Оформление личных дел работников при передаче в архив

42 ОФОРМЛЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ ПРИ ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ

Оформление личных дел  для передачи в архив производится кадровой службой при методической помощи соответствующего архива. Эта  процедура включает:

• подшивку (переплет) дела^[;
• уточнение нумерации листов дела;
• составление листа-заверителя;
• составление (уточнение) внутренней описи;
• внесение уточнений в реквизиты лицевой обложки дела.

С целью обеспечения  сохранности личных дел рекомендуется:

§        объединять индивидуальные личные дела уволенных сотрудников в одну обложку (объединенное дело) с таким расчетом, чтобы объем дела (тома) не превышал 250 листов (путем сшивки материалов индивидуальных дел по годам увольнения);

§        располагать материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) в алфавитном порядке (пофамильно), отделяя материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего уволенного сотрудника;

§        снабжать каждое объединенное дело (том) внутренней описью с перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы (сведения).

Передача личных дел в архив  осуществляется не позднее трех лет  после завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком. Предварительно представителем архива проверяется полнота и правильность подготовки личных дел к передаче. Выявленные при проверке недостатки устраняются кадровым органом предприятия. Передача и прием производятся по описи, с простановкой отметок о наличии личных дел.

Ведение личных дел работников должно осуществляться по строгим правилам, изложенным в этой статье, даже теми работодателями, для которых эта работа не является обязательной. Однако эти правила не распространяются на те папки (дела), которые носят названия «личная папка», «личный файл» или «досье» вместо «личное дело». При этом кадровику важно помнить:

·         в любом случае, независимо от названия, в этих папках содержатся персональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать все правила, предусмотренные ТК РФ, по защите персональных данных;

·         трудовые договоры могут храниться в личном деле работника, но никак не в личном файле и т.п. Трудовые договоры, не вошедшие в состав личных дел, должны формироваться в самостоятельное дело «Трудовые договоры с работниками».

41 внутренняя опись документов  дела; это то что включается 

- заявление о приеме на работу;

- анкета с фотокарточкой;

- трудовой договор;

- приказ о приеме на работу (копия);

- документы об образовании (копии);

- характеристики или рекомендательные  письма.

Автобиография

Личный листок по учёту кадров

Заявление работника о переводе и увольнении.

Копии приказов о переводе и увольнении

Не включается

 Форма т6 (бланк о предоставлении  отпуска работнику ).

Форма т9 (бланк о направлении  работника в командировку)

Форма т10 (бланк командировочного удостоверения)

Форма т10А (служебная задание для  направления в командировку и отчёт о его выполнении)

Форма т13 (табель учёта использованного  времени работником)

Должностная инструкция работника .

Трудовой договор не всегда включается в личное дело работника .