Организация документооборота на примере МДОУ города Кургана «Детский сад присмотра и оздоровления № 2 «Дружная семейка»

align="justify">     Исходящие. Исходящий документ - официальный  документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).

     Внутренние. Внутренний документ - официальный  документ, не выходящий за пределы  подготовившей его организации. Данные документы используются для  организации работы детского сада, так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.  

2.1 Схема  движения и технология обработки  документов в детском саду 

     Входящие  документы:

     Документы, поступившие, в учреждении начинают свой путь к исполнению с делопроизводителя. В нормативных документах регламентированы правила первичной обработки поступивших документов. Они сводятся к следующему:

     1. Проверяется правильность доставки. Ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату.

     2. Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей, конверты  вскрываются, проверяется комплектность  и сохранность вложений. При обнаружении  повреждений конвертов, отсутствия  документов, приложений к ним, несоответствия документов и приложении об этом сообщают отправителю.

     3. При поступлении машиночитаемых  документов обрабатывается только  сопроводительная документация, машинные  носители в упаковке передаются  по назначению.

     4. Как правило, конверты уничтожают. Сохраняют конверты (подкалывая их к документу) только в тех случаях, когда на документе отсутствует обратный адрес, когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа, когда на конверте нет надписи «лично», а документ носит личный характер.

     5. Документы с пометкой «лично»  не вскрываются, а передается  адресату.

           6. Делопроизводитель ведет учет всех поступивших документов - на документе проставляется штамп об их получении, где указывается наименование учреждения, дата поступления, порядковый учетный номер документа. Обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса.

     7. Главный критерий сортировки - адресование документов. В небольших организациях вся поступающая документация сортируется секретарем. В помощь секретарю можно разработать классификатор видов документов и вопросов деятельности с указанием исполнителей, которые курируют определенные вопросы.

     8. Процесс первичной обработки  заканчивается раскладкой рассортированных документов по ячейкам.

     Сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой "лично" передаются по назначению. В учреждении обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается. 

     Помощники руководителя производят предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес заведующей детского сада и в структурные подразделения. Руководству детского сада передаются документы вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности учреждения. Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений учреждения или непосредственно исполнителям.

     Документы передаются руководству или исполнителям в день поступления в учреждение. 

Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителю детского сада и структурных подразделений.

     Исходящие документы:

     Проект  исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет делопроизводитель. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других учреждений, так и внутри учреждения. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, если документ, проходящий согласование внутри учреждения оформляется реквизитом "визы согласования документа".[4]

     Подготовленный  проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с  материалами, на основании которых  он готовился.              К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ. Право подписания документов имеют только руководитель.  

     Руководитель  учреждения вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку. 
После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в "Журнале регистрации исходящих документов". После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело.

     Внутренние  документы.

     Внутренние  документы готовятся, оформляются в пределах детского сада.

     Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает  с маршрутом входящих документов. 
Особенность движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов документов.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.2. Регистрация  документов 

Общие правила регистрации документов в учреждении детского сада.

     Регистрация документа - запись учетных данных о  документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Следуя определению, регистрация документа - это присвоение ему индекса и проставление его на документе с последующей записью данных о документе в журнале регистрации или регистрационной карточке. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов. 
Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз. 
Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы - в день подписания.

     Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в  справочных целях. В инструкции по делопроизводству детского сада в приложении представлен перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения.

     При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации  службой делопроизводства; перечень структурных подразделений с  их условными обозначениями; номенклатура дел.

     Индексация  документов.

     Индексация  документов в делопроизводстве - это  проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих  место их исполнения (составления) и хранения. Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документы при его регистрации .

     Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов. Индексы заявлений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа.

На всех входящих документах проставляется  регистрационный номер документа, фиксирующий факт и время поступления документа в учреждении. Место проставления штампа определено ГОСТ Р 6.30 – 2003. [4] 
 
 
 
 
 
 

2.3. Контроль исполнения документов

 

     Контролю  подлежит исполнение всех зарегистрированных документов.  Контроль исполнения включает:

       • постановку документа на  контроль;

       • проверку своевременного доведения  документа до исполнителя;

       • проверку и регулирование  хода исполнения;

       •  учет  и   обобщение   результатов   контроля   исполнения   документов, информирование руководителя.

     Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов.

     Контроль  осуществляют руководители, делопроизводитель  и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства делопроизводителем.

     Сроки исполнения исчисляются в календарных  днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления.

     Индивидуальные  сроки устанавливаются руководителями. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителями, которые их установили.      Сроки подготовки (оформления), представления (отправки) и типовые сроки исполнения документов закрепляются в Табеле документов и в инструкции по документационному обеспечению. [13]                      Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в его РКК и на экземпляре ответа, остающемся в организации.                                          При проведении контроля исполнения используются экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов.     Делопроизводителем осуществляются следующие операции: 

     > формирование картотеки контролируемых документов;

     >  направление  карточки  контролируемого   документа  (пункта   задания)   в подразделение-исполнитель;

     > выяснение в структурном подразделении  фамилии, имени, отчества и  телефона исполнителя;

     > напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

     > получение информации о ходе  и результатах исполнения;

     >  запись  хода  и  результатов   исполнения   в   карточке   контролируемого документа;

     >  регулярное  информирование  руководителей   о  состоянии  и   результатах   исполнения;

     > сообщение о ходе  и  результатах   исполнения  документов  на  оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;

     > снятие документов с контроля  по указанию руководителей;

     > формирование картотеки исполненных  документов.    Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы, решения и др.).      Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке: