Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти

 

Оглавление

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

 

15 июня 2009 г. В.В. Путиным подписано  постановление Правительства Российской Федерации № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Правила вступили в силу 2 июля 2009 г.

Правила разработаны в соответствии с Планом мероприятий по реализации концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 г. Срок разработки Правил был установлен – март 2009 г., а ответственными исполнителями указаны Министерство культуры России, Минкомсвязь России, Минэкономразвития России.

Разработчиком Правил выступил ВНИИДАД.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти

    

В 2009 г., с выходом Постановления  Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об  утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», мы впервые получили документ, определяющий порядок делопроизводства и принятый на таком высоком уровне. Ранее порядок делопроизводства определялся Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России. А с 2009 г. порядок делопроизводства стал определяться постановлением правительства, что говорит о повышении внимания государства к этому вопросу.

     15 июня 2009 года постановлением  Правительства Российской Федерации  № 477 были утверждены Правила ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Появление данных Правил непосредственно связано с Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ. В п. 2 ст. 11 Закона говорится следующее: «В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства  и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти». Из данного положения Закона следует, что «правила делопроизводства и документооборота», применяемые органами власти, должны устанавливаться Правительством Российской Федерации.

     Сам факт принятия  постановления Правительства РФ, утверждающего правила делопроизводства, имеет важнейшее значение, поскольку в истории нашей страны, включая советский период, не принималось нормативных актов  по делопроизводству столь высокого уровня. Имевшие в своё время большое значение «Единая государственная система делопроизводства» (Москва, 1973 год) и «Государственная система документационного обеспечения управления» (Москва, 1988 год) не были нормативными документами, то есть носили рекомендательный характер.

     Как говорится в  тексте Правил, они устанавливают  единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Под единым порядком делопроизводства понимаются принципы и правила делопроизводства, которые являются общими для всех федеральных органов исполнительной власти и которые должны выполняться (соблюдаться)  во всех федеральных органах исполнительной власти  независимо от типа  (федеральное министерство, федеральная служба, федеральное агентство), характера деятельности, структуры и других особенностей. Документы нормативного характера, разрабатываемые в регионах РФ и касающиеся вопросов делопроизводства, должны составляться в соответствии с Правилами. Это положение относится и к органам местного самоуправления.

      Таким образом,  с принятием Правил у нас  в стране выстраивается логически  правильная и понятная   иерархия нормативных документов в области делопроизводства. В этом плане Правила принципиально отличаются от Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, которая, несмотря на наличие в названии слова «типовая», фактически типовой не была, поскольку на практике использовалась как примерная. Ранее действовавшая Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти с принятием постановления Правительства РФ утратила свою силу. Таким образом, утверждённые Правительством Российской Федерации Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти создают единую нормативную основу ведения делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления.

     По причине того, что  Правила устанавливают только  общий, единый  для всех федеральных  органов  исполнительной власти  порядок работы с документами,  это документ относительно небольшой  по объёму.

    В Правилах несколько  разделов:

• Общие положения

• Основные понятия

• Создание документов в федеральном органе исполнительной власти

• Требования к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти

• Документальный фонд федерального органа исполнительной власти

• Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти.       

     В приложении к  Правилам дан Перечень обязательных  сведений о документах, используемых  в целях учёта и поиска документов  в системах электронного документооборота  федерального органа исполнительной власти. Последний раздел Правил, устанавливающий порядок работы с электронными документами, и приложение к Правилам – это первая попытка на нормативном уровне регламентировать работы с электронными документами.

     Необходимо остановиться на основных моментах раздела II «Основные понятия», в который включены употребляемые в тексте Правил термины и определения. Часть терминов (делопроизводство, документирование, документооборот, реквизит документа, номенклатура дел и некоторые другие) даны в том же значении, в котором они зафиксированы в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Но ряд терминов дан в другой трактовке. Это такие термины, как «документ», «регистрация документа». Различия в трактовке терминов чётко прослеживаются в следующей таблице I.

                                                                                                        Таблица I

Название термина	Трактовка термина по ГОСТ Р 51141-98	Трактовка по Правилам
документ	Зафиксированная  на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать	Официальный документ, созданный  государственным органом, органом  местного самоуправления, юридическим  или физическим лицом, оформленный  в установленном порядке и включённый в документооборот федерального органа исполнительной власти
Регистрация документа	Запись учётных данных о документе  по установленной форме, фиксирующий  факт его создания, отправки или  получения	Присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе

                                                   

    В Правилах введено  понятие «служба делопроизводства»,  которое определяется  как «структурное  подразделение федерального органа  исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти».

     Раздел III «Создание  документов в федеральном органе  исполнительной власти» установил перечень реквизитов, используемых при создании документов в федеральных органах исполнительной власти. До принятия Правил единственным документом, устанавливающим состав реквизитов документов и правила их оформления,  был ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который продолжает действовать и в настоящее время. Состав реквизитов ГОСТ Р 6.30-2003 и Правил несколько различается. Отличия эти приведены в таблице II.

        

                                                                                                         Таблица II

Реквизиты в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003	Реквизиты в соответствии с Правилами ведения делопроизводства в федеральных органах  исполнительной власти
Государственный Герб Российской Федерации	Государственный герб Российской Федерации
Герб субъекта Российской Федерации
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
Код организации
Основной государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица
Идентификационный номер налогоплательщика /код причины постановки на учёт (ИНН\КПП)
Код формы документа
Наименование организации	Наименование федерального органа исполнительной власти
Справочные данные об организации	Справочные данные о федеральном  органе исполнительной власти
	Должность лица, подписавшего документ
Наименование вида документа	Вид документа
Дата документа	Дата документа
Регистрационный номер документа	Регистрационный номер документа
Ссылка на регистрационный номер  и дату документа	Ссылка на регистрационный номер  и дату документа адресата
Место составления или издания  документа	Место составления (издания) документа
Адресат	Адресат
Гриф утверждения документа	Гриф утверждения
Резолюция	Указания по исполнению документа
Заголовок к тексту	Наименование документа
Отметка о контроле	Отметка о контроле документа
Текст документа	Текст документа
Отметка о наличии приложения	Отметка о наличии приложения
Подпись	Подпись должностного лица
Гриф согласования документа	Гриф согласования
Визы согласования документа	Виза
Оттиск печати	Оттиск печати
Отметка о заверении   копии	Отметка о заверении    копии
Отметка об исполнителе	Отметка об исполнителе
Отметка об исполнении документа и  направлении его в дело	Отметка об исполнении документа
Отметка о поступлении документа  в организацию
Идентификатор электронной копии  документа	Отметка о конфиденциальности

                                                       

     Из приведённой сравнительной  таблицы видно, что ряд реквизитов, установленных ГОСТ Р 6.30-2003, в  Правилах отсутствует, поскольку  не используется при работе  с документами в федеральных  органах исполнительной власти. Это такие реквизиты, как: «Герб субъекта Российской Федерации», «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»,  «Код формы документа», «Код организации», «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица», «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт (ИНН/КПП)». Чтобы понять причину  исключения данных реквизитов из Правил, достаточно вспомнить, что в своё время послужило причиной для включения кодов (ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП) в состав реквизитов: необходимость организациям в определённых ситуациях проверять законность деятельности организации-корреспондента. Если у организации возникают какие-либо сомнения относительно того, существует ли организация-корреспондент, зарегистрирована ли она официально, организация имеет право обратиться в налоговый орган с запросом. Вряд ли возникнет необходимость подобной проверки в отношении федеральных органов исполнительной власти.

      Причиной отсутствия   в Правилах реквизита  «Отметка  о поступлении документа в организацию» является то, что он носит чисто служебный характер и не используется при составлении документов.

      Большая часть  реквизитов, представленных в ГОСТ  Р 6.30-2003 и Правилах, имеют одинаковые  названия или названия, различающиеся  незначительно. Но есть  и такие реквизиты, которые требуют разъяснения. Прежде всего, это реквизит «Указания по исполнению документа», который заменил реквизит «Резолюция». Причина изменения названия реквизита заключается в том, что в федеральных органах исполнительной власти указания по исполнению документа оформляются  не только в виде резолюции, но и в виде поручений.

     Привычный всем реквизит  «Заголовок к тексту» получил  в Правилах название «Наименование  документа». Это объясняется тем,  что в федеральных органах исполнительной власти значительная часть издаваемых документов представляет собой нормативные акты (правила, положения, порядки, инструкции, регламенты и т.д.), а эти документы имеют название, состоящее из вида документа и краткого содержания документа, тесно слившихся в одном названии. Например: «Правила ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», «Положение о защите персональных данных государственных служащих и работников министерств». Иными словами, наименование документа – это название, включающее в себя обозначение вида документа и его краткое содержание.