Определение документа и роль документационного обеспечения в деятельности организации

Для раскрытия сущности, понимания особенностей первичных учетных документов, определения места каждого из них в производственно-финансовой деятельности  организации первичные документы классифицируются следующим признакам :

• по назначению;
• степени обобщения учетной информации;
• способу охвата операций;
• числу учитываемых (позиций) операций; месту составления;
• способу заполнения; основанию носителя.

По назначению документы делятся на четыре группы:

• организационно-распорядительные;
• оправдательные (исполнительные);
• комбинированные;
• документы  бухгалтерского оформления.

Организационно - распорядительными   называют   документы, которые содержат   разрешение   (распоряжение)   на   выполнение   той   или иной хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факта ее осуществления, а поэтому основанием для учетных записей не являются.

К ним относятся: приказы, распоряжения, чеки на получение наличных денег с расчетных счетов, доверенности, платежные поручения банку на перечисление денежных сумм и др.

Оправдательные (исполнительные) – это документы, подтверждающие факт произведенной операции, служат основанием для записи её в бухгалтерском учете.

К ним относятся:

• акты на списание материалов;
• накладные на получение товара;
• приемные квитанции;
• кассовые ордера;
• инвентаризационные описи и др.

Документы бухгалтерского оформления создаются аппаратом бухгалтерии для подготовки учетных записей. Роль документов бухгалтерского оформления состоит в том, чтобы на основе представленных распорядительных и оправдательных документов подготовить соответствующие учетные записи для обработки с целью дальнейшего использования в учетном процессе.

Примером таких документов могут служить:

• накопительные ведомости;
• калькуляции фактической себестоимости продукции;
• справки-расчеты;
• ведомости начисления амортизации основных средств;
• ведомости распределения общехозяйственных расходов и др.

Информация из таких документов также заносится в учетные регистры.

Комбинированными называются такие документы, которые одновременно

выполняют функции распорядительных, оправдательных и бухгалтерскою оформления.

Например:

• расходный кассовый ордер, содержащий распоряжение кассиру выдать деньги из кассы;
• авансовые отчеты;
• расчетно-платежные ведомости (наличие подписей в них дает распоряжение кассиру выдать деньги из кассы работникам) и др.

По степени обобщения учетной информации документы подразделяются на первичные и сводные (вторичные).

Первичные документы составляются на каждую операцию. Согласно ст. 7 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. № 129 - ФЗ –первичные документы должны быть составлены  в  момент совершения хозяйственных операций, а если это не представляется возможным -непосредственно после ее окончания. В них регистрируется факт хозяйственной операции путем предварительного наблюдения и измерения.

Первичные документы - формальное доказательство того, что данные операции действительно выполнены. Они являются основой учетного процесса (табели учета рабочего времени, лимитно-заборные карты и др.).

Сводные (вторичные) документы  составляются на основе однородных первичных документов. Отличительным признаком сводных документов является то, что в них, кроме данных, взятых из первичных документов, возникают и новые показатели. Сводные документы используются для обобщения учетной информации, зафиксированной в первичном документе; в укрупненном виде представляют показатели, используемые в качестве дополнительных сведений об учитываемых объектах (отчеты кассира, авансовые отчеты, отчеты о движении товарно-материальных ценностей и др.).

По способу охвата хозяйственных  операций и кратности исполнения документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы используются для отражения одной или нескольких однородных хозяйственных операций за один прием, т.е. запись в документе делается однократно (приемосдаточные акты, платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера, наряд на работу, накладные-требования на отпуск товаров или материалов и др.).

Накопительные документы  составляют в течение определенного периода времени (день, неделя, декада, месяц) путем постепенного накопления однородных повторяющихся хозяйственных операций, которые записываются по мере их составления. В конце периода подсчитываются итоги по соответствующим показателям, используемым для учетных записей.

Накопительные документы  отличаются от сводных тем, что сводные  документы составляются на основании  первичных документов, являются их сводкой, а накопительные представляют собой первичные документы, составленные путем накапливания операций (ведомости  распределения накладных расходов, справки бухгалтерии на списание калькуляционной разницы и др.).

По числу учитываемых  операций документы могут быть однопозиционные (однострочные) - содержащие одну учетную позицию (кассовые  ордера,     платежные  поручения и др.);  многопозиционные (многострочные) - содержащие две и более учетных позиций (расчетно-платежные ведомости, лимитно-заборные карты, авансовые отчеты и др.). Преимущество многопозиционных документов в уплотнении информации, т.к. сведения по учитываемому объекту заносятся в такие документы один раз.

По способу заполнения (технике оформления) различают документы, составленные ручным способом и составленные с использованием технических средств.

Документы, составленные вручную, обычно используются для внутренних целей организации (накладная на внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей, авансовые отчеты, накопительные ведомости и др.)

Документы, составленные с  помощью технических средств  (компьютеров), используются в основном для внешних расчетов (платежные поручения, аккредитивы, счета-фактуры и др.).

По месту составления  документы бывают внешние и внутренние.

Внутренние документы  составляют непосредственно в организациях для отражения внутренних операций (авансовые отчеты, путевые листы грузового автотранспорта, инвентаризационные описи, накладные на внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей и др.).

Внешние документы поступают от других организаций или направляются из данной организации в другие организации (счета-фактуры, платежные поручения, доверенности и др.).

По основанию  носителя документы могут быть бумажные и машинные (на машинном носителе). В  настоящее время в организациях применяются в основном бумажные первичные документы, изготовленные  типографским способом или с помощью  компьютера.

Бухгалтерские регистры

Способ регистрации учетной  информации, т.е. сведений из первичных  документов, понимается под термином техники бухгалтерского учета.

Для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, составляются сводные учетные документы - учетные регистры, которые в зависимости от степени автоматизации могут составляться на бумажных и машинных носителях информации (в электронном виде). Учетные регистры применяются для отражения информации на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

По внешнему виду учетные  регистры подразделяются на:

• книги,

• карточки,

• свободные листы,

• машинные носители.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

По видам производимых в них записей учетные регистры бывают:

• хронологические (регистрационный  журнал),

• систематические (главная  книга счетов),

• комбинированные (журналы-ордера). По степени детализации информации, содержащейся в учетных регистрах, они могут быть:

• синтетическими (главная  книга счетов),

• аналитическими (карточки),

• комбинированными (журналы-ордера).

Книги представляют собой сброшюрованные свободные листы определенного формата и графления. Применение их ограничено, так как работу по их ведению разделить между счетными работниками нельзя, ее должен вести один человек (кассовая книга). Такие книги пронумерованы и прошнурованы, а на последней странице указано количество страниц за подписью руководителя предприятия и главного бухгалтера.

В таких книгах исключена возможность  замены отдельных листов новыми при злоупотреблениях и хищениях. На предприятиях применяется "Главная книга" - как регистр синтетического учета и "Книга остатков материалов на складах" - как регистр аналитического учета, необходимый для взаимосвязи данных бухгалтерского учета с данными оперативно-складского учета и для контроля за сохранностью различных видов собственности.

Карточки предназначены для аналитического учета основных средств (инвентарные карточки), материальных ценностей по местам их хранения (карточки складского учета материалов). На их основе бухгалтерия создает картотеку основных средств, а материально-ответственные лица - картотеку материалов, запасных частей, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, готовой продукции.

Свободные листы - учетные регистры большого формата и с большим количеством сведений по отношению к карточкам. Они предназначены для синтетического и аналитического учета и выполняют роль комбинированных регистров. К ним относятся: журналы-ордера, ведомости, табуляграммы и машинограммы. Они удобны в использовании, так как позволяют более рационально распределить обязанности между работниками учета. Это самый распространенный вид учетных регистров.

Состав учетных регистров, их форму, порядок и последовательность заполнения, технику взаимосверки определяет форма бухгалтерского учета.

Записи в учетных регистрах  основываются на тщательно проверенных документах, поэтому и сами регистры приобретают доказательную силу при использовании их показателей для анализа хозяйственной деятельности предприятия, при контроле за состоянием средств и при выявлении результатов его работы.

Правильность отражения  хозяйственных операций в регистрах  бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Содержание регистров  бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, - государственной тайной.

Лица, получившие доступ к  информации, содержащейся в регистрах  бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Требования, предъявляемые  к оформлению бухгалтерских документов

Документирование хозяйственной  деятельности предприятия -основа бухгалтерского учета. Поэтому к оформлению и  содержанию документов бухгалтерского учета предъявляются определенные требования. Эти требования определены Федеральным Законом РФ "О бухгалтерском учете" № 129 - ФЗ от 21 ноября 1996 года (статьями 9 и 10) и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, введенными в действие с 1 января 1999 г. (утв. приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34-н).

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных  операций и представлению в бухгалтерскую  службу документов и сведений обязательны для всех работников организации.

Первичные учетные документы  должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы), код формы;дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

Первичные учетные документы  принимаются к учету, если они  составлены по форме, содержащейся в  альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, а в документах, форма которых  не предусмотрена в этих альбомах, должны содержаться обязательные реквизиты в соответствии с требованиями.

В зависимости от характера  операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки  учетной информации в первичные  документы могут быть включены дополнительные реквизиты.