Национальные системы делопроизводства в России и за рубежом

Национальные  системы делопроизводства в России и  за рубежом 

     В современной социально-экономической  обстановке в условиях  вхождения  России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы поиска оптимальных путей информатизации общества.  Один из аспектов заключается в отставании от информационного развития ряда зарубежных стран в системе международной информатизации и стандартизации  документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер. С уверенностью можно констатировать нахождение в рассматриваемой проблеме как исторически унаследованных характеристик, так и новых, связанных с коренными техническими и социально-экономическими преобразованиями в сфере документации.

       Митченко О. Ю.и Рысков О.  И. отмечают, что недостаточная научно-теоретическая разработанность и отсутствие должного государственного внимания к созданию концептуальной базы и выработке единых подходов к организации ДОУ влекут за собой различные отрицательные последствия: отрыв от международных правил и технологий, неэффективность и недостаточную ценность сохраняемых информационных ресурсов и т.д. Многоаспектный, межведомственный характер проблемы требует соответствующей организации фундаментальных и прикладных научных исследований и разработок, их координации и фиксирования.(3)

     Документационное  обеспечение управления является уникальной, формировавшейся тысячелетиями национальной системой со своими исторически сложившимися особенностями, изучение, анализирование и преобразование которой необходимо для понимания того, в каком направлении в данный момент развивается национальная система документационного обеспечения управления (ДОУ) и непосредственно какие планы должны разрабатываться для перспективного развития системы документационного обеспечения управления, как в рамках национального, так и в рамках международного развития и сотрудничества.

     Научно-технический прогресс, стремительное развитие информационных технологий и активное их внедрение – все это также способствовало активизации процесса разработки и внедрения международных стандартов во все сферы человеческой деятельности, в т. ч.  в управлении документацией. И, сейчас, как никогда важно идти в ногу со временем, что и стремится делать Россия.

     Благодаря успешному использованию стандартов качества ISO, а также в связи  с общемировой тенденцией ужесточения  законодательно-нормативных требований к ведению финансово-экономической деятельности, во всем мире растет потребность в выработке единого подхода в решении наиболее общих вопросов, важных для любой из существующих систем делопроизводства.

       Международный стандарт ИСО 15489-1:2001 «Информация и документация. Управление документами» — первый международный стандарт организации делопроизводства, содержащий общие требования и методологии управления документами на всех видах носителей и во всех форматах, а также процедуры разработки и внедрения систем делопроизводства. Он явился основой для разработки  национального стандарта по делопроизводству ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначенными для внутреннего или внешнего пользования (1).

        Сегодня в России уже сложилась достаточно обширная государственная система законодательных и нормативных актов, регулирующих сферу информации и документации. На основе законодательной базы, затрагивающей различные аспекты ДОУ, разрабатываются локальные (корпоративные) нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления и архивному делу, которые составляют область корпоративного регулирования ДОУ любой организации.

      Применение  международных стандартов, ориентация и адаптация зарубежных и международных аналогов под отечественную специфику необходима, но не следует забывать о том, что Россия имеет огромный опыт унификации и стандартизации процессов управления документами, а также самих форм документов, особенно в системах организационно-распорядительной документации. Эти традиции уходят еще в советский период, когда все было строго централизованно и огосударствлено. Поэтому международный стандарт ИСО 154989-2001 не является для России чем-то новым, как, например, для некоторых европейских стран, где процессы управления документами заботили государство исключительно в рамках подчиненных ему структур, а существовавший при этом огромный частный сектор экономики играл по своим самостоятельно установленным  правилам.

    В то же время в России государство с появлением частного сектора экономики не распространило на него уже имеющиеся и опробованные правила и методы управления документами, а со временем вообще устранилось от этой проблемы. Все нормативно-методические документы, регламентирующие процессы управления документами в сфере ДОУ, адресованы исключительно федеральным органам исполнительной власти. И совершенно непонятно, что же делать организациям, намеренным добросовестно вести свое делопроизводство, на какие нормативные документы им опираться в работе. И в этой связи ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» отвечает на эти вопросы.  

    Распространяя единые правила и процедуры управления документами на государственный  и частный сектор экономики, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 способствует возрождению единой системы документационного и информационного обеспечения управления в России. (2)

     Сейчас, российская законодательная и нормативная базы в системе делопроизводства представлены обширно и многогранно, но недостаточно полно отражают всю специфику и всю полноту отечественного делопроизводства. Наряду с зарубежными странами Россия быстрыми темпами проходит стадии своего развития во всех отраслях человеческой жизнедеятельности, в том числе и в сфере международных отношений, разработки новых национальных и международных стандартов в сфере делопроизводства.

     Но, несмотря на столь положительные изменения, Россия по–прежнему недостаточно подкована в плане нормативных и законодательных документов, регламентирующих деятельность в сфере документационного обеспечения управления.

       Поэтому, так важно изучать  и заимствовать зарубежный опыт  в системе делопроизводства и  управления у одних из самых  развитых и передовых стран  в этом вопросе, как Соединённые  Штаты Америки (США) и Австралии. (5,6)

     Россия  наряду с другими странами, как ближнего, так и дальнего зарубежья является мощным законотворческим звеном, но как упоминалось выше в российском законодательстве, с присущем ему спецификой и многогранностью не имеет законодательных актов, касающихся электронного документа, электронного документооборота, переход на электронные каталоги и другое.

     Для более наглядного сравнения законодательных  и нормативных баз делопроизводства России, США и Австралии целесообразнее отразить данные в таблице № 1:

     Сравнительный анализ законодательных и нормативных баз делопроизводства России, США и Австралии

Таблица № 1.

     Документационное обеспечение управления регламентируются нормативными актами Президента и Правительства РФ, а также федеральными органами исполнительной власти, которые представлены в таблице № 2:

     Нормативные акты Президента и  Правительства РФ, документы федеральных  органов исполнительной власти

     Таблица №2.

     Исходя  из данных таблицы можно проследить некую закономерность, которая обусловлена  в первую очередь многообразием  актов лишь в незначительной степени  отражающих специфику и полноту  отечественного документационного обеспечения управления, которая не даёт в полной мере оценить масштабы, серьёзность, традиционность, самобытность, уникальность данной системы.

     Таблица показывает, что отсутствуют чёткие правила, инструкции, нормативные и законодательные акты, касающиеся новых информационных технологий, ориентированных, прежде всего на электронный документооборот и всю специфику безбумажного делопроизводства, которую Российская Федерация стремится внедрить во все предприятия и организации.

     Также из данных таблицы прослеживается, что законодательные, нормативные, правовые источники теряют свою актуальность, но не теряют своей востребованности, потому что не в достаточной степени разрабатываются новые законопроекты, которые чётко и многоаспектно будут отражать особенности российского делопроизводства. Также необходимо разрабатывать законопроекты, учитывающие особенности развития общества в целом и развитие информационных технологий.

     Приоритетными направлениями в сфере законотворчества выбрать:

1. Электронное правительство;
2. Электронный документооборот;
3. Международная стандартизация.

     Положительные  предпосылки к этому есть, но они  находятся на данный момент лишь в  стадии рассмотрения и разработки.

    Из выше сказанного можно сделать  следующие выходы:

1. Сегодня система документационного обеспечения в России находится на новом рубеже своего развития, на пути преобразований, на пути перехода от устаревшей законодательной базы в эру информационного развития и международного обмена, хотя ещё, несмотря на нововведения, национальное делопроизводство нелегко адаптируется к международному состоянию.
2. Широкое применение стандартов в сфере делопроизводства, на любых уровнях -  международных, национальных, региональных и локальных - ведёт к улучшению процесса управленческой деятельности, что в свою очередь даёт новый толчок к дальнейшему усовершенствованию системы документационного обеспечения управления.

Список  использованных источников: