Номенклатура дел и порядок офрмления

     В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного  или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке  дописывают название этого учреждения (структурного подразделения). Заголовок  дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной  с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы. В  необходимых случаях (например, если заголовок на обложке не отражает содержания документов в деле) в  него вносятся дополнительные сведения и уточнения.

     В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы). При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). 

     Важным  реквизитом обложки дела является дата дела, т.е. годы заведения и окончания  дела в делопроизводстве. Правильное датирование дел зависит от всестороннего  учета характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дела, состоящие из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело.

     Датой дела, содержащего протоколы заседаний  коллегиальных органов, комиссий и  т.п., являются даты составления первого  и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

     В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном  листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) — количество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена подлинных документов копиями и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

     Для определенных категорий дел постоянного  и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой содержащейся в них документации (особо ценные, личные, судебные и  следственные дела, дела о присуждении  ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства  и патентные изобретения и  т.д.), а также сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания, составляется внутренняя опись документов. По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.

     С момента заведения и до сдачи  в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность  документов, и ставят корешками наружу.

     Изымать и выдавать документы из дел постоянного  хранения можно лишь в исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно  вкладывают точную заверенную копию  документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки  из документов для использования  в работе учреждения или в интересах  отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных  лиц, которым такое право предоставлено  соответствующими ведомственными инструкциями.

     В течение делопроизводственного  года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам  учреждения. При выдаче документа  на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После  завершения делопроизводственного  года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в  котором находится документ. На выданное дело заполняют карточку-заместитель, в ней указывают структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

     За  сохранность документов, находящихся  в стадии делопроизводства, несут  ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и  т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.

     Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел  производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные  карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каждой картотеки включается в опись.

     Передача  дел в ведомственный архив  осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным  архивом (или лицом, ответственным  за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подразделений  и утвержденному руководителем  учреждения.

     Дела  временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный  архив не подлежат и должны храниться  централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или в структурных  подразделениях. В исключительных случаях  по решению руководителя организации  они могут быть переданы в ведомственный  архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный  архив.

     Правильность  формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником  архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный  архив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники  структурных подразделений обязаны  их устранить.

     Дела  принимает заведующий ведомственным  архивом (специальный сотрудник  архива) или лицо, ответственное  за архив, в присутствии работника  сдающего структурного подразделения. Передача дел производится по описи, и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии. В конце  описи в каждом ее экземпляре цифрами  и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, а также  ставятся подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется  количество листов в деле.