Организационные документы кадровой службы

Оглавление 

Введение. 2

Документирование трудовых правоотношений. 3

Унификация и стандартизация документов. 5

Нормативные документы. 8

Кадровая документация. 9

Личные карточки работников. 10

Заявления, графики отпусков, докладные записки, акты. 15

Отметка об исполнителе. 16

ОРД. 16

Список используемой литературы. 22

 

Введение.

 

Актуальность  выбранной мной темы заключается в том, что в настоящее время невозможно представить, как бы функционировала та или иная организация, будь то государственное предприятие или коммерческий банк, научно - исследовательский институт или воинская часть, неприметный частный магазинчик или престижное официальное издательство, без таких фундаментальных вещей как, постановления, решения, приказы или распоряжения. 

Цель  данного реферата - подробно рассмотреть и изучить распорядительную документацию. 

Задачи:

• Подобрать, изучить , систематизировать и подготовит к изложению литературу по данной проблеме.
• Ознакомиться с составом документации.
• Выявить важность знания правильного оформления приказов, решений, заявлений, распоряжений, решений по кадровому составу.

Документирование  трудовых правоотношений.

 

Среди задач, решаемых кадровой службой, наиболее традиционной представляется документирование трудовых правоотношений. В процессе их возникновения  и установления возникает значительный объем разнообразных документов. Наибольшая часть документов кадровой службы связана с движением кадров. Документирование движения кадров –  неотъемлемая обязанность любой  организации (предприятия, учреждения) независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы. Под  движением кадров специалисты понимают:

• прием на работу;
• перевод на другую работу;
• увольнение;
• предоставление отпусков;
• командирование.

При оформлении любой  из названных процедур работник пишет  заявление (или начальник структурного подразделения составляет докладную  записку), которые являются основанием для издания распорядительного  документа. Руководитель организации  издает приказ. Кроме того, прием  на работу может сопровождаться заключением  трудового договора (контракта), заполнением  работником анкеты (личного листа  по учету кадров), составлением работником кадровой службы личной карточки (форма  Т-2¹). При переводе работника на другую работу используется такой документ, как представление. Оформление очередных отпусков связано с составлением кадровой службой графика отпусков. При совершении работником поступков, связанных с невыполнением или ненадлежащим выполнением своих обязанностей, нарушением трудовой дисциплины, он пишет объяснительную записку или отдел кадров фиксирует нарушения составлением акта. Даже такое не самое полное перечисление видов документов, создаваемых кадровой службой, свидетельствует об их многообразии.

Состав документов кадровой службы в реальности значительно  шире, так как общение с любой  сторонней организацией непременно оформляется письмами, а, например, проведение аттестации персонала сопровождается заполнением целого ряда документов – протокола заседания аттестационной комиссии, аттестационного листа, заключений руководителей структурных подразделений. Кроме того, составляются такие организационные  документы, как положение об отделе кадров, должностные инструкции ее сотрудникам.

Квалифицированное ведение документации по личному  составу относится к числу  необходимых профессиональных навыков  работника кадровой службы, при этом документирование любых процедур должно проводится с соблюдением установленных  общегосударственных правил оформления документов. Необходимость документирования по определенным правилам установлена  законодательно². “Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации³”.

Кодекс законов  о труде Российской Федерации  устанавливает необходимость документирования трудовых правоотношений:

• трудовой договор (контракт) должен быть заключен в письменной форме (ст. 18);
• прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации предприятия и объявляется работнику под расписку (ст. 18);
• на всех работников ведутся трудовые книжки (ст. 39);
• администрация обязана выдавать работникам по их просьбе справку о работе на данном предприятии (ст. 40).

Унификация  и стандартизация документов.

 

Наиболее эффективным  способом создания рациональных норм документирования является унификация и стандартизация документов.

Унификация в документоведении рассматривается как сокращение исходного количества форм документов и приведение их к единообразным  правилам оформления.

Стандартизация  – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт, как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом» (ГОСТ 6.10.1–88). В России деятельность по стандартизации координируется Комитетом Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (в настоящее время комитет включен в состав Министерства промышленности и торговли РФ). Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (документа).

Стандартизация –  сложный процесс, в состав которого входят такие элементы, как типизация  и унификация. С одной стороны, это методы стандартизации, которые  могут осуществляться и как самостоятельные  виды работы. В документоведении типизация  используется для создания типовых  форм документов и типовых текстов, т. е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой текст – это текст-образец, на основе которого создаются в последующем  тексты аналогичного содержания. Типовая  форма – утвержденная определенным компетентным органом государственной  власти форма документа, используемая для сбора и представления  каких-либо данных в самых различных  сферах управленческой деятельности.

В документоведении унификация и стандартизация рассматриваются  как процесс установления единообразия в процессах создания и оформления документов. Однако между этими двумя  понятиями нельзя поставить знак равенства. Стандартизация документов – высшая ступень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой нормы. Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным  видом деятельности. Результатом  работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты  как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской  работе, на обложку дел постоянного  хранения), на отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и  на унифицированные системы документации. Стандартизация – закрепление результатов  унификации в нормативно-технических  документах – стандартах. Стандартизация может проводится на государственном  уровне, на отраслевом уровне и на уровне предприятия.

Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных  по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению (ГОСТ Р 51141-98). Система  документации складывается в процессе реализации в органах власти и  управления, в учреждениях, организациях и предприятиях той или иной управленческой функции; состав документов, которые  в нее входят, предназначен для  документирования определенных видов  деятельности, например планирования, финансирования, учета. Системы документации классифицируют по отраслям деятельности и помимо типовых систем документации выделяют также системы документации по здравоохранению, образованию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др.

Унифицированная система  документации⁴ создается по единым правилам и требованиям и должна содержать информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Обычно она состоит  из одного-двух государственных стандартов, совокупности взаимоувязанных общероссийских унифицированных форм, обеспечивающих документированное представление  данных в определенных видах хозяйственной  деятельности, средств их ведения, нормативных  и методических документов по их разработке, ведению и применению. Непосредственными  разработчиками конкретных форм документов и систем документации являются министерства (ведомства), осуществляющие координацию  той или иной отрасли деятельности.

Порядок оформления документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации, требования к бланкам  и текстам определен ГОСТом Р 6.30-97. По требованиям, заложенным в этом стандарте, разрабатываются текстовые  бланки документов, составляются приказы  о приеме, переводе, увольнении и  др., а также протоколы, письма, докладные и объяснительные записки. Кроме государственного стандарта, в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации входит альбом унифицированных форм документов, созданный в развитие требований стандарта и содержащий конкретные формы документов (структура и штатная численность, штатное расписание, график отпусков и др.). Альбом содержит примеры оформления всех кадровых документов, а для сложных и объемных документов (положение, должностная инструкция) – не только состав и расположение обязательных реквизитов, но и обязательную структуру текста.

Нормативные документы.

 

К числу нормативных  документов относятся и Межотраслевые  укрупненные нормативы времени  на работы по комплектованию и учету  кадров. Трудозатраты работников кадровых служб, связанные с подготовкой  и обработкой кадровой документации, влияют на штатную численность кадровых служб. С помощью нормативов можно  обосновать необходимую численность  работников кадровых служб, так как  суммарная трудоемкость выполняемых  работ – одна из составных частей формулы расчета штатной численности, включенной в Укрупненные нормативы. Но основное значение этого документа  – регламентация состава кадровых документов, а также последовательности выполняемых операций:

• при оформлении документов при приеме на работу и увольнении рабочих и служащих;
• оформлении и учете трудовых книжек;
• оформлении документов по учету движения кадров;
• составлении статистической отчетности по учету личного состава;
• составлении справок, разработке планов и выполнении других работ;
• работе по табельному учету;
• работе бюро пропусков;
• работе военно-учетного стола.

Межотраслевые нормативы  времени содержат и перечисление всех необходимых операций по документированию и являются, кроме того, нормативным  документом в части организации  делопроизводства кадровой службы, так  как содержат привила регистрации  и необходимые регистрационные  формы, устанавливают порядок хранения документов отдела кадров.

Кадровая  документация.

 

В состав кадровой документации входят следующие  документы:

• трудовой договор (контракт);
• приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1);
• личная карточка (форма № Т-2);
• учетная карточка научного работника (форма № Т-4);
• приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
• приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8);
• табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);
• табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);
• личные заявления работников предприятия;
• графики отпусков;
• докладные записки;
• акты.

Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме между работником и администрацией предприятия в лице руководителя предприятия и должен содержать  следующие основные реквизиты: название вида документа, дату и место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух экземплярах, один из которых  остается на предприятии, а другой хранится у работника.

Личные  карточки работников.

 

Приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1) является одной из унифицированных форм первичной учетной документации, применение которых с 1 января 1999 г. является обязательным для предприятий всех организационно-правовых форм и форм собственности. Форма применяется для учета вновь принятых на работу. Заполняется в одном экземпляре работником отдела кадров на всех принятых, за исключением назначаемых вышестоящим органом. Начальник структурного подразделения дает заключение о возможности приема: на оборотной стороне проекта приказа указывается, в качестве кого может быть принят на работу нанимающийся, по какому разряду или с каким окладом и продолжительностью испытательного срока.