Особливості документування економічної інформації

Особливості документування економічної інформації

Економічна інформація являє  собою різновид інтелектуальної  інформації, середовищем відображення якої виступає економічна сфера, тобто  усі явища, процеси, факти, події, які  відбуваються у господарчій діяльності суспільства. Основне призначення економічної інформації – подання необхідних даних для здійснення процесів управління в економічному середовищі суспільства.

Економічна інформація є  предметом автоматизованої обробки. Вона має ряд особливостей, що впливають  на способи її збирання, реєстрації та використання. Ці особливості полягають  у тому, що вона:

• має тенденцію до постійного збільшення обсягів даних;
• відображає різнобічну діяльність підприємств та організацій через систему натуральних, вартісних та інших показників;
• може бути цифровою, алфавітною та алфавітно-цифровою, має лінійну форму подання;
• в основній своїй масі є дискретною  і фіксується на матеріальних носіях;
• характеризується масовістю та великими обсягами, тривалістю збереження та необхідністю накопичення, повторюваністю циклів виникнення й оброблення у встановлених часових межах [2].

Документ – це також складова одиниця економічної інформації, яка історично утворилась або була синтезована, базуючись на потребах системи управління. Ця одиниця дає змогу відображати певну господарську операцію, явище, елемент або процес економічного об’єкта і може відігравати певну самостійну роль у системі управління. Традиційно в банках використовують паперові документи, але в перспективі під словом документ слід розуміти певну логічну структурну одиницю економічної інформації. Можна розглядати логічну (порядок розміщення реквізитів у ньому) і фізичну структури документа. Логічною структурою документа (економічної інформації) називають послідовність елементів нижчого структурного рівня у структурній одиниці вищого ієрархічного рівня із зазначенням можливостей взаємозв’язків між одиницями ЕІ всіх рівнів. Фізична структура документа передбачає точне зазначення способу і місця реєстрації одиниць документа нижчого рівня на певному носії документа (папері, дискеті) [1, с. 60].

В сучасному світі широко використовуються електронні засоби документування економічної інформації, і з кожним роком вони стають все більш розповсюдженими. Вивчення електронних засобів документування економічної інформації є на сьогодні актуальною темою, особливо, беручи до уваги те, що дуже багато документів представлено саме в електронному вигляді. Великі об'єми інформації зручніше за все зберігати в електронній формі, а використання електронних носіїв дозволяє вирішувати основні проблеми забезпечення довготривалого зберігання цифрової інформації.

На відміну від звичайного документа електронний не містить  звичайних особистих підписів і характеризується специфічним розміщенням інформації. Для ефективного управління банком, обов’язковим є формування оптимальних інформаційних потоків, що передбачає оперативне проходження документів найкоротшими шляхами з мінімальними затратами часу і праці [1, с. 59-60 ].

Для того, щоб формально  зобразити структуру документа, вводять умовні скорочені позначення (шифрування) одиниць інформації, що містяться в ньому. Економічну інформацію комп’ютерного опрацювання шифрують за допомогою цифр і букв. Метою шифрування є представлення інформації в зручному вигляді для проведення з нею арифметичних і логічних операцій. Тому при проектуванні систем опрацювання економічної інформації особливу увагу приділяють розробці раціональних кодів. Застосування кодів знижує трудомісткість опрацювання економічної інформації, сприяє процесу групування даних, прискорює запис інформації на її носіях.

Отже, розглянувши деякі аспекти документування економічної інформації, можна сказати що вона є досить актуальною на сьогодні оскільки економічна інформація відображає діяльність галузей економіки, характеризується масовістю та великими обсягами, тривалістю збереження та необхідністю накопичення. Крім того, за допомогою автоматизованої системи обробки економічної інформації можна удосконалювати форми та методи управління виробництвом.

Література:

1. Адамик Б.П., Литвин І.С., Ткачук В.О. Інформаційні технології у банківській сфері [Текст]: навч. посіб. / Б.П. Адамик, І.С. Литвин, В.О. Ткачук. – К.: Знання, 2008. – 351 с.

2. Економічна інформація і засоби її формалізованого опису [Електронный ресурс]. – Режим доступу: http://bridge.tneu.edu.ua/web_info/lectures/part8/08-02.html, вільний. – Назва з екрану.