Подготовка дел к архивному хранению

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 04 Декабря 2011 в 07:32, доклад

Описание

Цель проекта: изучение технологии подготовки дел к архивному хранению на основании Закона РК об архивах и архивных фондах.
Основные задачи:
Изучить Закон РК об архивах и архивных фондах.
Изучить этапы формирования и оформления дел.
Изучить порядок определения сроков хранения дел.
Изучить порядок передачи дел на архивное хранение.

Содержание

ВВЕДЕНИЕ …………………………………………………………………… 3
Глава. 1. ВЫПИСКА ИЗ ЗАКОНА РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН ОТ 22 ДЕКАБРЯ 1998 ГОДА № 326-1 «О НАЦИОНАЛЬНОМ АРХИВНОМ ФОНДЕ И АРХИВАХ» ……………………………………………………… 4
Глава 2. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ 11
2.1. Формирование дел………………..……………………………….. 11
2.2. Оформление дел……………………………………………………. 12
Глава 3. СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ……………………………. 18
3.1. Экспертиза ценности ……………………………………………… 18
3.2. Экспертные комиссии …………………………………………….. 20
Глава 4. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ …………..……………… 24
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ……………………………………………………………….. 25
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ ……………………………………………………. 27
ПРИЛОЖЕНИЯ ……………………………………………...…………

Работа состоит из  1 файл

Проект Борисенко.doc

— 258.50 Кб (Скачать документ)

Лист-заверитель дела №

В дело подшито (вложено) и пронумеровано 210 (двести десять) листов, в том числе литерные листы 50а, 112б + 2 листа внутренней описи.

Лист №__ имеет 1 физическое повреждение – разрыв и склейка. 

Секретарь                          Подпись                                        Расшифровка подписи

Дата

     Составлять  заверительную надпись на обложке  дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

      Заверительная надпись пишется разборчиво. В  ней указываются дата составления, должность и фамилия составителя, который затем ставит свою подпись.

     После подшивки документов и нумерации  листов производится оформление обложки дела.

     При заведении дела на его обложку  уже выносят ряд сведений по номенклатуре дел:

  • полное наименование организации с указанием ее подведомственности;
  • наименование структурного подразделения;
  • делопроизводственный индекс дела, состоящий из индекса структурного подразделения и номера дела по номенклатуре;
  • заголовок дела;
  • срок хранения дела.

     При подготовке дела к хранению или передаче в ведомственный архив эти данные уточняются и дополняются. Так, к заголовку дела может быть составлена аннотация к документам (если дело содержит особо ценные документы). Дополнительно проставляются:

  • даты дела (тома, части);
  • номер тома (части), если дело имеет несколько томов (частей);
  • количество листов в деле;
  • архивный шифр дела (номер фонда, описи и дела по описи).

     На  обложке дел, подлежащих постоянному  хранению, предусмотрено место для наименования государственного архива, в который они будут переданы, кодов государственного архива и организации. Этот архивный шифр проставляется в ведомственном архиве после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего архивного учреждения.

ЗАО «ВЕСТЬ»
Департамент маркетинга
 
ДЕЛО  № 02-06
 
Документы (контракты, акты, переписка)
о поставке программы  комплексов "Work Route" за 2007 г.
 
 
год 2007 г
 
Хранить 5 лет ЭК
 

     Дела  считаются заведенными с момента  включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных  подразделениях и хранятся в них до передачи в архив организации. В небольшой фирме дела хранятся секретарем.

     Дела  должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света.

     Дела  располагаются на полках вертикально  в последовательности, которая соответствует последовательности их расположения, а номенклатуре.

     Для учета документов определенных категорий  дел постоянного и временного  (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись.

     Внутренняя  опись документов дела – это учетный  документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

     Внутренняя  опись составляется для дел, содержащих особо ценные документы, документы ограниченного доступа, для личных дел, а также дел, сформированных по видам документов и сложных по содержанию. Необходимость ее составления определяется инструкцией по делопроизводству учреждения, организации или предприятия.

     Внутренняя  опись помещается в начале дела, и в нее вписываются данные о каждом подшиваемом документе. По окончании формирования дела составляется итоговая запись внутренней описи с указанием количества включенных в нее документов и количества листов самой описи:

 

ВНУТРЕННЯЯ  ОПИСЬ

документов дела №___

 
№№  п/п Номер документа Дата документа Заголовок документа Номера листов дела Примечание
1 2 3 4 5 6
           
           
           
           

 

Итого ________________________________________документов

      (цифрами  и прописью)

Количество листов внутренней описи __________________________

      (цифрами  и прописью)

 
Наименование  должности лица, заполнившего внутреннюю опись документов дела   _________________ Расшифровка  подписи

(личная подпись)

 

     Архивные  шифры для дел временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу проставляются после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК учреждения, согласованных с ЭПК архивного учреждения и утвержденных руководителем организации.

     Наименование организации должно указываться в именительном падеже. Если наименование менялось в течение года, то на обложке приводятся оба названия: прежнее название берется в скобки, новое дописывается под ним.

     Заголовок и индекс дела переносятся на обложку  в начале года из номенклатуры. При подготовке дела к хранению его заголовок нуждается в проверке и уточнении. Если дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома.

     Следует помнить, что заголовок должен точно, кратко, в обобщенной форме отражать основное содержание документов. При этом факты и события, отраженные в документах, должны быть раскрыты. Сначала в заголовке указывается вид дела (дело, переписка, документы, журнал и т.д.) или вид документов (протоколы, акты, отчеты). Затем указывается автор или корреспондент (если это переписка) и далее вопрос, отражающий содержание документов.

     В заголовок дела, содержащего распорядительные документы (приказы, распоряжения, протоколы), вносятся номера этих документов. Например: Приказы директора предприятия по производственным вопросам № 1-78. Или: Протоколы заседаний совета директоров за 1999 г. № 1-20.

     Если  дело сформировано из копий документов, то копийность документов фиксируется в заголовке. Например: Приказы ректора университета по учебной работе за 1999 г. № 1-56. Копии.

     К заголовку составляется аннотация, если в деле содержатся документы, имеющие справочное значение, документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска, особо ценные документы, наличие которых не может быть определено по заголовку. Например: План развития деятельности фирмы на 2000 год. К плану приложены документы по маркетинговым исследованиям с перспективным анализом рынков сбыта продукции.

     Обязательным  реквизитом обложки дела является его дата. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и иную документацию (письма, стенограммы, доклады и т.п.), для которой точная дата имеет важное значение, а также дела, состоящего из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

     Датой дела, содержащего протоколы заседаний  коллегиальных органов, являются даты составления первого и последнего протоколов. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

     Если  делом является журнал приказов, распоряжений и т.д., то его датой будут календарные даты первой и последней записей в журнале.

     Если  в дело включены документы (например, приложения и т.п.), дата которых не совпадает с датой дела, то в таком случае под датой делается об этом запись: «В деле имеются документы за... год(ы.)».

     Дата  дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как их даты отражаются в заголовках дел.

     Если  дело начато в одной организации, а закончено в другой, на обложке проставляются три даты: дата заведения дела в одной организации, дата поступления дела в другую организацию и дата окончания дела во второй организации.

     Важным  реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела (приложение 10).

     Срок  хранения проставляется на обложке  дела по номенклатуре дел организации после сверки ее с ведомственным перечнем документов с указанием сроков хранения или после уточнения срока хранения по решению ЭК организации. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

     Архивный  шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела.

 

Глава 3. СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

3.1. Экспертиза ценности документов

 
 

     Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве – обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.

     В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение. Значительная часть их несет в себе информацию разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют значение и дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.

     В связи с этим определены разные сроки хранения документов. Срок хранения может быть временным – до 10 лет, временным – свыше 10 лет и постоянным. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем они сдаются в архив организации или хранятся в структурном подразделении, на которое возложены соответствующие функции.

     Экспертиза  ценности документов – это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

     Возможность и длительность использования документов предопределяется значением заключенной в них информации. Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией.

     В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

  • отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;
  • отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;
  • выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;
  • установление или изменение сроков хранения документов.

     Документы оцениваются на основании принципов  историзма, системности, целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.

     Критерии  оценки документов. Критериями оценки происхождения являются: роль и место организации в системе государственного управления, значимость выполняемых функций, время и место образования документов.

Информация о работе Подготовка дел к архивному хранению