Локальные нормативные акты как организационная основа делопроизводства

Локальные нормативные акты как  организационная основа делопроизводства

 

 

Основным локальным нормативным  актом в сфере делопроизводства является Инструкция по ведению делопроизводства в организации (далее - Инструкция), закрепляющая принципиальные положения и технологические решения по документационному обеспечению управления. В разделе "Подготовка документов" Инструкции перечислены требования к составлению и оформлению служебных документов, включенных в Табель форм документов. Обязательным дополнением (приложением) к данному разделу Инструкции должны стать Альбом форм документов и Сборник типовых и трафаретных текстов документов. График документооборота организации должен стать приложением к разделу "Организация документооборота" Инструкции. О Сборнике типовых и трафаретных текстов документов, Графике документооборота организации, а также о содержании не рассмотренных нами ранее разделов Инструкции мы расскажем вам в этой статье.

 

Сборник типовых и трафаретных  текстов документов

 

Необходимым дополнением к Табелю и Альбому форм служит Сборник типовых и трафаретных текстов документов (далее - Сборник). Сборник должен отражать специфику деятельности организации и помогать работникам быстро, качественно и с минимальными трудозатратами составлять и оформлять служебные документы по любым возникающим вопросам.

 

Важной задачей службы делопроизводства является постоянное обновление и пополнение Сборника новыми образцами текстов, а также отдельными примерами  правильного употребления языковых оборотов, составляющих основу делового стиля, которым должны быть написаны официальные документы.

 

Типовые тексты, как правило, разрабатываются  для многостраничных документов - положений, должностных инструкций, договоров и т. д.

 

Например, в крупной организации, имеющей несколько обособленных структурных подразделений (филиалов, представительств), целесообразно подготовить типовые правила внутреннего трудового распорядка, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работников. Названные типовые документы будут использоваться как в головной организации, так и в филиалах, с "привязкой" к особенностям деятельности конкретного подразделения, вызванным территориальными, климатическими, социальными и др. условиями.

 

Трафаретные тексты характерны для  небольших по объему документов, многократно составляемых в течение календарного года или периодически подготавливаемых из года в год. Например, организация для прохождения производственной практики ежегодно принимает студентов вузов, предварительно определяя их численность и место работы. Соответствующее предложение, направляемое в вуз, должно быть трафаретным, т. е. содержать постоянные части текста и отведенные места для переменной информации, например:

 

"Для прохождения производственной  практики в 200 / учебном году  предлагаем направить в нашу организацию в период с_____по______студентов___курса в количестве____чел.

 

Для организации и проведения практики назначены руководители практики и  выделены рабочие места в следующих  структурных подразделениях:

 

 

 

Просим подтвердить ваш запрос о проведении производственной практики студентов с учетом наших предложений в срок до____".

 

Сборник типовых и трафаретных  текстов разрабатывается службой  делопроизводства с участием структурных  подразделений и утверждается приказом руководителя организации.

 

Раздел "Организация документооборота" Инструкции

 

Движение потоков документов, поступающих  из других организаций (входящих), отправляемых в другие организации (исходящих), создаваемых  и используемых в организации (внутренних), отражается в Инструкции в разделе "Организация документооборота".

 

Для входящих документов необходимо подробно описать  этап их предварительного рассмотрения и показать, как документы подразделяются:

 

 

на регистрируемые в службе делопроизводства и регистрируемые в структурных подразделениях;

 

 

передаваемые  на рассмотрение руководителю организации  и направляемые непосредственно  в структурные подразделения;

 

 

контролируемые  в ходе исполнения и неконтролируемые.

 

Для исходящих  и внутренних документов устанавливаются  основные этапы движения проектов документов, полномочия работников организации по их согласованию и подписанию, порядок доведения документов до исполнителей, правила отправки документов в зависимости от способа передачи по каналам связи: почта, факс, телеграф, электронная почта и др.

 

В этом же разделе  должно быть определено, кто и как  ведет учет объема документооборота в организации, как используются получаемые данные для совершенствования  работы с документами и определения  оптимальной штатной численности  работников делопроизводственной службы.

 

График  документооборота организации

 

Приложением к разделу "Организация документооборота" Инструкции должен стать График документооборота организации (далее-График) (приложение).

 

График  документооборота организации - это  сводный график, составными частями которого являются графики документооборота структурных подразделений.

 

В Графике  должны быть показаны все действия, осуществляемые в процессе работы с  документом, указаны их исполнители  и приведены необходимые характеристики выполняемых процедур.

 

Представляется вполне оправданным составление графиков документооборота структурных подразделений с учетом особенностей состава документации и технологии ее обработки в конкретном подразделении. Поэтому наименование граф и их количество в графиках документооборота подразделений (например, отдела кадров и бухгалтерии) будут различными.

 

График разрабатывается структурными подразделениями под методическим руководством службы делопроизводства и утверждается приказом руководителя организации.

 

Изменения в нормативно-методические документы по ведению делопроизводства (в Табель форм, Альбом форм, Сборник текстов, График документооборота) вносятся приказами руководителя организации. При большом количестве существенных изменений документы утверждаются заново.

 

Информационно-поисковая система  организации и контроль исполнения документов

 

В разделе Инструкции "Информационно-поисковая  система организации" должны быть показаны регистрационные формы (книги, журналы, карточки, автоматизированный учет документов), порядок индексации документов, особенности регистрации и поиска входящих, исходящих и внутренних документов.В разделе "Контроль исполнения документов" характеризуется система постановки документов на контроль и ведения контроля, указывается порядок снятия документов с контроля, устанавливаются показатели, определяющие состояние исполнительской дисциплины, а также перечисляются меры воздействия на нарушителей сроков исполнения документов. Особое внимание в Инструкции должно быть уделено предупредительному контролю, направленному на исключение ситуаций, приводящих к срыву сроков исполнения документов.

 

Организация документов в делопроизводстве и передача документов на архивное хранение

 

Вопросы систематизации документов в  соответствии с разработанной в  организации номенклатурой дел, порядок формирования документов в дела, признаки заведения дел, правила формулирования заголовков дел и их индексации раскрываются в разделе "Организация документов в делопроизводстве".

 

Здесь же должен быть показан порядок  оперативного хранения документов: оформление обложек дел, использование дел в справочных целях, условия изъятия при необходимости отдельных документов и дел и т. п.

 

В Инструкцию обязательно включаются вопросы проведения экспертизы ценности документов, организации деятельности экспертной комиссии и оформления результатов ее работы - раздел "Передача документов на архивное хранение".

 

В разделе должен быть приведен порядок  составления описей дел, отбора документов на уничтожение, передачи документов длительных и постоянного сроков хранения в  архив организации, отбора и передачи документов в упорядоченном состоянии в государственные и муниципальные архивы на основании соответствующего договора.

 

Названные разделы Инструкции при  необходимости могут быть дополнены  другими по усмотрению организации. Например: "Порядок размножения служебных документов", "Совершенствование системы делопроизводства", "Контроль состояния делопроизводства" и др.

 

В качестве самостоятельных разделов Инструкции желательно выделить порядок  работы с бухгалтерской, кадровой, технической и другими видами документации.

 

Инструкция по конфиденциальному  делопроизводству

 

Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию, лучше изложить в отдельной инструкции, т. к. знакомиться с ней и работать в соответствии с ее требованиями должны лишь те сотрудники, которые имеют доступ к документам, содержащим коммерческую тайну, в то время как Инструкцией по делопроизводству руководствуются все работники организации, связанные с обработкой документов.

 

В Инструкции по конфиденциальному делопроизводству должны быть указаны:

 

 

виды информации, составляющей коммерческую тайну;

 

 

виды и разновидности конфиденциальных документов;

 

 

правила работы с этими документами;

 

 

доступ к конфиденциальной информации;

 

 

режим коммерческой тайны, ее охрана и т. п.

 

Приложения к Инструкции по делопроизводству

 

К инструкциям по делопроизводству целесообразно прилагать (помимо названных  выше документов):

 

 

образцы бланков официальных документов организации;

 

 

регистрационные формы;

 

 

разработанные в организации классификаторы и перечни, например: классификатор структурных подразделений, классификатор исполнителей, перечень причин неисполнения документов и т. п.;

 

 

формы документов аналитического характера: справка о состоянии исполнительской  дисциплины, сведения об объеме документооборота и т. д.;

 

 

формы номенклатуры дел, описей документов и дел, листа-заверителя дела.

 

Инструкции  по делопроизводству разрабатываются  службой делопроизводства с участием представителей всех структурных подразделений  организации. Согласованный проект Инструкции утверждается приказом руководителя организации, т. к. введение Инструкции в действие требует осуществления ряда организационных мероприятий, которые должны быть доведены до работников организации распорядительным актом руководителя, например:

 

 

 

 

 

Изменения в Инструкцию по делопроизводству вносятся приказами руководителя организации.

 

За невыполнение или ненадлежащее выполнение требований инструкции по делопроизводству работники  организации несут дисциплинарную ответственность, что должно найти отражение в соответствующих разделах их должностных инструкций.

 

Служба  делопроизводства обязана постоянно  оказывать методическую помощь структурным  подразделениям организации по вопросам применения Инструкции по делопроизводству. При необходимости эта служба организует и проводит занятия с работниками структурных подразделений, направленные на разрешение проблем, возникающих в процессе применения Инструкции.