Оформление основных распорядительных документов

Указание - правовой акт, издаваемый органом  государственного управления, преимущественно  по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

Право издания указаний принадлежит также  руководителям организаций, учреждений и предприятий при оформлении решения оперативных производственных и административных вопросов.

В целом  указания составляются и оформляются  аналогично приказам, но ключевыми  словами в тексте указания могут  быть: "ОБЯЗЫВАЮ" или "ПРЕДЛАГАЮ" - в зависимости от содержания указания.

Если  указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения  до них норм общего характера или  иных сведений, они оформляются на общем бланке с угловым расположением  реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита "Адресат". Пример оформления указания см. Приложение 3.

Обязательными реквизитами указания являются: наименование организации, название вида документа (УКАЗАНИЕ), дата, регистрационный номер  документа, место составления или  издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в  целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан.

Распоряжения  издают также заместители первого  руководителя, главные специалисты, руководители структурных подразделений  по оперативным вопросам хозяйственной, производственной, административной деятельности.

Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов по основной деятельности организации. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПРЕДЛАГАЮ" или "ОБЯЗЫВАЮ", которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия.

Распоряжения  оформляются на бланке распоряжения (бланк конкретного вида документа). Пример оформления распоряжения см. Приложение 4.

Обязательными реквизитами распоряжения являются: наименование организации, название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата, регистрационный  номер документа, место составления  или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

Решение - это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях  разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой - на основе единоначалия.

Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, разделенных словом "РЕШИЛ" ("РЕШИЛА", "РЕШИЛО", "РЕШИЛИ"), которое печатается прописными буквами с новой строки от поля. Если решение не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом: "Совет директоров РЕШИЛ: ...".

В решениях, принятых коллегиальными и совещательными органами, используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа ("РЕШИЛ", "РЕШИЛА", "РЕШИЛО"). В совместных решениях двух и более организаций текст излагается от первого лица множественного числа ("РЕШИЛИ").

При необходимости  констатирующая часть может содержать  ссылки на законы и другие нормативные  акты.

Распорядительная  часть излагается пунктами.

Решения могут содержать приложения, ссылка на которые дается в соответствующих  пунктах распорядительной части.

Проект  решения должен быть согласован со всеми заинтересованными структурными подразделениями и организациями.

Юридическую силу решение обретает после его  подписания руководителем органа коллегиального органа управления, присвоения документу  номера (т.е. регистрации) и проставления даты. Датой решения является дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.

Решение оформляются на бланке решения (бланк  конкретного вида документа). Пример оформления решения см. Приложение 5.

Обязательными реквизитами решения являются: наименование организации, название вида документа, дата, регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

Постановление - это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным и  принципиальным вопросам их деятельности.

Порядок составления и оформления постановлений  в целом аналогичен порядку оформления решений. Различия заключаются в  следующем: распорядительная часть  отделяется от констатирующей словом "ПОСТАНОВЛЯЕТ" или "ПОСТАНОВИЛИ" (в совместных постановлениях двух или более организаций), которое печатается отдельной строкой от поля прописными буквами.

Постановления оформляются на бланке постановления (бланк конкретного вида документа). Пример оформления постановления см. Приложение 6.

Обязательными реквизитами постановления являются: наименование организации, название вида документа, дата, регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись. 
 
 
 
 

Заключение

Управление  организацией (предприятием, учреждением) невозможно осуществлять без использования распорядительных документов. От того, насколько правильно составлены и оформлены распорядительные документы, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.

В распорядительных документах отражается и учитывается  деятельность организации, в них  зафиксированы важные решения, влияющие на работу всего предприятия. При  проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего  документы. Поэтому ведение многих документов предписано законами.

Правила оформления документов закреплены в  правовых и нормативных актах, которые  издают федеральные органы государственной  власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, органы управления коммерческих и некоммерческих организаций и их объединений.

Требования  к оформлению документов также закреплены в государственных стандартах на документацию. Стандарт, как информативно-технический  документ (образец, эталон, модель) устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации.

Применение  стандартов на практике способствует улучшению качества документов, и  как следствие более эффективной  деятельности организации. 
 
 
 
 
 

Список  источников и литературы

1. ИСТОЧНИКИ:

1.1 ГОСТ  Р 6.30-2003. Унифицированные системы  документации. Унифицированная система  организационно-распорядительной документа-ции.  Требования к оформлению документов. - Введ. 2003-07-01. - М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003.

1.2 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536. - М., 2006.

2. ЛИТЕРАТУРА:

2.1 Организация  работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 592 с.

2.2 Чуковенков  А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления  документов: Комментарий к ГОСТ  Р 6.30-2003 «Унифицированные системы  документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. - 216 с.

2.3 Кузнецова  Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводство. - М.: ООО «Интел-синтез АПР», 2005. - 400 с.

2.4 Делопроизводство (Организация и технологии документационного  обеспечения управления): Учебник  для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина  Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред.  проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - 359 с.

2.5 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. - М., 2003. - 90 с.

2.6 Панфилова  Т.А., Кондратьева Т.Н. Документоведение  и делопроизводство: Учебно-методический  комплекс. - Тюмень: Издательство ТюмГУ, 2005. - 272 с.