Понятие «документ», отличительные признаки документа, история развития понятия, современное состояние вопроса

К специальным функциям документа  можно также отнести статистическую, источниковую, подтверждения авторского авторитета и др. Количество специальных функций документа, как и потребностей общества, неисчислимо.

Документ всегда сочетает в себе одновременно несколько функций, которые тесно переплетены между  собой. Однако полифункциональность документа  не исключает доминирующей роли одной  его функции (учебник - учебная, указ - правовая, афиша - рекламная). Значение той или иной функции со временем изменяется, т.к. изменяется и роль самого документа в общественных отношениях, в данной социальной структуре, в  процессе управления и т.д. Существуют функции время действия которых  ограничено (коммуникативная, управленческая, правовая), и функции, постоянно действующие (информационная, социальная).

Знание функций документа  позволяет уяснить целевое (для чего создан конкретный документ) и читательское (для кого создан документ - для детей, взрослых, специалистов, студентов и т.д.) назначение документа, с тем, чтобы наиболее эффективно использовать его потенциальные возможности. От целевого и читательского назначения документа зависит характер информации, содержащейся в нем, тип и вид документа.

 

Знание функций  документа позволяет:

 

• определить подлинную ценность документа, социальную значимость его содержания;
• правильно понять роль документной информации (в отличие от устной, недокументной) в удовлетворении разнообразных читательских потребностей общества;
• осуществить научную классификацию и типологию документа (распределение документов по разным признакам на виды и типы);
• определить наиболее оптимальные пути и средства его изготовления, переработки, распространения, хранения и использования в библиотеках, архивах, книжных магазинах и т. д.;
• разработать теоретические основы документоведения, сформировать его понятийный аппарат и т.д.

Функции документов выражены не в единичном документе, а в  комплексе документов, крупном документальном массиве.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6. Заключение.

 

В заключении необходимо отметить, что документ представляет собой  целостную, сложную, самоорганизованную систему. 
Он отображает факты, события, предметы, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке ит.п.). 
Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания строго регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе "Об информации, информатизации и защите информации": "документированная информация (документ) -зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать". 
Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. 
Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы. 

 
 
1.Современное делопроизводство. Кирсанова  М.В 
М: Инфра – М 2000. 
 
 
2.Документоведение. Кушнаренко Н.Н, Киев.:Знание 2000 
 
 
3.Зиновьева Н.Б, Сояпина Н.А… 
Документ коммуникации и восприятия. Лекции по курсу «документоведение». Краснодар: 95г. 
 
 
4. Делопроизводство. Кузнецова Т.В М:2003г. 
 
5. электронная версия журнала «делопроизводство»: 
 
http://www2.termika.ru/dou/progr/magd.html 
 
6. электронная версия журнала справочник секретаря и офис-менеджера: 
 
www.klerk.ru/relize/?7489 
 
7. история русского литературного языка. Н.А.Мещерский. издательство Ленинградского унивеситета, 1981.