Автор работы: Пользователь скрыл имя, 25 Февраля 2013 в 23:45, курсовая работа
Цель исследования заключается в стремлении изучить основные понятия, структуру номенклатуры дел.
Главными задачами при написании реферата являются:
1. определение общих требований к оформлению номенклатуры дел;
2. изучение необходимой информации, касающейся номенклатуру дел.
§6. Определение сроков хранения дел.
Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов. Сроки хранения - важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело.
Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации.
Перечни документов могут быть типовыми или ведомственными.
Типовые перечни, разрабатываемые архивными учреждениями, устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий. Они отражают общие функции и вопросы (руководство, контроль, планирование, отчет, учет, финансирование, снабжение и сбыт продукции и т.п.).
При определении сроков
хранения документов могут использоваться
несколько видов типовых
Перечень типовых документов, образующихся в результате деятельности госкомитетов, ведомств, министерств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков их хранения;
Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы;
Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.
Кроме того, негосударственные коммерческие организации могут пользоваться справочным пособием «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)»8.
Типовые перечни не могут охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней министерствами и ведомствами разрабатываются ведомственные перечни, включающие наиболее полное и систематическое перечисление документации организаций и предприятий их системы. При определении сроков хранения документации прежде всего пользуются ведомственным перечнем, а при его отсутствии – типовыми.
Сроки хранения документов – постоянные или временные (один, три, пять, десять, пятнадцать лет и т.д.) – устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, если в деле находятся документы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет.
Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством в 2001 году, исчисляется с 1 января 2002 года.
Для практического использования номенклатуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам – индексы дел.
Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функциональной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.
В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит условное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 02-03 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «02» (02).
Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз по одним и тем же индексом.9
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
От того, насколько правильно составлена и оформлена номенклатура дела, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. В номенклатуре отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение номенклатур дел предписано законами. При проверке работы организации, проведения ревизий проверяют номенклатуры, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.
Номенклатура дел используется с целью создания методической основы для рациональной организации документов в делопроизводстве, упорядочения учета, поиска и обеспечения сохранности документов.
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
1Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по деятельности предприятия. / М.В. Стенюков — М.: Приор, 2009. – С. 34.
2 Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. / В.И. Андреева — М.: Бизнес-школа, 2000. — С.24.
3 Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии./ М.В. Ларин. — М.: Научная книга, 1998. — С. 45.
4 Там же. – С. 46.
5 Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. / В.И. Андреева — М.: Бизнес-школа, 2000. — С.26.
6 Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по деятельности предприятия. / М.В. Стенюков — М.: Приор, 2009. – С. 37.
7 Там же. – С. 38.
8 Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии./ М.В. Ларин. — М.: Научная книга, 1998. — С. 48.
9 Там же. – С. 49.