Организационные документы, их назначение и основные виды

…………………. (расшифровка подписи)

Визы согласования

С инструкцией ознакомлен

……………(расшифровка  подписи)

 « » ……………. 2001 г.  

Положение

Положение —  нормативный акт, определяющий порядок образования, статус, компетенцию, права, обязанности, организацию работы.

Распространенный  вид положения — документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности организации. Положение об организации — правовой акт, на основании которого действуют государственные бюджетные организации. Оно определяет статус организации, порядок ее создания, место в системе управления, внутреннюю структуру, функции, компетенцию, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации. В структуре таких положений обычно в отдельный раздел выделяется контроль, проверка и ревизия деятельности. При оформлении таких положений обязательно указывается наименование вышестоящей организации, наименование организации, вид документа, дата и номер, гриф утверждения, заверенный печатью той организации, которая утверждает документ³.

В практике администрирования организаций, имеющих внутреннюю организационную структуру, используется иная разновидность положений. В этом случае положение является основным документом, предназначенным для закрепления и разграничения функций каждого структурного подразделения.

Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД. Положение оформляют на общем бланке организации, т. е. документ должен содержать наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, гриф утверждения. Текст положения включает следующие разделы:

• Общие положения;
• Цели и задачи;
• Функции;
• Права и обязанности;
• Руководство;
• Взаимоотношение (служебные связи).

В разделе "Общие положения" указывается  точное наименование структурного подразделения, степень его самостоятельности, подчиненность — орган управления (или должностное лицо), в распоряжении которого находится структурное подразделение. В разделе дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных материалов, которыми руководствуется в своей деятельности данное структурное подразделение.

В разделе "Цели и задачи" в обобщенном виде формулируют основную цель деятельности структурного подразделения и его основные задачи.

Раздел "Функции" является основным разделом положения и должен включать всестороннюю характеристику деятельности структурного подразделения, подробный перечень всех функций, которые должны обеспечить решение основных задач.

В разделе "Права и обязанности" перечисляются права, которыми наделяется подразделение для реализации возложенных на него задач. При изложении прав подчеркивается их соответствие действующему законодательству, нормативно-правовым документам Правительства, вышестоящих органов управления и документам, регламентирующим деятельность данной организации.

Раздел "Руководство" содержит наименование должности руководителя подразделения, требования к уровню образования и стажу практической работы. Должностные обязанности руководителя не регламентируются отдельным документом (должностной инструкцией), поэтому в этом разделе излагается компетенция и обязанности руководителя. В их числе, как правило, указывают функцию координации деятельности структурного подразделения, планирование его работы, контроль за работой сотрудников, совершенствование организационной структуры, участие в разработке нормативно-методического обеспечения и др.

Для разграничения прав подразделения  и его руководителя в разделе устанавливают персональные права руководителя. В их числе обычно есть право устанавливать круг ответственности своих заместителей, утверждать определенные документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников подразделения (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения или взыскания и т. д. В разделе "Руководство" содержится перечисление основных позиций, по которым руководитель несет персональную ответственность за выполнение задач структурного подразделения, за состояние документации, ее соответствие требованиям правовых и нормативных документов, достоверность информации, ее утечку, организацию работы подразделения, работу с кадрами, а также за невыполнение задач, возложенных на руководителя данным положением.

В разделе "Взаимоотношения с другими подразделениями" определяются взаимосвязи со структурными подразделениями, возникающие в результате производственной, хозяйственной, управленческой деятельности, фиксируются документные связи — наименования документов, периодичность их представления, сроки, устанавливаются взаимные обязательства, определяется состав документов, разрабатываемых структурным подразделением совместно с другими структурными подразделениями, сроки их представления, периодичность обмена информацией.

Положения подписывают должностные лица, являющиеся их непосредственными разработчиками (например, начальники структурных подразделений, заместители первого руководителя и др.), визирует положение юридическая служба (юрисконсульт), утверждает руководитель. Положение обретает юридическую силу с момента утверждения. Гриф утверждения заверяется печатью организации.

Штатное расписание

Штатное расписание представляет собой организационно-правовой документ, устанавливающий количественный и качественный состав сотрудников в составе подразделений организации, а также размеры их минимальной фиксированной месячной оплаты труда (оклада) в соответствии с занимаемыми должностями.

Структура штатного расписания почти в точности повторяет структуру той самой организации, для нужд которой данное расписание разработано — по сути, это перечень должностей сотрудников организации по подразделениям с указанием размеров соответствующих данным должностям окладов. При этом порядок перечисления структурных подразделений, а также должностей в них определяется руководителем организации.

Однако  в большинстве случаев принято  придерживаться следующего порядка: первыми следуют подразделения управления организации, затем — так называемые основные производственные подразделения, а замыкают перечень вспомогательные и обслуживающие подразделения.

Перечисление структурных единиц внутри подразделений производится в порядке их нумерации (1-й сектор, 2-й сектор или 1-й цех, 2-й цех и т. д.).

Перечисление должностей обычно начинается с наиболее важных — должностей ведущих и главных специалистов, затем следуют специалисты старшего, среднего и младшего звена. При значительном количестве должностей принято выделять группы управленческих должностей, должностей по основной специальности (или нескольким таким специальностям) и, наконец, группу должностей обслуживающего и вспомогательного персонала. Внутри указанных групп должности располагаются в порядке убывания (главный инженер, зам. главного инженера, гл. энергетик, гл. механик, гл. технолог, ст. инженер по эксплуатации подъемных механизмов, инженер по эксплуатации... и т. д.).

Наименование  подразделений дается полностью (в  необходимых случаях может также указываться их сокращенное или условное наименование), наименование должностей — с обязательным указанием тарифного разряда. И те, и другие пишутся в именительном падеже.

Количественные  показатели штатного расписания — общая численность должностей — подытоживаются по каждому подразделению и за организацию в целом, с учетом имеющихся в организации неполных штатных единиц.

          Штатное расписание разрабатывается в планово-производственном отделе (ППО) (или ином аналогичном по предназначению подразделении организации), ежегодно по состоянию на 1 января.

          В процессе отработки проекта расписания на предстоящий год документ визируется заместителями руководителя организации (по производству, управлению, персоналу), а также руководителями финансового и юридического отделов (бухгалтером и юристом).

Уточненный, согласованный и полностью откорректированный документ после тщательной проверки подписывается ответственным разработчиком (обычно — начальником ППО). Как и прочие организационно-правовые документы, штатное расписание подлежит утверждению руководителем.

Несколько слов об особенностях оформления штатного расписания. С учетом специфики содержания и размещения данных штатное расписание более удобно отрабатывать в виде таблицы. Для расположения таблицы такого вида целесообразно использовать листы формата АЗ или А4 (альбомный разворот).

Титульный лист документа исполняется на общем бланке и должен содержать:

- полное официальное наименование организации;

- наименование вида документа;

- номер и  дату написания документа;

- место составления (написания);

- заголовок  к тексту документа;

-подпись разработчика (руководителя соответствующего подразделения);

- гриф  утверждения с утверждающей подписью  руководителя организации (его первого заместителя).

Примерный образец  оформления штатного расписания

 

Наименование                                                                        УТВЕРЖДАЮ 
организации                                                        Штат в количестве ……..  должностей

                                                                   ……………………………………….

                                                                             «….»……………2001г.

Штатное расписание

На «….»…………..2001г

…………………………………………..

№ п/п

Наименование  должности

Количество  должностей

Должностные оклады

Месячный фонд заработной платы

Примечание

Заместитель руководителя предприятия

  ……………………………….(расшифровка  подписи)

Главный бухгалтер

…………………………………(расшифровка  подписи)

 

Правила внутреннего  трудового распорядка — организационно-распорядительный документ, детально регламентирующий вопросы повседневной деятельности организации.

Документ  этот, в отличие от, к примеру, «Положения о структурном подразделении организации», жестко структурирован и включает в себя следующие разделы:

1.Общие положения.

2. Порядок приема и увольнения персонала.

3. Общие обязанности сотрудников.

4. Общие обязанности администрации.

5. Рабочее время и порядок его использования.

6. Ответственность сотрудников за нарушения. Порядок поощ 
рения наиболее отличившихся.

7. Заключительные положения.

Раздел «Общие положения» включает в себя:

- преамбулу (упоминание о важнейших конституционных гарантиях для работников в области права на труд);

- цели, достигаемые  введением в действие данного  документа;

- порядок  введения документа в действие.

Раздел «Порядок приема и увольнения персонала» определяет:

- процедуру приема персонала на работу;

- перечень документов, подлежащих проверке при приеме  на работу;

- процедуру  увольнения персонала;

- порядок перемещения  сотрудников на другие должности  (на другие виды работы);

- порядок  досрочного расторжения трудового  договора по инициативе работника и администрации.

Раздел «Общие обязанности сотрудников» содержит перечень основных обязанностей работников организации, подлежащих исполнению ими в своей повседневной деятельности.*

Раздел «Общие обязанности администрации» содержит перечень основных обязанностей администрации организации, подлежащих исполнению ею в своей повседневной деятельности, в том числе:

- обязанности  администрации по обеспечению  сотрудников работой;

- обязанности  администрации по созданию и  поддержанию безопасных условий труда;

- обязанности  администрации по своевременному  и справедливому вознаграждению труда сотрудников;

- обязанности  администрации по управлению  и всестороннему обеспечению деятельности организации;

- обязанности  администрации по осуществлению хозяйственного (научного, технического и т. п.) взаимодействия организации с другими организациями.

При необходимости в разделе может  найти отражение содержание иных (особых) обязанностей администрации.

Раздел «Рабочее время и порядок его использования» содержит сведения о:

-распределении времени для исполнения трудовых обязанностей (продолжительность рабочего дня, рабочих смен, их начало и окончание);

- распределении  времени для отдыха в процессе  работы (продолжительность и периодичность перерывов в работе, в том числе для приема пищи, при необходимости — организация питания сотрудников по сменам);

- порядке учета отработанного сотрудниками времени;

- порядке предоставления  сотрудникам отпусков.

Раздел «Ответственность сотрудников за нарушения. Порядок поощрения наиболее отличившихся» включает в себя два подраздела.

Содержанием первого  из них определяются виды ответственности сотрудников за различные нарушения, а также конкретные меры воздействия, которые могут быть предприняты администрацией организации в отношении нарушителей.