Составляет
и подписывает итоговую запись сотрудник
(секретарь), работающий с номенклатурой
дел.
Оформление
номенклатуры дел
Номенклатура
дел, как правило, документ многостраничный.
Первый лист оформляется на общем
бланке или на листе формата А4.
- наименование
организации;
- наименование
вида документа;
- дата;
- индекс;
- место составления;
- гриф утверждения;
- заголовок
к тексту («На 2006 год»);
- текст (табличная
форма);
- подпись;
- отметка о
согласовании.
Реквизиты
оформляются по ГОСТ Р 6.30-2003, второй
и последующие листы нумеруются. Номенклатура
дел содержит пять граф.
- «Индекс дела»
- обозначается арабскими цифрами,
состоит из номера структурного подразделения
и порядкового номера дела. При наличии
нескольких томов в деле индекс проставляется
на каждом томе с добавлением номера тома.
Порядок индексирования должен быть изложен
в основном нормативном документе – в
инструкции по ведению делопроизводства
в организации. В одном томе должно быть
подшито не более 250 листов; если документов
больше, формируют следующий том.
- «Заголовок
дела (тома, части)» - включает заголовки
дел, которые отражают документируемые
участки работы или вопросы деятельности
учреждения. Заголовок в обобщенной форме
должен четко отражать состав и содержание
документов дела.
- «Количество
дел (томов, частей)» - заполняется по окончании
календарного года. Она предназначена
для фиксации факта заведения дел. Ее данные
используют при составлении итоговой
записи номенклатуры дел о категориях
и количестве дел, заведенных в определенном
году в организации.
- «Срок хранения
дела, тома, части и номера статей по перечню».
В настоящее время основным нормативном
документом при определении срока хранения
документа в процессе составления номенклатуры
дел и отборе документов на государственное
хранение и к уничтожению является Перечень
типовых управленческих документов.
- «Примечания»
- вносятся сведения о «преходящих» делах,
об утрате, уничтожении дел, о передаче
дел в другое структурное подразделение
или организацию. При необходимости можно
указывать фамилии лиц, ответственных
за формирование и ведение какой-либо
группы дел или отдельно взятого дела.