Організація документообігу на підприємстві та шляхи його вдосконалення

ДИПЛОМНА  РОБОТА

Полтава

2009

ЗМІСТ

ВСТУП . 3

РОЗДІЛ 1 ЕКОНОМІЧНА ХАРАКТЕРИСТИКА ПІДПРИЄМСТВА . 5

1.1 Історична  довідка та особливості діяльності  суб`єкта господарювання. Організаційна  структура управління 5

1.2 Організація  обліку на підприємстві . 11

1.3 Аналіз техніко-економічних  показників діяльності підприємства 24

РОЗДІЛ 2 ОРГАНІЗАЦІЯ  ДОКУМЕНТООБІГУ НА ПІДПРИЄМСТВІ . 38

2.1 Основні поняття,  види і форми документів. Вимоги  до змісту і оформлення. Схеми  руху документів . 38

2.2 Класифікація  документів 43

2.3 Організація  документообороту . 50

2.4 Етапи документообігу 57

2.5 Графік документообігу 64

2.6 Організація  контролю за виконанням документів 67

2.7 Зберігання  документів . 71

РОЗДІЛ 3 ШЛЯХИ  ВДОСКОНАЛЕННЯ ПРОЦЕСУ ДОКУМЕНТООБІГУ НА ПІДПРИЄМСТВІ

3.1 Документообіг  основних засобів 

3.2 Документообіг  виробничих запасів 

3.3 Документообіг  грошових коштів 

3.4 Документообіг  операцій з постачальниками 

СПИСОК ВИКОРСТАНОЇ  ЛІТЕРАТУРИ

ВИСНОВКИ .

ДОДАТКИ

ВСТУП

Термін "документообіг" на поточний момент вживається надзвичайно широко і зустрічається в описі практично кожної інформаційної системи. У даній роботі терміни "документообіг", "діловодство" та ін. розглядаються винятково в контексті організації роботи підприємства, установи чи організації. Відповідно терміни трактуються винятково з використанням загальнодержавних нормативних актів.

Документ є  основою будь-якого обліку, що ведеться на підприємстві, чи то бухгалтерський, статистичний або оперативний. Вірна  організація документообігу сприяє проходженню документів в апараті управління, пропорційному завантаженню підрозділів та посадових осіб, що показує позитивний вплив на процес управління в цілому. Незалежно від масштабів діяльності підприємства, потік оброблюваних документів досить великий. Рівень ділових процесів суттєво впливає на результативність функціонування будь-якого підприємства, на його оперативність, економічність, надійність функціонування підприємства в цілому. При раціональній організації документообігу підвищується продуктивність і ефективність праці, виконуваної працівниками підприємства, скорочуються витрати, пов'язані з функціонуванням апарату управління. Правильна організація документообігу є також досить важлива для становлення іміджу сучасної установи [Котдієва Я. І].

Існуючий стан діяльності вітчизняних державних та господарських структур свідчить про необхідність удосконалення організації діловодства. Дається взнаки подекуди невисока компетентність кадрів та функціональних структур, що мають забезпечувати процеси створення документів різних видів, організації документообігу та зберігання документів в установі.

Разом з тим, одним з головних завдань сучасного  діловодства визначено гармонізацію змісту вітчизняного управлінського діловодства  із змістом загальноприйнятих (світових) норм управління документацією. Тому до проблеми організації документообігу посилено увагу ряду вітчизняних фахівців та провідних вищих закладів. Питаннями гармонізації та оптимізації організації документообігу

займалися такі провідні вітчизняні вчені як Асєєв Г.В., Кавторєва Я. Ю., Котдієва Я. І., Митяев К. Г., Блощинська В. А. та інші.

Сьогодні є  актуальним свідоме ставлення до питань опрацювання оптимальної  моделі організації діловодства  на підприємстві відповідно до чинного  законодавства. Саме в цьому аспекті необхідно забезпечити вивчення таких аспектів:

1. Організація  системи раціонального документообігу  та ділового технологічного циклу  на підприємстві.

2. Визначення  найефективніших форм та методів  документування управлінської діяльності.

3. Забезпечення системи організації та ведення службової документації в установах, організаціях різних типів та видів[Виноградова О. Б].

Технологічна  подібність діловодних процесів дозволяє сформулювати однакові вимоги до документів і організації документообігу на підприємстві . У звязку з цим рекомендації, викладені у цій роботі, можуть бути застосовані практично на будь-якому підприємстві або організації.

Обєктом розгляду дипломної роботи є система організації  та ведення документообігу на підприємстві.

Предмет – документообіг  та діловодний технологічний цикл на підприємстві.

Мета – на основі теоретичних відомостей проаналізувати та вдосконалити методику оранізації документообігу на прикладі підприємства .

У процесі досліжження  теми організації документообігу на підприємстві до неї було поставлено такі завдання :

- висвітлити  основні теоретичні відомості  щодо організації документообігу  на підприємстві;

- визначити основні  елементи документного циклу  підприємства;

- проаналізувати  дотримання вимог, які стосуються організації документообігу на підприємстві.

РОЗДІЛ 2 ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ НА ПІДПРИЄМСТВІ

1. Основні поняття,  види і форми документів. Вимоги  до змісту і оформлення. Схеми  руху документів 

Слово документ походить від латинського слова "docere" (знати, свідчити). Буквальний переклад слова "document" - свідоцтво, свідчення, посвідчення, джерело.

Згідно закону України "Про інформацію" [ ] документ - це передбачена законом матеріальна  форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві.

Первинний документ - це документ, що містить в собі вихідну  інформацію.

Вторинний документ - це документ, що являє собою результат  аналітико-синтетичної та іншої переробки одного або кількох документів.

Документ має  певну кількість властивостей, які  відрізняють його від інших об'єктів. Сукупність властивостей - цілісна  система, яка виконує покладені  на неї суспільством функції. Зв'язок між властивостями документа досить тісний, тому відокремити їх можна лише умовно.

Найбільш значимими  є наступні властивості:

1) атрибутивність, тобто наявність невід'ємних складових,  без яких він не може існувати;

2) функціональність - призначення для передачі інформації  в просторі й часі;

3) структурованість - тісний зв'язок елементів і  підсистем, що забезпечує єдність  і цілісність документа. 

Визначають наступні основні ознаки документа:

1) наявність  семантики змісту, тобто документ  є носієм думки, що передається  знаками; сукупність послідовно розміщених знаків, які передають зміст документа (повідомлення), є його обов'язковою ознакою;

2) стабільна  матеріальна (речова) форма документа  мусить забезпечити йому довготривале  зберігання й надати можливість  багаторазового використання та

переміщення інформації в просторі й часі;

3) за ознакою  призначеність для використання  в соціальній комунікації статус  документа мають лише ті об'єкти, які первинно призначені для  збереження та передачі інформації  в просторі й часі, а отже, документи є носіями інформації, спеціально створені людиною для забезпечення певних комунікаційних цілей;

4) завершеність  повідомлення, тобто документ не  може бути повноцінним через  фрагментарне незавершене повідомлення.

Під час складання  текстів документів слід дотримуватися таких правил:

1. Текст викладати  від третьої особи. Від першої  особи пишуться заяви, автобіографії,  доповідні й пояснювальні записки,  накази.

2. Не вживати  образних виразів, емоційно забарвлених  слів і синтаксичних конструкцій.