Организационно-распорядительные документации предприятия

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Федеральное государственное бюджетное 

образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Пензенская государственная технологическая  академия»

(ПГТА)

 

 

 

 

Кафедра «Истории и права»

 

 

Контрольная работа по дисциплине:

«Документирование управленческой деятельности» 

 

 

На тему: «Организационно-распорядительные документации предприятия»

 

 

 

 

 

Выполнил: студент группы  10ЭМ3зу

Валюшицкий  А.                                                                               

Контактный  телефон 9374307300

e-mail______________

 

 

 

Проверил: преподаватель кафедры

                                                                           Легошина Н.В.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Пенза 2011

 

Содержание

 

Введение

1. Основные положения по документированию управленческой деятельностью

1.1 Организационно-правовые документы. Основные понятия и виды

1.2 Язык и стиль

2. Порядок подготовки и оформления организационно-распорядительных документов

2.1 Общие  положения

2.2 Основные требования к составлению организационно-распорядительных документов 

2.3 Порядок подготовки и оформления приказа

2.4 Требования к составлению и оформлению протоколов

Заключение

Список используемой литературы

 

 

 

Введение

 

Документы сопровождают человека уже несколько  веков. За это время они неузнаваемо  изменились.

С древнейших времен дошли до нас различные  виды документов, с помощью которых  мы узнаем историю своей страны, особенности быта и различных  отношений, складывающихся в те далекие  времена. Документы возникли вместе с письменностью, вначале как  средство закрепления имущественных  отношений, а затем, с развитием  письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

В древности  документы составлялись на самых  различных материалах. В Ассирии  – на глиняных табличках, в Индии и Цейлоне – на пальмовых листьях, в Египте – на каменных плитах и папирусах, в Древнем Новгороде – на бересте. Изобретенная в 105 г. в Китае бумага открыла новую эру в жизни документов. На многие столетия она стала практически единственным материалом для оформления. Реальная альтернатива документам на бумажной основе возникла только несколько десятилетий назад с появлением компьютера. Не нужно доказывать, что знание делопроизводства, умение документально оформить управленческое решение наряду с этикой делового общения для менеджера любого уровня, специалиста стало неотъемлемым признаком профессионализма.

Основная  цель работы заключается в изучении и анализе работы с организационно-распорядительными  документами, способствующими совершенствованию  и правильной организации труда. Работа определяет единую систему организации  делопроизводства, устанавливает единые требования к документам, их оформлению на предприятии и его структурных  подразделений, единые требования к  учету, использованию и хранению документов.

 

1. Основные положения по документированию управленческой деятельностью

 

1.1 Организационно-правовые документы. Основные понятия и виды

 

Деятельность  предприятия обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией управляющей компанией, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоличный или  коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей обособленных подразделений  и управляющей компании. Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи и оформлению документов по установленным  правилам.

Все документы  делятся на 2-е большие группы:

– первая – документы по общим вопросам, которые могут готовиться работниками всех структурных подразделений компании;

– вторая – документы по функциям управления, которые готовятся функциональными подразделениями обособленными подразделениями.

Управленческие  документы делятся на организационные  и распорядительные.

Организационные документы – комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции подразделений предприятия, организацию их работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов;

Распорядительные  документы – документы, решающие важнейшие вопросы управления и отражающие как результат коллегиальной деятельности компании, так и принятые в порядке единоначалия.

Организационные и распорядительные документы классифицируются по наименованиям:

– постановления;

– распоряжения;

– деловые, служебные письма, решения, протоколы;

– приказы, инструкции, поручения;

– акты и др., которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, в т.ч. вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности структурных подразделений администрации.

Документы классифицируются также:

– по месту составления (внутренние и внешние);

– по форме (индивидуальные, трафаретные и типовые);

– по срокам исполнения (срочные и несрочные);

– по происхождению (служебные и личные);

– по виду оформления: подлинники, копии, выписки, дубликаты.

 

1.2 Язык и стиль

 

Языку служебных  документов должна быть присуща стилистическая строгость. Служебные документы  предприятия связаны с правовой нормой, поэтому объективность в  стиле изложения подчеркивается утверждающим и предписывающим характером документа. В официально – деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Официально – деловой стиль документов должен отвечать требованиям:

– краткость и компактность изложения официального документа;

– точность и определенность формулировок;

– однозначность и единообразие терминов;

– последовательность.

В официально-деловых документах должны использоваться общепринятые сокращения (единицы измерения, названия учреждений, территорий и т.д.). Основные требования при использовании сокращений слов в официальных документах:

– сокращенные написания должны быть понятны;

– не должно быть разнобоя в названиях имен, территориальных названиях, терминов, должностей, учреждений и т.д., т.е. написание сокращений должно быть унифицировано.

 

 

 

2. Порядок подготовки и оформления организационно-распорядительных документов

 

2.1 Общие положения

 

Для осуществления  управленческой деятельности предприятие, в соответствии с Устава, издает распоряжения и принимает постановления, которые обязательны к исполнению во всех подразделениях, а так же всеми должностными лицами.

В соответствии с Регламентом работы компании правом представления Генеральному директору  Управляющей компании (далее УК) постановлений и распоряжений обладают директора обособленных подразделений. Подготовка проектов постановлений и распоряжений директора обособленных подразделений (далее ОП), а также иных распорядительных документов (приказы, указания, поручения, инструкции) может быть поручена руководителям структурных подразделений ОП, а также осуществлена ими самостоятельно по собственной инициативе. Постановления издаются по вопросам нормативного характера и вопросам, рассчитанным на постоянное и многократное действие, назначения и освобождения от должности заместителей директоров структурных подразделений.

Распоряжения  издаются по всем остальным вопросам, в том числе оперативным, организационным  и кадровым.

При оформлении и составлении распорядительных и иных служебных документов должны соблюдаться требования, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное  и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Распорядительные  документы администрации города: постановления, распоряжения, приказы  и служебные письма оформляются  на бланках, соответствующих ГОСТу  Р.6.30–2003.

Бланки  указанных документов изготавливаются  типографским способом на бумаге белого цвета высшего качества форматов А4 (210 х 297 мм) или А5 (210 х 148 мм) в соответствии с ГОСТом Р.6.30–2003.

 

2.2 Основные требования к составлению организационно-распорядительных документов

 

Название документа должно присутствовать на любом документе, кроме письма; оно определяется составителем документа, исходя из назначения и содержания последнего, и должно соответствовать виду данного документа (постановление, распоряжение, приказ, акт, инструкция и т.д.). В зависимости от названия документа выбирается нужная форма изложения текста, определяются характер и степень обязательности реализации его содержания.

Название  документа служит целям удобства классификации, контроля и хранения документов. Исходя из названия документа, устанавливается и перечень необходимых  для его оформления других реквизитов.

Заголовок документа составляется к любому документу формата А4 (210 х 297 мм), независимо от его назначения. Заголовок отражает содержание документа и должен быть максимально точным, согласовываться с видом документа. Раскрывающий содержание документа заголовок позволяет экономить время при его рассмотрении, а главное – устраняет возможность ошибки или вариантности его толкования при вводе сведений о документах в информационно – поисковую систему, облегчает поиск и прохождение документов.

Заголовок к текстам постановлений, распоряжений, приказов, положений, актов, справок, отчетов  и др. строится на основе существительного в форме предложного падежа, например:

«О поощрении…»,

«О выплате…»,

(о чем?).

Правила, Устав, список, реестр и другие документы  требуют родительного падежа стержневого  существительного в заголовке к  тексту, например:

Правила «оформления документов»

(с ответом  на вопрос «чего?»)

Заголовок к тексту Инструкции формируется  на основе существительного в дательном  падеже, например:

Инструкция  «по эксплуатации…»

(почему?)

Если  содержание текста включает ряд вопросов, заголовок должен быть обобщенным, например:

«О мерах…»,

в этом случае наряду с заголовком

составляются  подзаголовки. Их пишут

в левой  части листа, не прерывая текста.

Датирование документа обязательно для придания ему юридической силы. Датой документа является дата его подписания или утверждения:

– датой издания (принятия) постановления, распоряжения, приказа является дата их подписания Главой города, руководителем структурного подразделения;

– датой протокола является дата заседания (принятие решения);

– датой акта – дата события;

– датой отчета, плана и других требующих утверждения – дата их утверждения;

– датой вступления в силу распорядительного документа считается дата его подписания, если иное не указано в самом документе.

В состав даты входит указание числа, месяца, года.

например:

12 сентября  2008 г.

Все служебные  отметки на документе, связанные  с его созданием, прохождением и  исполнением (визирование, согласование, регистрация) и т.д. в обязательном порядке датируются.

Дата  должна проставляться лицом, подписывающим  или утверждающим документ. На документах, составленных совместно несколькими  организациями или юридическими лицами, проставляется единая дата подписания. Место размещения даты зависит от вида документа и определено в форме бланков.

Индекс придает документу юридическую силу, подтверждая факт составления и отправки документа, и предназначен для учета, контроля за своевременным исполнением и организации системы поиска поступающих или создаваемых документов. Индекс документа должен состоять из порядкового номера, который при необходимости дополняется буквенными обозначениями, индексом по номенклатуре дел или другому классификатору – названий документов, вопросов деятельности, корреспондентов, исполнителей и др. Составные части индексов отделяются косой чертой, например:

148/12–15,

где: 148 – порядковый номер корреспонденции,

12–15 – индекс дела, где хранится документ.

Текстом документа является выраженное средствами делового языка содержание каких-либо действий или событий. Его содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами и отражать точное и правильное освещение событий. Текст документа составляется на основе унифицированных форм, унифицированных сборников текстов, типовых нормативных документов, определяющих содержание конкретных документов. Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или соединения этих форм.