Автор работы: Пользователь скрыл имя, 22 Апреля 2012 в 09:58, дипломная работа
Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
ООО «ДИН» имеет в своем составе несколько филиалов, территориально находящихся за пределами главного офиса. Документы, поступающие из этих филиалов, регистрируются как входящие, что является ошибкой, так как они относятся к группе внутренних документов.
При анализе регистрации документов ООО «ДИН» была выявлена серьезная ошибка в процессе регистрации: регистрация приказов по личному составу и приказы по основной деятельности осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и основной деятельности совершенно различны. Это является грубым нарушением ГСДОУ[71]. Следует разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.
Одним из наиболее существенных недостатков организации регистрации в Компании является то, что в нарушение пункта ГСДОУ 3.2.1.2.[72] об одноразовой регистрации корреспонденции, должностные лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, осуществляют повторную регистрацию документов в журналах. Это вызвано недостаточно четким порядком регистрации.
Для регистрации исходящих документов предлагается использовать только электронную форму с возможностью поиска по максимально большему количеству реквизитов. Базу, которая будет образовываться при регистрации документов, можно будет использовать при ведении контроля за их исполнением. Также это позволило бы сделать информационно-поисковую работу более упорядоченной и централизованной.
2.5. Организация контроля исполнения документов
Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов[73]. Контролю подлежат документы, требующие исполнения.
Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.[74]
Практическая работа по контролю осуществляют сотрудники Общего отдела по поручению руководства Компании.
В ООО «ДИН» для ведения контроля исполнения сотрудники службы документационного обеспечения управления используют компьютерные базы данных в программе Microsoft Exсel, в которые заносятся все документы требующие исполнения. Базы данных по контролю содержат следующие графы:
№ п/п | № док-та | Дата док-та | Вид док-та | Краткое содержание | Испол-нитель | Срок испол-нения | Ход испол-нения | Отметка о снятии с контроля |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
Сотрудниками Общего отдела осуществляются следующие операции:
- формирование базы контролируемых документов; направление контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;
- напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;
- получение информации о ходе и результатах исполнения;
- занесение в базу данных информацию о ходе и результатах исполнения контролируемого документа;
- регулярное информирование руководителя о состоянии и результатах исполнения;
- снятие документов с контроля по указанию руководителя.
После указания руководителя ЗАО "Строительная Компания "Дружба" о постановке документа на контроль секретарь просматривает его, ставит штамп красного цвета на левом поле напротив реквизита «заголовок» букву «К». Затем заносит номер этого документа, содержание резолюции, исполнителя, контрольный срок исполнения в регистрационную базу данных.
Затем снимает копию для исполнителя и подшивает в папку с текущими документами, поставленными на контроль. Сроки подготовки, представления и типовые сроки исполнения должны быть закреплены в инструкции по документационному обеспечению.
Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций — с даты их поступления.
Типовые сроки исполнения документов Компании, если они не указываются в самом документе, устанавливаются в соответствии с ГСДОУ[75]. Индивидуальные сроки устанавливает Генеральный директор.
Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки — принятием нового акта, индивидуальные - руководителями, которые их установили.
Результаты исполнения отмечаются только в регистрационной базе в компьютере. На самом документе отметка о снятии с контроля, надпись «В дело» с подписью и датой, проставляемой в нижнем правом углу оборотной стороны последнего листа исполненного документа, не проставляется.
Ежедневно сотрудники Общего отдела учитывают и обобщают данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителями. В случае существенного отставания, задержки исполнения, делается доклад руководителю для принятия экстренных мер.
В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется на общих основаниях.
При ведении контроля используются компьютерные базы данных в программе Microsoft Exсel. В настоящий момент существуют программы, специально разработанные для выполнения этой функции, позволяющие вести контроль за исполнением документов централизованно, с более удобным поиском.
Недостатком существующего порядка контроля за исполнением документов является то, что формируемые базы не сведены в одну единую и в каждом подразделении ведется своя база. Контроль исполнения документов Компании проводится не совсем в соответствии с существующими требованиями[76], так как результаты исполнения должны обязательно отмечаться на документе, не только в регистрационных базах. Также к недостаткам можно отнести то, что база данных, формируемая в процессе регистрации, не используется для ведения контроля, это приводит к дублированию ввода информации документов.
2.6. Составление номенклатуры дел
Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.[77]
Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел[78]. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.
Номенклатура дел – это классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска.[79]
Несмотря на то, что ООО «ДИН» существует несколько лет, за все это время не было составлено ни одной номенклатуры дел. В настоящее время начальником Общего отдела ведется работа по сбору информации для составления номенклатуры дел.
При ее составлении учитываются требования, предъявляемые нормативно-методическими документами – Государственной системой документационного обеспечения управления[80], Основными правилами работы ведомственных архивов[81], Перечнем документов с указанием сроков хранения[82], методическими материалами по разработке номенклатуры дел.
Помимо этого используются положения о структурных подразделениях Компании, штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы, как входящие, так и созданные в процессе деятельности подразделений.
В унифицированную форму номенклатуры дел следует включить такие реквизиты:
- наименование организации;
- наименование структурного подразделения;
- название вида документа;
- место составления;
- на какой год;
- название разделов;
- гриф утверждения;
- гриф подписания.
Примерная номенклатура дел, разработанная для ООО «ДИН», представлена в приложении №8.
2.7. Формирование дел
Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Делом называется совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку[83].
Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела[84]. Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документом массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.
В ООО «ДИН» формирование дел проводится по номинальному признаку - названиям видов документов (приказы, акты, контракты). Для оперативного поиска предлагается вводить и другие признаки классификации. Например, контракты и договоры разделить на дела, содержащие контракты и договоры на поставку продукции, на оказание каких-либо услуг и т.д.
Формирование дел руководства Компании проводит секретарь Генерального директора. Формированием дел в структурных подразделениях ООО «ДИН» занимаются сотрудники Общего отдела. Контроль за правильным формированием дел в этом структурном подразделении осуществляется также секретарем и начальником Общего отдела.
Анализируя работу секретаря-референта Генерального управления по формированию дел, были выявлены следующие недостатки:
- папки с делами никак не оформлены, что является грубым нарушением «Основных правил работы ведомственных архивов»;[85]
- для приложений к документам сформирована отдельная папка;
-документы, относящиеся к одному вопросу, расформированы по двум папкам;
- в дела помещаются лишние экземпляры и документы, не относящиеся непосредственно к входящим документам секретариата Генерального управления (копии бухгалтерских счетов, рекламные и прайс-листы и т.д.) и документы не подлежащие регистрации;
- в дело со сроком хранения один год были подшиты документы с 5-ти летним сроком хранения.
Таким образом, при формировании дел, сотрудникам службы делопроизводства ЗАО "Строительная Компания "Дружба" необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов[86].
Дела Компании подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками Общего отдела.
В зависимости от сроков хранения сотрудниками Общего отдела проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление листа — заверителя дела; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; оформление реквизитов обложки дела.[87]
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).[88]
На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов каждого тома. При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц и год, или год, месяц, число.[89] Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
При обозначении календарной даты - сокращенное цифровое написание, в том случае если это не будет приводить к неоднозначности толкования даты.
При изменении названия структурного подразделения Компании в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение, на обложке дописывается новое название этого структурного подразделения.[90]
2.8. Подготовка документов к передаче в архив
Подготовка документов к сдаче в ведомственный архив включает:
- проведение экспертизы ценности документов;
- оформление дел;
- составление описей дел;
- составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.
В структуре ООО «ДИН» до настоящего момента отсутствует такое подразделение, как архив, но ведутся работы по его созданию. Дела хранятся в подразделениях. За сохранность документов в делах отвечают секретари структурных подразделений.
В настоящее время проводятся работы по созданию архива в структуре службы документационного обеспечения управления – Общего отдела, оборудуется помещения для размещения стеллажей.
Приказом Генерального директора № 39 от 28.02.2002 создана комиссия по проведению экспертизы ценностей документов из сотрудников Общего отдела. В состав комиссии входят: