет көрсету ұсыну, ұйымдастыру мәселелері бойынша басқару жөніндегі шешім-дерді белгілейді. Олар жоғары органдардық шешімдерін орындау, шаралар белгілеу, орындау мерзімі мен бақылауды және оған жауаптыларды аныңтау керек болғанда шығарылады.

Бұйрық нормативті және жекелік болуы мүмкін. Мысалы, еңбек тәртібі ережелерін бекіту туралы бұйрық директордан басқа, барлық қызметкерлерге қатысты, сондықтан ол нормативті болады. Ал өтемақы төлеу туралы бұйрық жеке адамдарға қатысты болғандықтан жекелік болады.

Бұйрықтың жобасы кәсіпорын мамандары тарапынан әзірленеді де, орынбасарлармен, қызмет бабы бойынша бастықтармен, заңгермен, бас бухгалтермен (қаржы жөніндегі), кадрлар бөлімі бастығымен келісіліп, директор қол қояды. Бұйрық беру тәртібі бұзылғанда, оның заңды күші жойылып, кері қайтарылады. Бұйрық жобасына оның қажеттігін, заңдылығын негіздейтін құжаттао коса тітжелетгі.

Бұйрық, егер оның мәтінінде өзге мерзім көрсетілмесе, қол қойылған күннен бастап күшіне енеді. Қол қою құқығына мекеме басшылары, олардық бірінші орынбасарлары, сондай-ақ біліктілігі жоғары және басшының тапсыруымен кейбір құзырлы адамдар ие бола алады. Егер мәтінде бұйрықтың аяқталу мерзімі көрсе-тілмесе, оның күші тұрақты болады. Оның күшін мекеме басшысы жақа бұйрық шығарып қана жоя алады, не-месе жоғары құзырлы орган не сот жояды.

Негізгі қызмет бойынша бұйрықтар кәсіпорынның бланкісіне толтырылады және мынадай деректерден тұрады: кәсіпорын атауы, құжат түрінің атауы (бұйрық), мерзімі, индексі (нөмірі), мәтін тақырыбы (бекіту туралы, тапсырма туралы т.б.) бақылау туралы белгі, мәтін, қойылған қол, бұрыштама, құжаттың орындалғаны туралы, мәліметтердің магнит таспасына аударылғаны туралы белгілер.

Бұйрықтың мәтіні екі бөліктен тұрады: белгілеуші және жарлық.

Белгілеуші бөлікте тиісті істердің мақсат-міндеттері, бұйрық шығарудық себептері баяндалады, не бұйрық шығаруға негіз болған сілтеме жасалады.

Жарлық бөлігі жеке жолға жазылған «БҰЙЫРА-МЫН» деген сөзден басталады. Мәтіннің бұл бөлімінде орындалатын істер, оған жауапты адамдардық аты-жөні, лауазымы, іске асыру мерзімі көрсетіледі. Ол араб са-нымен нөмірленетін тармақтарға бөлінуі мүмкін. Өр тармақ үшінші жақ, бұйрық рай, ырықсыз етіс түл-ғасындағы етістіктен (тапсырылсын, жариялансын т.б.) және бұйрықты орындаушыны (лауазымды адамды не-месе бөлімшені) көрсетуден басталады. Орындауға жауаптылықты: «Бұйрықтың орындалуын бақылау (лауа-зымы, аты-жөні) жүктелсін» деп көрсетіледі.

Жекелеген тапсырмалар бұйрыққа ңосьшша ретінде берілуі мүмкін және бұйрық мәтінінде оларға: сілтеме жасалуы тиіс (қосымшаға сөйкес). Егер қосымшалар бірнешеу болса, олардық әрқайсысы нөмірленеді. Бұйрық пен қосымшалардық беттері бірықғай құжат түрінде нөмірленеді.

Бұйрықтан көшірмеде жарлықңа дейінгі барлық деректер сақталады, ал жарлық бөлімінен тек нақтылы сол жағдайға қажет мағлұмат алынады. Көшірме де үзінді нұсқа сияқты куәландырылады.

Нұсқаулар мен жарлъщтпар

Нұсқау - ақпараттық-әдістемелік немесе ұйымдастырушылық сипатқа ие құжат. Нұсқаулар бұйрық, нұсқау, жарлықтардық орындалу тәртібін түсіндіреді. Нұсқауға қол ңою құқығына бірінші басшы, бас мамандар ие.

Нұсқаудық мәтіні бұйрықтағыдай белгілеуші және жарлық бөліктерінен тұрады.

Белгілеуші  бөлігі: «орындау мақсатымен», «соған сәйкес», «мақсатында» деген сөздерменбасталады. Жарлық бөлігі бұйрықтағыдай құрылады.

Жарлық - басқарудық шұғыл мәселелері бойынша шығарылатын ңүқыңтық акт. Оған директордық орынбасарлары, өз өкілеттіліктері шегінде құрылымдық бөлімше қол қояды.

Жарлықтың мәтіні бұйрықтағыдай құрамды бөліктерден тұрады.

Жарлық құжатының сапалы болуы пішіні жағынан дұрыс болуына ғана емес, мазмұны жағынан толық, аның, дәл болуына да байланысты.

Хаттамалар. Қаулылар. Шешімдер

Мүндай құқықтық актілерді алңалық басқару органдары қабылдайды. ҚР Азаматтық Кодексіне, басқа да заң шығару актілеріне сәйкес мемлекеттік басқару органдары мынадай жарлық құжаттар шығарады: Министрлер Кабинеті - қаулылар; Премьер-Министр және оның орынбасарлары - жарлықтар; министрліктер- министрлердің бұйрықтарын, алңа шешімдерін; комитеттер мен комиссиялар - қаулылар, бұйрықтар, нұсқаулар: кооперативтік ұйымдар - шешімдер; қоғамдық ұйымдар - қаулылао. жаолыктяп.

Хаттама - жиналыстарда, кеңестерде, конферен-циялар мен алқалық органдардық мәжілістерінде мәселені талқылау мен шешім қабылдаудық барысы туралы мәлімет беретін құжат.

Хаттаманың екі тцрі болады:

Қысқа хаттамаларда (оның мөтінінде) күн тәртібі, сөйлеушілердің аты-жөні, сөйлеген сөздерінің тақырыбы және қабылданған шешімдер көрсетіледі. Сөйлеген сөздерінің толық мәтіні келтірілмейді.

Толық хаттамаларда сөйлеген сөздердің барлығы көрсетіледі.

Хаттаманың деректемелері: мекеменің атауы; құжаттың атауы; мәжілістің өткен күні; индексі (нөмірі); мәжіліс өткен орын; бекіту грифі (егер қажет болса); тақырыбы (жиналыстың, алқалық органның атауы); мәтін.

Мәтіннің кіріспе бөлігінде  қатысушылардық құрамы, күн тәртібі; негізгі бөлігінде тыңдллған мәселе, сөйлеген сөздер және қабылданған қаулы көрсетіледі. Құжаттың соңында төраға мен хатшының қолы қойылады.

Қаулы

Қаулы - алқалық негізінде жұмыс істейтін мекемелерде шешімдерді, үйғарымдарды жинақтайтын ресми құжат. Қаулы мәжілістерде, жиналыстарда талңыланатын мәселелер бойынша қабылданады, онда көрсетілген шаралардық орындалуы міндеттеледі.

Ірі мекемелерде , министрлікте қаралатын  мәселе бойынша алдын ала аныңтама және аныңтама негізінде қаулының шешімінің жобасы әзірленеді. Қаулы мен шешім тілдік құрылысы жағынан ұқсас.