Организация работы службы документооборота

     5.3  Учёт и регистрация входящих документов в подразделении:

     при приёме документов (ежедневно) секретарь - делопроизводитель проверяет наличие документов и приложений к ним, ставит подпись в графе «Расписка в получении» листа «Расписка»;

     документы в день получения регистрируют в подразделениях в журналах регистрации входящих документов, делают отметку о поступлении документа в подразделение по ГОСТ 6.30 (пункт 3.17) и передают на резолюцию руководителю;

     документ с резолюцией руководителя передают для исполнения;

     руководители бюро, групп, исполнители получают документы у секретаря-делопроизводителя под расписку в журнале регистрации;

     документы подлежат исполнению в соответствии с поручениями руководителя в указанные в резолюции сроки или установленные в документе.

     Если сроки исполнения не определены в тексте документа и в резолюции, то срок исполнения

     не должен превышать 10 дней. Срочные документы исполняют в течение двух-трёх дней.

     срок исполнения документа исчисляется со дня поступления его в подразделение-исполнитель. Продлить срок исполнения документа может только руководитель, его установивший;

     на документах исполнитель или руководитель подразделения обязан сделать отметку об исполнении документа.

     Отметку об исполнении документа оформляют в соответствии с ГОСТ Р 6.30 (пункт 3.28).

     документы, с отметкой об исполнении хранят в деле подразделения.

     Порядок отправления исходящих документов:

     секретарь-делопроизводитель, проверив правильность оформления реквизитов исходящего документа (не выходящего за пределы предприятия), наличие виз, подписи руководителя подразделения, количества листов документа и приложений к нему (если они упомянуты  в тексте документа), регистрирует его в журнале исходящих документов по 6.1.8. и помещает документ в папку подразделения  в канцелярии, указать дату передачи и регистрируют номер документа в графе «Регистрационный номер документа» в листе «Расписка»;

     зав. канцелярией проверяет правильность оформления реквизитов документа на соответствие требованиям раздела 6, сведения об адресате, наличие подписи, наличие даты документа, наличие указанных в документе листов и приложений, отправляет документ адресату, возвращает в подразделение оформленные копии отправленных документов 

     5.5 Жизненный цикл прохождения внешних и внутренних документов:  

     5.6 В подразделении «Производство печатных плат» документооборот обеспечивается такими техническими средствами, как ЭВМ, принтер, ксерокс. Обработка  документов производится в ручную.

     5.7 На предприятии разработан «Стандарт предприятия». В котором устанавливаются виды организационно-распорядительных документов    (ГОСт Р 51141), создаваемых и используемых в текущей деятельности предприятия- приказы, распоряжения, акты, служебные записки, решения и т.д. Настоящий стандарт разработан в соответствии с ГОСТ Р 6.30, ГОСТ Р ИСО 9001, ГОСТ РВ 15.002.

     Построение, изложение, оформление и обозначение настоящего стандарта- по СТП 1.007.

     Требования настоящего стандарта обязательны для всех структурных подразделений предприятия.

     В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:

     ГОСТ 2.201-80 Единая система конструкторской документации.

     ГОСТ 3.1201-85 Единая система технологической документации.

     ГОСТ 13.0.002-84 Репрография. Термины и определения.

     ГОСТ 6.30-2003 Унифицированные системы документации.

     ГОСТ Р ИСО 9001-2001 Система менеджмента качества. Требования.

     ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело и т.д.

     Ответственность за соблюдение требований настоящего стандарта  несут исполнители документов, руководители подразделений, должностные лица, служба качества при проведении внутренних аудитов (проверок), начальник бюро стандартизации при проверке проектов организационных документов и изменений к ним, от координации действий которых зависит выполнение указаний в установленные организационно-распорядительными документами сроки, а также ответственные за делопроизводство в подразделениях в соответствии с 6.3.16, 6.3.24, 6.4.19, 7.18, 7.19,7.27,7.30. 

     Вывод: Я считаю, что организация делопроизводства на предприятии поставлена на отлично. Документы оформляются согласно ГОСТам, кабинет делопроизводителя оснащён необходимыми  техническими средствами, созданы все условия для комфорта работающего.

      Список литературы 

М.Ю. Рогожин «Офис-мастер».- Приложение к журналу «Справочник секретаря и офис-менеджера»,2 2006 .-М.: МЦФЭР, 2006.-325с.

«Делопроизводство» (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов /Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2003. - 359с.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.,1991.

М.В.Ларин «Управление документацией и новые информационные технологии» -М., 1998.

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., Госстандарт России, 1998.

В.С. Мингалев «Общие закономерности документообразования в социально-экономических системах управления. - М.: МГИАИ, 1983.