Организационно-распорядительная документация

18

СОДЕРЖАНИЕ

1.    Организационно-распорядительная документация………………………..2

1.1  Решение……………………………………………………………………….2

2.    Информационно-справочная документация………………………………..4

2.1  Рекламация………………………………………………………....................4

3.    Документация по личному составу………………………………………....7

3.1 Заявление о приеме на работу…………………………………………...…..7

3.2 Заявление об увольнении…………………………………………………….9

3.3 Заявление о предоставлении отпуска……………………………………...11

4.    Контроль за исполнением документов………………………………..…...13

Список литературы………………………………………………………………16

1.     Организационно-распорядительная документация

1.1 Решение

Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления. Издается министерствами, ведомственными, научными советами. Решения издают организации (при коллегиальном управлении и при единоначалии), государственные органы и общественные организации.

Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части указывают причины издания решения, цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если решение издают на основании распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части указывают название, номер, дату, заголовок этого распорядительного документа.

В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем пишут слово РЕШИЛ прописными буквами на отдельной строке.

Распорядительную часть можно делить на пункты, где указывают исполнителя - действие - срок исполнения.

Решение подписывает председатель и секретарь коллегиального органа. При этом они не вправе менять содержание текста.

Решение оформляется на бланках формата А4.

Формуляр – образец РЕШЕНИЯ состоит из реквизитов:

- наименование организации - автора документа;

- наименование вида документа - РЕШЕНИЕ;

- дата, номер, место издания;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись (председателя, секретаря);

- визы согласования (составителя, руководителя подразделения, вносящего проект решения, исполнителей, юрисконсульта, должностных лиц, ответственных за исполнение решения);

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

СОВЕТ ДИРЕКТОРОВ

РОССИЙСКИХ ПРЕДПРИЯТИЙ

РЕШЕНИЕ

04.02.96                     №3

Санкт-Петербург

О подготовке к выставке

технических достижений

и новых технологий

В Санкт-Петербурге в июне 2009 года будет проводиться выставка технических достижений и новых технологий. Проанализировав работу предприятий по этим вопросам, Совет считает, что наши предприятия могут и должны принять участие в данной выставке, показать свои разработки и познакомиться с работой других организаций в этом направлении.

Исходя из вышеизложенного, Совет директоров РЕШИЛ:

1.            Директора завода "Луч" Михайлова Т.П. назначить ответственным председателем на выставке.   

2.            Михайлову Т.П. составить список предприятий, готовых принять участие в выставке к 01.03.96.

3.            Бухгалтериям предприятий произвести оплату участникам выставки за оформление выставочных павильонов до 15.05.96.

4.            Контроль за исполнением решения возложить на зам. директора фабрики "Заря" Вавилова B.C.

Председатель Совета                Подпись                               О.П.Частов

Секретарь                                  Подпись                                М.Н.Осин    

2. Информационно-справочная документация

2.1 Рекламация

Рекламация (претензия) – это коммерческий документ, представляющий собой претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков.

Рекламация предъявляется в письменной форме, заказным письмом, с приложением всех документов, подтверждающих рекламацию и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон, в определенный срок.

Рекламация в отношении качества товара предъявляется в течении 6 месяцев с даты поставки; в отношении количества товара – в течении 3-х месяцев; в отношении товаров, имеющий гарантийный срок, - не позднее 30 дней по истечении срока гарантии.

Рекламация должна содержать следующие данные:

            дата и номер исходящего документа;

            наименование стороны, которой предъявляется претензия (наименование организации);

            наименование документа (Претензия), номер;

            основание – номер и дата документа: договора, гарантийного письма, который регулирует отношения между сторонами, накладной, по которой был выдан товар, счета и т.п.;

            наименование товара;

            количество товара;

            основания для предъявления претензий (что конкретно нарушено);

            доказательства нанесенного ущерба;

            требования по возмещению убытка (сумма претензии);

            доказательные документы – прилагаются к письму.

Письмо-претензия (рекламация) обычно составляется на 1,5-2 листа формата А4.

Если рекламация не может быть урегулирована согласием сторон, то спор переходит в арбитраж, решение которого является окончательным и обязательным для обеих сторон.

Результатом обоснованной рекламации может быть:

- замена дефектного товара новым;

- допоставка недостающего товара;

- процентная скидка со стоимости товар;

- уплата денежного штрафа, пени или неустойки;

- предупреждение.

Директору магазина «Freedom»

Селезневой С.Ю.

проживающей по адресу:

г. Москва, ул. Ленина, 254, кв. 122

ПРЕТЕНЗИЯ

05 ноября 2008 года в Вашем магазине я купила пылесос "Vitek", через 3 месяца, во время гарантийного срока, он сломался.

Я обратилась в сервисный центр с просьбой осуществить ремонт пылесоса. Необходимых деталей в наличии не было, поэтому мастер не смог его отремонтировать. Нужные детали в течение месяца в сервисный центр так и не поступили. Таким образом, дефект не может быть устранен без больших затрат времени и относится к существенным, и я имею право на замену пылесоса другой марки.

В соответствии с п.1 ст. 18 Закона РФ "О защите прав потребителей" прошу заменить неисправный пылесос на пылесос "Samsung" с перерасчетом покупной цены.

Прошу рассмотреть мою претензию в течение 7 дней. В случае игнорирования моих требований я буду вынуждена обратиться в суд. В исковом заявлении я также буду требовать о взыскании с Вашего магазина компенсации морального ущерба.

Приложение:

копия чека о покупке пылесоса;

копия гарантийного талона;

копия акта осмотра пылесоса.

20 марта 2009 года                              Подпись                           С.Ю. Селезнева

3. Документация по личному составу

3.1 Заявление о приеме на работу

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее время основанием для приема на работу является еще и контракт.

Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 — это формат листов документов личного дела, в которое подшивается и заявление о приеме на работу.

В заявлении не принято употреблять архаизмы и канцеляризмы («весьма убедительно», «заранее признателен», «прошу не отказать» и т.п.).

Для заявления о приеме на работу характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление), заявитель, место проживания заявителя, наименование вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.

Согласие на прием нового работника дает будущий непосредственный руководитель. Свое согласие он выражает визированием письменного заявления претендента. В случае отрицательного решения заявителю сообщают о нем устно или письмом (по указанному адресу).

Начальнику расчетно-кассового центра

г. Азнакаево

Фатихову А.Р.

от Аюповой А.Р.

заявление

Прошу Вас принять меня на работу с 12 апреля 2011 года на должность экономиста.

11 апреля 2011года

подпись

3.2 Заявление об увольнении

Работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее, чем за две недели, если иной срок не установлен Трудовым кодексом РФ или иным федеральным законом. Течение указанного срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении.

Заявление на увольнение пишется на имя первого руководителя организации или предприятия с обязательным указанием ФИО работника, его должности и даты увольнения, также в заявлении указывается причина увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон).

Существует несколько уважительных причин, которые позволяют работнику требовать увольнения, ранее оговоренного двухнедельного срока, такими причинами является невозможность продолжать работу (переезд на новое место жительство, выход на пенсию, зачисление в учебное учреждение на дневную форму обучения и др.). В этом случае работодатель обязан расторгнуть трудовой договор в срок указанный работником в заявлении. Обязательным требованием к оформлению заявления на увольнение является наличие даты увольнения, в противном случае заявление признается недействительным и не может быть принято работодателем.

До истечения срока предупреждения об увольнении работник имеет право отозвать свое заявление. Увольнение в этом случае не производится, если на его место не приглашен в письменной форме другой работник, которому в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами не может быть отказано в заключении трудового договора.

В последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, другие документы, связанные с работой, по письменному заявлению работника и произвести с ним окончательный расчет.

Начальнику расчетно-кассового центра

г. Азнакаево

Фатихову А.Р.

от бухгалтера

Гараевой Л.М.

заявление

Прошу уволить меня по собственному желанию в связи с переходом на другую работу  с 01 марта 2011 года.

25 февраля 2011года

подпись

3.3 Заявление о предоставлении отпуска

Заявление на очередной отпуск, пишется в произвольной форме. В правом верхнем углу указываем на чье имя пишется заявление. Должность, фамилия полностью, имя и отчество, сокращенно руководителя, название организации. Дальше пишем от кого заявление, фамилия, имя, отчество полностью и желательно свою занимаемую должность. Ниже, посредине слово - заявление. С красной строки, пишем текст: прошу предоставить мне очередной отпуск и обязательно указываем с какого числа. Внизу дату, написания заявления, роспись свою и рядом расшифровку росписи. Иногда в некоторых организациях есть свои бланки, таких заявлений, в которых достаточно только поставить свою ФИО и дату.