Порядок уничтожения документов

Порядок уничтожения  документов

В процессе деятельности любого предприятия, индивидуального предпринимателя  образуется огромное количество различных  документов, значительную часть которых  составляют кадровые, бухгалтерские  и банковские документы преимущественно  со сроком хранения 5 лет. С каждым годом  объем бумаг, образующихся в процессе деятельности организации, растет, под  него требуется все больше и больше места. При решении этой проблемы обычно существует две крайности. В  первом случае ни одного документа  не выбрасывают, в другом по окончании  года уничтожается максимальное количество документов, устаревших по мнению руководителя, главного бухгалтера или кадровика. Ни тот, ни другой подход не является правомерным способом хранения документации.

Как правило, любому хозяйствующему субъекту рано или поздно приходится определять дальнейшую судьбу документов, накопившихся в процессе деятельности предприятия. Для этого очень  важно точно знать, какие документы, в каком порядке и в течение  какого времени нужно хранить, как  осуществляется их уничтожение, тем  более, что за нарушение правил хранения и уничтожения документации установлены определенные меры ответственности.

Все документы, в зависимости  от их исторической, экономической, культурной и иной ценности, делятся на группы по срокам хранения.

Сроки хранения документов перечисленные в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном приказом Министерства культуры РФ №558 от 25.08.2010, распространяются на все организации любых форм собственности.

Например, бухгалтерские  и кадровые документы по срокам хранения можно разделить на две группы:

- документы временного  хранения (1 год, 5 лет,…, 75 лет);

- документы постоянного хранения.

Так, первичные бухгалтерские  документы должны храниться не менее  пяти лет, а такие кадровые документы, как личные дела работников, трудовые договоры, приказы о приеме и увольнении, не менее 75 лет.

Расчет сроков хранения документов, установленных в Перечне, производится не от даты их составления, а с 1 января следующего года.

Организации, имеющие документы  постоянного срока хранения, подлежащие государственному и муниципальному хранению, должны передать их в архивы. Документы постоянного срока хранения негосударственной организации, не подлежащие передаче в государственные и муниципальные архивы, должны храниться ею самостоятельно либо передаваться в архив, с которым заключен договор на хранение образовавшейся в процессе деятельности документации.

Срок хранения документов в организации может быть изменен, но только в сторону его увеличения и при условии согласования с  экспертной комиссией организации. Такие комиссии создаются в организациях и состоят из квалифицированных  специалистов из числа сотрудников  под председательством руководящего работника. Кроме определения сроков хранения экспертные комиссии отбирают документы на хранение и уничтожение, осуществляют контроль за проведением экспертизы ценности документов в организации. При проведении экспертизы документов выделяют те из них, которые должны постоянно или временно храниться, и те, которые необходимо уничтожить. Порядок формирования дел, их хранение, выделения документов для уничтожения изложен в Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002 года.

Экспертная комиссия ежегодно путем просмотра всех листов номенклатурных дел выделяет документы для уничтожения, составляет акты. При выделении документов к уничтожению нужно просмотреть  каждый лист, убедиться, что срок хранения документа истек, работа с ним  полностью завершена, и он никогда  больше не потребуется. Документы, связанные  с судебными расследованиями, не только уже идущими, но и предстоящими, уничтожать нельзя. А бумаги, которые  могут подтвердить некоторые  операции, лучше сохранить, не смотря на истекший срок хранения. Но, следует  помнить, что, старые бумаги могут представлять опасность для предприятия и  бизнеса. До уничтожения документов нужно получить разрешение руководителя учреждения, а собственно уничтожение  осуществлять так, чтобы обеспечить конфиденциальность, содержащейся в  них информации, которая в условиях конкуренции может стать бесценной  и может повлиять не только на судьбы отдельных личностей, но и стать  причиной краха больших компаний.

Уничтожить документы  можно самостоятельно с использованием офисного шредера, составив акт об уничтожении  документов в произвольной форме. Но уничтожение документов бумагорезательной  машиной имеют низкую производительность (5-20 листов на прогон) и требует значительных затрат рабочего времени. Не секрет, что  сейчас существуют способы и программы  восстановления документов после измельчения  их с помощью шредера, а значит, секрет может стать собственностью конкурента.

Можно передать документы  для уничтожения в организацию, которая перерабатывает макулатуру. Такой способ часто применяют  архивные компании на договорной платной  основе. В этом случае, передача документов на утилизацию осуществляется по приемо-сдаточной  накладной. Положительным фактором уничтожения документов на заготовительных  предприятиях методом прессовки  бумаги является дешевизна, высокая  скорость и производительность. Но при этом состояние уничтоженных документов не защищает от недобросовестных конкурентов, бесценная информация, содержащаяся в них, остается в читаемом виде.

Гораздо надежнее поручить отбор дел профессионалам, обладающим специальными знаниями, оборудованием  и персоналом. Ряд этапов, связанных  с выделением документов с истекшими  сроками хранения и их уничтожением, могут выполнить архивные компании. Доверив процесс уничтожения  документов архивной компании, вы не только избавитесь от возможных проблем, но и обеспечите информационную безопасность своему предприятию и бизнесу.

Архивные компании предлагают своим клиентам безопасное решение  вопросов, связанных с уничтожением документов при условии сохранения конфиденциальности, различными способами. Это могут быть опломбированные  и промаркированные боксы, установленные  в офисах для сбора документов, подлежащих уничтожению, которые помещаются в бокс через отверстия. Наполненные  боксы заменяются пустыми и вывозятся  силами архивной компании или самостоятельно транспортом клиента для уничтожения  на оборудовании компании. Боксы уничтожаются без нарушения пломбировки целиком, то есть, исключая доступ к документам в процессе уничтожения.

Другой вариант уничтожения  документов услугами архивных компаний включает погрузку больших объемов  документов россыпью, вывоз, доставку, разгрузку их до места уничтожения, проведения процесса уничтожения на собственном оборудовании в присутствии  заказчика с фиксированием на видеокамеру и выдачей акта установленного образца. Оборудование, используемое архивными  компаниями, способно переработать за час 2000 килограмм утиля независимо от материала, будь то бумага, дерево или  пластик. Кроме этого, что достаточно важно, оборудование может уничтожить пластиковые карты, электронные  и другие носители информации, диски. Уровень секретности соответствует  международным стандартам, в соответствии с которыми уничтожается конфиденциальная информация, в том числе и банковская.

Архивные компании не только надежно выполнят конфиденциальное уничтожение документов, но и помогут  выделить документы, у которых истек  срок хранения, с учетом требований законодательства, а в случае проверок, например, налоговиков, представлять ваши интересы.

Особо можно выделить порядок  уничтожения секретных документов. Оно осуществляется в режиме особой секретности, исключающем доступ посторонних  лиц к конфиденциальной информации. Порядок установлен постановлением Правительства Российской Федерации  от 5 января 2004 г. № 3-1 «Об утверждении  Инструкции по обеспечению режима секретности  в Российской Федерации».

Бумага, содержащая секретные  сведения, требует особого отношения  к себе. Не смотря на особые правила  работы с секретными документами, секретная  информация на бумаге очень уязвима. Секретные документы в зависимости от степени секретности могут иметь грифы «Совершенно секретно», «Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», и т. п. Для сохранности информации, содержащейся в документах с подобными грифами, необходимо принять установленные для работы с секретной информацией меры, а именно: определить лиц, допущенных к работе с секретной или конфиденциальной информацией, осуществлять за ними строгий контроль, разработать соответствующую инструкцию и проводить инструктаж со всеми, кто будет иметь допуск к той или иной тайне. Ответственность, материальное поощрение сотрудников, имеющих допуск к государственной или коммерческой тайне, отражается в отдельном договоре. При этом при увольнении лицо, имевшее допуск к секретным сведениям, несет ответственность за ставшие известными ему сведения, составляющие тайну, в течение двух или более лет, что определяется условиями договора.

Установлен особый порядок  копирования секретных документов в специальных помещениях. Испорченные  документы и копии уничтожаются незамедлительно.

К утилизации секретных документов нужен серьезный подход, чтобы  содержащаяся в них информация не попала в руки недоброжелателю или  конкуренту. Нужно найти такой  способ, при котором секретные  сведения исчезнут с полной гарантией. Конечно, можно предать бумаги огню, но надежнее прибегнуть к помощи уничтожителя документации – шредера с высоким  уровнем секретности, разрезающем  бумагу на кусочки размером 2 х 15 мм и даже мельче – 0,8 х 12 мм.

В настоящее время существуют архивные компании, специализированные фирмы, которые помогут справиться с проблемой документов, ставших  лишними, с полной гарантией эффективности  и конфиденциальности процесса уничтожения  бумаг. Специально подготовленные сотрудники этих учреждений могут юридически правильно  выделить документ к уничтожению, составив соответствующий акт, который станет основанием для утилизации. Кроме  того, сотрудниками архивной компании может быть проведена квалифицированная экспертиза содержания документов на наличие в них информации, представляющей историческую ценность, которая, как источник комплектования государственных архивов, должна быть представлена сотрудникам архива для принятия решения вопроса о передачи документов в архив или их утилизации.