Организация документооборота на предприятии

Безбумажный документооборот  означает, что все операции с документами  производятся в электронном виде.

6.  Особенности организации  документооборотав бухгалтерском  учете ООО «Рязанская чайная  фабрика»

Документооборотв бухгалтерском  учете ООО «Рязанская чайная фабрика» можно охарактеризовать как смешанный. Поскольку фабрика является предприятием с небольшим штатом сотрудников, нет необходимости внедрять сложную  автоматизированную систему управления электронными документами. В качестве среды распространения документов здесь используется программа MicrosoftOutlook, с помощью которой пересылаются файлы с документами, и эта  же программа применяется для  пересылки образов документов, получаемых путем сканирования первичных бумажных оригиналов. Как видно из рис. 6, электронная  почта обеспечивает контакт каждого  с каждым.

Рис. 6. Организация документооборота по принципу «каждый с каждым»  в бухгалтерском учете ООО  «Рязанская чайная фабрика»

При таком подходе единые автоматизированные справочники для  всего предприятия отсутствуют  и каждое подразделение, в т.ч. и  бухгалтерия, формирует собственные  системы классификаторов и нормативов. При этом обычно используются одинаковые адресные книги, содержащие адреса электронной  почты сотрудников.

Регистрация документов при  такой схеме производится вручную, сведения о документах заносятся  в таблицы, не обрабатываемые автоматизированными  системами. Каждый документ направляется по маршруту, выбираемому очередным  исполнителем. Таким образом, на фабрике  организована работа на базе обмена электронной  почтой и хранения документов на файловом сервере, где каждый имеет свою ячейку. Эта схема управленияпри удобна для хранения документов. Например, в папке "Бухгалтерия" есть папка "финансовый отдел", в ней папка "финансовое планирование", еще  глубже - "минимизация налогообложения". Подобная иерархия интуитивно понятна  для пользователей - каждый знает  свою ячейку, знает, куда класть те или  иные документы[4].

Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота. График документооборота - это график или схема, которые  описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение.Унифицированной  формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности.

На Рязанской чайной фабрике  график документооборота разрабатывает  главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия.

График устанавливает  рациональный документооборот, т.е. предусматривает  оптимальное число подразделений  и исполнителей для прохождения  каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.Правильное составление  графика документооборота и его  соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной  функции бухгалтерского учета и  обеспечивают своевременность составления  отчетности.

Для каждого документа, в  том числе и в бухучёте, существует свой путь движения, пять основных этапов:

1) составление документа  в момент совершения хозяйственной  операции, а если это не представляется  возможным - непосредственно после  ее окончания в соответствии  с требованиями, предъявляемыми  к его оформлению;

2) передача документа в  бухгалтерию, где контролируются  своевременность и полнота сдачи  его для учетной обработки;

3) проверка принятых документов  бухгалтером по форме (проверяются  полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных  операций, логическая увязка отдельных  показателей) и арифметическая  проверка;

4) обработка документа  в бухгалтерии, которая осуществляется  в три этапа:

• таксировка (расценка) - предусматривает  перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;

• группировка - подбор документов, однородных по экономическому содержанию. Например, приход и расход товарно-материальных ценностей;

• контировка - указание в  первичном документе корреспонденции  счетов по конкретной хозяйственной  операции, вытекающей из содержания документа;

5) сдача документов в  архив на хранение после составления  по ним учетных регистров.

Правила ведения бухгалтерского учета предусматривают срок хранения первичных документов в течение  пяти лет. Архивным законодательством  установлены различные сроки  хранения типовых управленческих документов (перечень утвержден Росархивом 6 декабря 2000г.). Например, лицевые счета работников перечень обязывает хранить 75 лет. Срок хранения документа исчисляется  с 1 января года, следующего за годом, когда  документ был оформлен.

В соответствии с п.5 Положения  по бухгалтерскому учету "Учетная  политика организации" (ПБУ 1/98) (утв. Приказом Минфина России от 9 декабря 1998 г. N 60н) в составе учетной политики фабрикиутверждаются в том числе  и правила документооборота и  технология обработки учетной информации. В различных документах, в том  числе и в Положении по ведению  бухгалтерского учета и бухгалтерской  отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н), неоднократно упоминаются  график документооборота и необходимость  его соблюдения. Однако как составляется такой график, какие требования предъявляются  к его оформлению, в данных документах не разъяснено.