Организация хранения документов

Организация хранения документов

В понятие делопроизводство входит кроме документирования информации и организации документооборота, также хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия. С момента заведения до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. За сохранность документов и дел несут ответственность руководители подразделений и отвечающие за делопроизводство сотрудники. Дела хранят в специальных запирающихся шкафах в вертикальном положении корешками наружу. Располагаются дела в соответствии с номенклатурой дел, которую помещают на внутренней стороне шкафа. Каждое дело на корешке имеет индекс по номенклатуре дел. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименование дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел входят: дела, журналы регистрации, справочные картотеки. Сводная номенклатура дел подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с экспертной комиссией организации и при необходимости с экспертно-проверочной комиссией архивного органа, куда передаются дела на государственное хранение, и утверждаются руководителем. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации, в том числе и номенклатуру дел организации. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом:

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Например: 15-07, 15 обозначение структурного подразделения, 07 порядковый номер заголовка дела.

В графу 2 номенклатуры включается заголовки дел. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указываются период (год, квартал, месяц), на (за) который составлены планы.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется в конце календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованной с государственным архивным органом.

В графе 5 «Примечание» указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и др.

Оперативный вид хранения документов, который в свою очередь можно подразделить на два подвида:

хранение документов в процессе их исполнения;

хранение исполненных документов.

Документы во время их исполнения должны храниться у исполнителя  в специальных папках с надписями "Срочно", "На исполнение", "На подпись" и т.д. На папках указываются  также фамилия, инициалы, телефон  исполнителя.

Исполненные документы должны подшиваться и храниться в делах в соответствии с номенклатурой дел. По ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку, а номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Формирование и оформление дел

Группирование исполненных  документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела называется формированием дела.

Исполненные документы  должны в 15-дневный срок сдаваться  исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, в службу ДОУ или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел. Контроль за правильным оформлением дел осуществляется службой ДОУ

При формировании дел  необходимо соблюдать следующие  основные требования:

• Документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
• Группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
• Раздельно группировать в дела документы постоянного или временного сроков хранения;
• Помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;
• В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры ,черновики;
• Документы в личных делах располагаются по мере их поступления;
• По объему дело не должно превышать 250 листов.

Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. Дела подлежат оформлению и при их заведении и по завершении года. Оформление- это комплекс работ по подготовке дела к хранению, включающий: описание дела на обложке, нумерацию листов, составление заверительной надписи. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного ( свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет), включая документы по личному составу, должны передаваться для хранения в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. При этом передача дел осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации. Дела временного хранения (до 10 лет включительно), как правило, на хранение в архив организации не передаются: они хранятся в подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

В последние время  наряду с хранением документов (на бумаге), сформированных в дела, многие организации стали применять  и электронные хранилища. Создание данных хранилищ позволяет упросить использование документов в текущей деятельности, так как работу с документом могут производить несколько сотрудников одновременно, а доступ к документу осуществляется в течение нескольких секунд в соответствии с правами сотрудника. Из этого можно сделать вывод, что использование электронных хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий и должностных обязанностей.

Создавать такие электронные  хранилища документов лучше только в тех организациях, в которых  не эксплуатируются системы автоматизации  документационного обеспечения управления, а их внедрение не планируется. В своем большинстве системы, автоматизирующие ДОУ, позволяют при регистрации документа сохранять файл с его образом в специальном хранилище.