Место и роль документов в управлении на современном этапе

              Введение  
 
Основой управленческой деятельности является информация, а сам процесс управления представляет собой непрерывный процесс сбора, обработки и передачи информации. Наиболее распространённым носителем информации является бумага. Информация, зафиксированная на бумаге и снабженная необходимым реквизитом (гриф, исходящий номер и др.) становится документом. Документ материальный объект с информацией, закреплённый с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве. Осуществление функций любого предприятия связана с составлением, получением, направлением документов. Вот почему, эффективность их управленческой (как внутриорганизационной, так и внешней) деятельности связана с вопросами документирования и организации работы с документами.  
Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.  
Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия.  
Неважно, на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.  

 
3 

Место и роль документов в управлении на современном  этапе

Проблема документационного обеспечения управления в настоящее время не утрачивает своей актуальности. Объясняется следующими причинами:

1. Существует явное отставание темпов научно-технического прогресса от темпов нарастания потоков информации вообще и информации управленческой в частности.
2. Способы и методы обработки документов, имеющиеся ныне в распоряжении сотрудников многочисленных предприятий, ежедневно пропускающих через себя тысячи распорядительных и иных деловых бумаг, по-прежнему остаются весьма далекими от совершенства.

Организация работы с документами влияет на качество работы управления, от того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Все этапы организационной работы обычно документируются. Работа с документами требует специальных навыков и знаний. Документы многообразны и каждый документ – устав, протокол, приказ, справка и др., имеет свои особенности и правила работы с ним.

Документы надо не только правильно составить  и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Поэтому на предприятии большое внимание должно уделяться информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности.

 
 
 
 
 
 
 
 
                                   4

Всякое  управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту.

К информации помимо достоверности и точности предъявляют еще два жестких  требования:

1. Она должна быть своевременной.
2. Она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения.

Если  информация пришла с опозданием, вы уже не можете принять участие в каких-либо действиях, мероприятиях. С другой стороны, если информация недостаточная, вы знаете что-то наполовину, ваше решение может быть не только не самым лучшим, но и ошибочным.

Любое предприятие, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. Носителем информации в большинстве случаев является документ. Как свидетельствует опрос, проведенный в США, более 90% информации храниться на бумаге. Поэтому во многих развитых странах организации работы с документами уделяется большое внимание.

В России 27.07.2006г. принят ФЗ РФ «Об информации, информационных технологиях и защите информации».

Информация  – это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления;

Документированная информация (документ) – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом ее передачи во времени и пространстве.

 
 
5 

Документ  имеет два свойства – информативное и эксплуатационное.

Информативное свойство – это его способность  передавать информацию. Сюда относя актуальность, достоверность, доступность информации и др. К эксплуатационным свойствам документа относят долговечность, прочность документа способность противостоять различным воздействиям. Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя. 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
6 

Содержание

Введение                                                                                                         3

Место и роль документов в управлении на современном этапе               4

Список  литературы                                                                                        7

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И  НАУКИ РОССИИСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

АОУ ВПО «ЛЕНИНГРАДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ имени  А.С. ПУШКИНА»

Кафедра социально-культурного  сервиса и туризма

 
 
 
 
 
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА по предмету

Документационное  обеспечение управления СКСиТ

 
 
 
 
Студентки  2курса

Заочной формы обучения

Факультета ЕГиТ

       ________________201_г.       Шалаева М.В.

Научный руководитель

Доц. Канд. экон. наук

       ________________201_г.       Баканова А.А.

       Санкт-Петербург  – г. Пушкин

                 2012г.

 
 
 
Список  литературы

1. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51.141.98 
"Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" 
(утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28)

2.  Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. Издательство "Питер", 2006

3.  Рогожин М.Ю. Делопроизводство. Издательство "Индекс Меди", 2007

4. Государственный  стандарт РФ ГОСТ 6.30.2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
7 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
7