Основы документационного обеспечения управления

Ведомственные архивы исполняют роль связующего звена  между организацией и государственным  архивом.

На хранение в ведомственный архив поступают:

• законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений или подчиненных ему учреждений;
• фонды ликвидированных организаций и предприятий, входивших в систему учреждения, а также их предшественников (постоянного срока хранения и по личному составу);
• документы, необходимые в практической деятельности (со сроком хранения свыше 10 лет);
• личные фонды деятелей науки, техники, литературы, искусства и наиболее выдающихся новаторов производства, работавших (работающих) в данном учреждении или подчиненных ему учреждениях;
• служебные и ведомственные издания;
• страховой фонд особо ценных документов в виде микрофильмов или других копий;
• научно-справочный аппарат к документам архива.

Передача дел  из структурного подразделения в  ведомственный архив организации  осуществляется в соответствии с  графиком, составленным архивом. График приема-передачи дел согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем предприятия. Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками структурного подразделения, сдающего документы.

Прием-передача дел в архив производится работниками службы делопроизводства и архивистом. Дела постоянного срока хранения и сроком хранения более 10 лет должны приниматься работником архива в присутствии ответственного должностного лица структурного подразделения, сдающего документы по описям.

После приема дел на всех трех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи делают заверительную надпись. В ней указываются (цифрами и прописью): количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи дел.

Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в ведомственный  архив по номенклатуре дел организации (или структурного подразделения).

Сверенные с  описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров.

Акт о выделении  дел к уничтожению является документальным результатом предшествующей ему  процедуры отбора документов, подлежащих уничтожению. Он представляет собой список видов документов (позиций), которые должны быть уничтожены.

 Акт о  выделении дел к уничтожению  составляется на основании проведенной  экспертизы ценности документов  в организации.

 Как правило,  в организации существует не  менее десятка позиций документов, несмотря на то, что в каждой из них может присутствовать лишь небольшое количество бумаг. Несколько десятков позиций – наиболее стандартная ситуация при составлении акта о выделении дел к уничтожению. В некоторых случаях это количество приближается к сотням, если организация крупная или акты на выделение к уничтожению составляются нерегулярно и происходит накопление документов с истекшими сроками хранения.

 Необходимо  указывать действительное количество  документов по каждой разновидности  без завышения или занижения этой цифры. Даже если количество документов в какой-то позиции ничтожно мало, ее все равно нужно занести в акт о выделении документов на уничтожение.

 Если впоследствии  будет обнаружено, что количество  документов, попавших под уничтожение, не соответствует действительности, сама законность уничтожения документов может быть поставлена под сомнение. Кроме того, это может создать путаницу в самой организации в том случае, если уничтоженный документ фактически будет значиться «живым» согласно документам организации.

Акт о выделении  дел к уничтожению оформляется  согласно приложению № 4 «Основных  правил работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива  от 06.02.2002 г.

Акт о выделении  дел к уничтожению составляется на дела всей организации. В том случае, если в акте указываются дела нескольких структурных подразделений, то название каждого подразделения ставится перед группой заголовков дел данного подразделения [4, с.98].

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Вместе с актом на уничтожение документов оформляется специальный акт (приемно-сдаточная накладная), в котором обозначена дата передачи, общее количество и вес принятых на уничтожение дел. Это приложение является важной частью всего технологического процесса уничтожения, поскольку без него акт на уничтожение документов признается недействительным.

2. Обращения  граждан и порядок их рассмотрения

В деятельности любого органа государственной власти и органа местного самоуправления особое место занимают, направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина [9].

Теперь разберемся, что подразумевается под предложением, заявлением и жалобой.

Предложение –  рекомендация гражданина по совершенствованию  законов и иных нормативных правовых актов, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической  и иных сфер деятельности государства  и общества.

Заявление содержит просьбу гражданина о содействии в реализации его конституционных  прав и свобод или конституционных  прав и свобод  других лиц, либо сообщение  о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках  в работе государственных органов должностных лиц.

Жалоба представляет собой просьбу гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов  других лиц.

Регламентирующие  документы.

Основным  регламентирующим документом является федеральный Закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006г. № 59 – ФЗ. Несмотря на свое название, он распространяется на обращения всех физических лиц [2].

Основное предназначение данного Закона заключается в требовании к составлению обращений граждан и порядка их рассмотрения государственными органами 

Требования, предъявляемые  к обращениям граждан и порядок  их рассмотрения.

Основные требования к письменным обращениям граждан  и порядку рассмотрения содержатся в ст. 7, ст. 11 Закона.

Обращение гражданина, поступившее в государственный  орган в письменной форме или  в форме электронного документа  обязательно должно содержать [6, с.211]:

- фамилию, имя,  отчество (при наличии) гражданина

- почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения

- личная подпись  и дата.

Обращение не должно содержать нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и  имуществу должностного лица, а также  членов его семьи

В случае если в  обращении гражданина не указаны  фамилия, имя и почтовый адрес  ответ на обращение не дается.

Государственный орган или должностное лицо при  получении обращении, в котором  содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, угрозы здоровью и имуществу должностного лица, а так же членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему  обращение, о недопустимости злоупотребления правом. 

В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение.

Сроки рассмотрения обращений и форма ответа на обращение  граждан.

Обращение гражданина, поступившее в государственный  орган или должностному лицу, рассматривается  в течение 30 дней со дня регистрации  обращения.

В исключительных случаях руководитель государственного органа , должностное лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более  чем на 30 дней, уведомив о продлении  срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

3. Резюме

РЕЗЮМЕ

на должность менеджера по продажам

 

	Максимова Ольга Геннадьевна
	Дата рождения: 28 апреля 1988 г. Гражданство: Россия Телефон: +7(950) 254-98-15 Эл. почта: myemail@mail.ru	Семейное  положение: замужем, двое детей Желаемый  график работы: полный рабочий  день

 

Цель

Соискание должности менеджера  по продажам

Образование

2010 г.	Уральский институт экономики, управления и права Экономический факультет Специальность: Экономика и управление на предприятии
2010 г.	Уральский центр бизнес решений Тренинг «Формирования навыка активных продаж»

 

Опыт работы

09.2009-04.2012 г.

ООО «Паритет-Пермь», г. Пермь Должность: менеджер по продажам — Поиск и  привлечение клиентов — Работа с клиентской базой и поддержание ее в актуальном состоянии — Проведение переговоров  с клиентами — Составление  коммерческих предложений и заключение договоров — Выставление  счетов — Поиск подрядчиков  и взаимодействие с ними — Составление  планов продаж — Ведение документооборота в полном объеме — Составление  отчетов по результатам работы

10.2008-05.2009 г.

ООО «Salmi», г. Пермь Должность: продавец-консультант — Помощь покупателям  в выборе товара — Консультирование покупателей по ассортименту и размерам — Подготовка товара к продаже — Участие в  оформлении витрин и зала магазина

 

Профессиональные навыки и знания

• Опыт поиска и привлечения клиентов, в том числе с помощью «холодных» звонков 
• Знание различных технологий продаж
• Опыт ведения переговоров
• ПК — опытный пользователь

Знание  иностранных языков

• Английский язык — разговорный уровень 
• Немецкий язык — базовые знания

Прочее

• Коммуникабельность, активная жизненная позиция 
• Нацеленность на результат
• Стрессоустойчивость
• Стремление к развитию и профессиональному росту
• Хобби — путешествия, занятия спортом

4. Схема документооборота предприятия

Входящий  Делопроизводитель,          Руководитель        Исполнители

документ        секретарь

 

внешний мир

 

 

Исходящий

документ     внутренний контур

 

внешний контур

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Делами называют совокупность документов, относящихся к одному вопросу или виду деятельности, помещенных в отдельную обложку. В отдельных случаях делом называют один документ.

Ежедневно в  организациях и учреждениях разрабатывается  и поступает большое количество документов различных видов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Скорый поиск документов в таких случаях возможен лишь при их четкой классификации - распределения и группировки документов в дела по характерным признакам (одному или нескольким).

Касаемо второго  вопроса, в деятельности любого органа государственной власти и органа местного самоуправления особое место занимают, направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина.