Понятие и задачи экспертизы ценности документов

     2. Какие документы из каких дел и в какие дела необходимо перешить;

     3. Какие дела, документы из дел и документы выделенного хранения подлежат уничтожению;

     4. С каких дел, документов выделенного хранения или отдельных документов, подшитых в дела, должен быть снят гриф конфиденциальности с указанием в последнем случае, подлежит ли документ, с которого снимается гриф конфиденциальности, изъятию из дела или должен оставаться в нем.

     Протокол  заседания подписывается председателем  и всеми членами ПДЭК и утверждается руководителем предприятия 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2 Задачи экспертизы  ценности документов 

     Первая  задача - отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву.

     Вторая  задача - определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы: для долговременного хранения (например, документы по личному составу со сроками хранения 75 лет на момент заведения дела) и для временного хранения.

     Третья  задача - обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше - или нижестоящих учреждений.

     Четвертая задача - отбор на хранение наиболее информативно емких документов.

     Экспертиза  ценности документов проводится в три этапа, в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах. В делопроизводстве решается проблема определения сроков хранения документов, уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще не изготовлено.

     В ведомственном архиве происходит выделение из документального фонда учреждения дел, для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный архив. Если в учреждении имеются юридически самостоятельные структурные подразделения, то из ценных документов формируют несколько архивных фондов. Кроме этого отбирают для уничтожения документов временного хранения, срок хранения которых истек. При этом особое внимание должно быть уделено документам, срок хранения которых 75 лет (по личному составу), ведь за каждым из них стоит судьба человека. Все эти важные задачи решаются совместно с комиссией, которая по-научному может называться центральной экспертной комиссией или просто экспертной комиссией.

     В государственном архиве, во-первых, проверяют решение экспертных органов, ведомственных архивов, и утверждают их и, во-вторых, проводят целевую комплексную экспертизу ценности документов или разбор россыпи документов.

     Целевая комплексная экспертиза - это экспертиза, которая проводится в целях выявления дупликации сразу по нескольким фондам:

     1. Вышестоящих и подчиненных одному  ведомству учреждений;

     2. Однородных учреждений, действовавших  на одной территории (школы одного  района);

     лиц, связанных родственными или личными  отношениями.

     Такой комплексный подход, возможно, осуществить  только в государственном архиве, куда поступают сотни и тысячи фондов разных учреждений. На дела, подлежащие уничтожению, составляется акт; дела для постоянного и долговременного хранения в дальнейшем заносятся в описи.

     Акты  и описи представляются на рассмотрение соответствующей экспертной комиссии, или экспертно-проверочной комиссии, или центральной экспертно-проверочной комиссии. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Заключение 

     По  мере движения нашего общества к современным  методам хозяйствования и управления решение проблем формирования и хранения электронных информационных ресурсов начинает приобретать общенациональный характер. Разрабатывая программы информатизации страны, их авторы, похоже, совершенно не задумываются о том, что будет с создаваемыми электронными информационными ресурсами через 15-20 лет, когда полностью обновятся аппаратные и программные платформы компьютеров, иначе архивной службе в них отводилась бы более значительная роль. Кто должен обеспечивать сохранность электронных документов в долгосрочной перспективе - организации или государственные архивы, специалисты по ИТ или архивисты? Мировая практика хранения электронных документов показала, что решения о том, какие документы, где и в каких форматах постоянно хранить, когда осуществлять передачу на постоянное хранение, должны приниматься не в последний момент перед приемом-передачей, а при создании документов или, лучше, при техническим проектировании информационной системы, где они будут возникать. Сейчас наступил решающий момент в определении судьбы будущих электронных информационных ресурсов России: от того, какая модель их храпения (распределенная или централизованная) будет принята, зависят состояние и объем электронных документов, которые у нас сохранятся через два десятка лет.

     Пока  архивистам следует сосредоточиться  на решении проблем методологического и методического характера, в первую очередь касающихся экспертизы ценности, обеспечения сохранности и учета электронных документов. Основные правила работы архивов организаций в этой части противоречивы и недостаточны. Пожалуй, нельзя полностью согласиться с тем, что «идентификатор электронной копии документа» (реквизит №30 по ГОСТ 6.30-2003) может стать отправной точкой в учете электронных документов. Дело в том, что поисковые данные файла зачастую меняются в ходе проведения службой ИТ разнообразных работ с информационными ресурсами, например при оптимизации дискового пространства сервера или переустановке программного обеспечения на отдельных компьютерах. Вряд ли стоит исключать службу ИТ организации из числа «альтернативных помощников» архива в подготовке перечня систем, тем и проектов. Если появятся правовые нормативные акты, обязывающие организацию учитывать и хранить фонд электронных документов, и будут установлены четкие и прозрачные требования архивистов к процедурам и форматам создания, храпения и передачи в государственный архив электронных документов, то наладить такое взаимодействие вполне реально. При этом роли архивистов и технических специалистов могут разделиться: первые будут отвечать за учет, описание и экспертизу ценности электронных документов с общих документоведческих и архивоведческих позиций, вторые - рассматривая вопросы учета и экспертизы ценности электронных документов.

     Первоначальная  нормативная база для экспертизы ценности электронах документов существует. Это п. 6 Положения об Архивном фонде Российской Федерации (1994 г.), устанавливающий пятилетний срок временно-. храпения документов на машинных носителях; Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения (2000 г.), который определяет, что «срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях»- (с. 8). Эти положение требуют развития и углубления, но уже есть от чего отталкиваться.

     По-видимому, основная проблема состоит не в экспертизе ценности уже явленных электронных документов, а в самом выявлении этих документов, т. е. во включении управленческой документации в электронном виде номенклатуры дел организаций. Но как заставить организации регистрировать свои электронные документы (базы данных и т. д., а не ППС)? Это главная проблема экспертизы ценности электронных документов на сегодняшний день.

     Список  литературы 

     1. Алексеева Е. В. Архивоведение: учебник для нач. проф. образ./ Е. В. Алексеева, Л. П. Афанасьева, Е. М. Бурова.-Изд. 5-е, испр. и доп.- М.: Инфра-М, 2007.-272 с

     2. Вовкотруб О.В. Архивоведение: учеб. пособ/ О.В. Вовкотруб, Л.Р. Фионова.- Пенза: ПГУ, 2005.- 132 с.

     3. Тельчаров А. Д.  Архивоведение: конспект лекций/ А. Д. Тельчаров, Е.Ф. Перфилов, В.Г. Ленов.- Саратов: Приор-издат, 2004.- 264 с.  

     4. Яковлев В.Н. Архивоведение: учеб. Пособ./ В.Н. ЯковлевЯ. Д.С. Федоров, П.Н. Павленков.- М: ПрофОбрИздат, 2002.- 176 с.

     5. Журнал «Отечественные архивы» М.: РГГУ, 2003, № 5

     6. «Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения» М.: Росархив, 2002