Принципы составления распорядительных документов

Приказы подписываются  руководителем организации или  его заместителем, официально исполняющим  обязанности руководителя во время  его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь).

Внесение изменений  и дополнений в приказ после подписания не допускается без разрешения подписавшего документ.

3.2 Распоряжение, указание

РАСПОРЯЖЕНИЕ, УКАЗАНИЕ - правовые акты, издаваемые единолично руководителем (его заместителями, руководителями структурных подразделений) в целях разрешения оперативных вопросов деятельности предприятия. Как правило, имеют ограниченный срок действия, и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

Данные документы  составляются и оформляются по тем  же правилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что текст распоряжений имеет констатирующую и распорядительную части (см. Приложение №2).

3.3 Постановление, решение

ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РЕШЕНИЕ - правовые акты, принимаемые  органами коллегиального управления в  целях разрешения наиболее важных вопросов и задач, установления стабильных норм и правил.

Различают постановления  и решения, в которых решаются организационные вопросы деятельности комиссий, комитетов, и постановления  и решения, адресуемые для исполнения другими органами (см. Приложение №3).

В постановлениях и решениях раскрываются хозяйственные, политические и организационные  вопросы.

Текст решения  состоит из констатирующей и распорядительной частей.

Решения оформляются  аналогично другим распорядительным документам с использованием слов «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ», например:

«Коллегия РЕШИЛА…» или: «Совет директоров РЕШИЛ…»

Подписываются решения председателем и всеми  членами коллегиального органа или  председателем и секретарем.

4 РЕГИСТРАЦИЯ И  КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ  ДОКУМЕНТОВ 

Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как «фикция факта создания либо получения документов путем присвоения им порядковых номеров и записи установленных сведений о них».

Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Документы регистрируются один раз. В небольшом учреждении, фирме все документы регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится децентрализовано по группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.

Контроль исполнения порученного задания является одной  из функций управления. В контроле можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания. Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу - это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

Контроль за сроками исполнения ведет секретарь  или служба документационного обеспечения  управления.

Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством. В распорядительных документах и  решениях коллегиальных органов  срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции. Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

5 ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ  ДОКУМЕНТОВ

В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают большое количество документов. После их использования  в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.

Быстрый поиск  и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в одну обложку - дело. Специальным классификационным справочников, определяющим порядок распределения документов в дела служит номенклатура дел.

Каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет  указание срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы  в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают (пока еще ориентировочно) срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.

Выяснив круг документов, подлежащих включению в номенклатуру, приступают к составлению заголовков дел. Требование к заголовку - краткость, четкость, предельная точность, т.к. именно по заголовку дела идет поиск необходимого документа. Начинается заголовок с указания вида документа (приказы, распоряжения, решения и т.д.).

В заголовках с  распорядительной документацией, а  так же с протоколами после  указания вида документа, дается автор  и год.

Например: «Приказы директора банка за 2000 г.»

При составлении  заголовка каждого конкретного  дела необходимо учитывать сроки  хранения документов. Документы с постоянным сроком хранения, временным свыше 10 лет и временным до 10 лет не могут группироваться в одно дело. Сроки хранения устанавливаются по перечням документальных материалов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственным) и уточняются экспертной комиссией (ЭК) организации.

Нормативные документы  и методические материалы по составлению  номенклатур дел рекомендуют  первыми помещать дела, включающие распорядительные документы директивных  и вышестоящих органов. Далее  располагаются названия дел с распорядительными документами самого учреждения (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов).

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре - канцелярии, общем отделе или у секретаря.

В современных  условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно  только в сравнительно небольших  учреждениях. В крупных учреждениях  следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

Отличительной особенностью распорядительных документов является то, что они исходят только от вышестоящих организаций и  от вышестоящих должностных лиц  и обращены к нижестоящим, подчиненным  организациям, отдельным лицам или  группам лиц.

Различают следующие стадии подготовки распорядительных документов:

- изучение существа  вопроса;

- подготовка  проекта документа;

- согласование  проекта документа;

- подписание  документа.

Органы государственной  власти и гос. управления РФ, все  учреждения, организации и предприятия отражают свою административную управленческую деятельность в распорядительных документах.

СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ

1. Стенюков М.В., «Справочник секретаря», М.: ПРИОР, 2000, 192 с.

2. Соколов В.С., «Документационное обеспечение  управления», М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2005, 176 с.

3. Раздорожный  А.А., «Документирование управленческой  деятельности», Учеб. пособие - М.:ИНФРА  - М, 2007, 304 с.

4. Рогожин М.Ю.  «Делопроизводство», М.: Индекс Медиа, 2007, 240 с.

5. www.5ballov.ru.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ЗАКРЫТОЕ  АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«РОССЫПЬ  МЕХОВ»

ПРИКАЗ

«1» марта 2007 г. г. Уфа № 1

О проведении семинара-тренинга

С целью повышения  квалификации продавцов-консультантов,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. 10-11 марта 2007г.  организовать и провести семинар-тренинг  с продавцами-консультантами. Начало занятий в 8-00 часов. Место проведения - салон №2 (ул. Ленина, 20).

2. Ответственным  за организацию и проведение  занятий назначить заведующую  салона №2 Гарееву А.Р. 

3. Руководителю  салонов №1 и №2 Семеновой  Д.Н., обеспечить явку продавцов-консультантов на занятия.

4. Контроль за  исполнением данного приказа  возложить на заведующую салоном  №2 Гарееву А.Р.

Директор личная подпись Рублев А.С.

С приказом ознакомлены:

Заведующая салоном  личная подпись Гареева А.Р.

2 марта 2007 г.

Руководитель  салонов личная подпись Семенова Д.Н.

2 марта 2007 г.

 

На  оборотной стороне  распоряжения размещаются  реквизиты «визы  согласования документа» и «отметка об исполнителе»

Заведующая салоном  №2

личная  подпись Гареева А.Р. Юристконсульт

30.04.2007 г.

личная  подпись В.А. Кротова

30.04.2007 г.

Агашина П.И. 248-58-92

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

ЗАКРЫТОЕ  АКЦИОНЕРННОЕ ОБЩЕСТВО

«МАСТЕР»

«1» марта 2007 г. г. Уфа №2

РАСПОРЯЖЕНИЕ

О проведении ремонтных  работ

В связи с  неудовлетворенной работой отопительной системы в зимний период 2006-2007 гг.

ОБЯЗЫВАЮ:

1. Провести ремонтные  и профилактические работы водонагревательных  и распределительных устройств  отопительной системы в весенне-летний  период 2007 г.

Ответственный - главный механик Волохов А.И., срок окончания работ 31.08.2007 г.

2. Контроль за  исполнением распоряжения возложить на главного инженера ЗАО «МАСТЕР» Рудаева П.С.

Заместитель директора  по АХР личная подпись Л.Д. Прохоров

С распоряжение ознакомлен:

Главный механик  личная подпись А.И. Волохов

2 марта 2007г.

На  оборотной стороне  распоряжения размещаются реквизиты «визы согласования документа» и «отметка об исполнителе»

Главный инженер

личная  подпись Рудаев П.С.

30.04.2007 г.

Агашина П.И. 248-58-92

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Участковая  избирательная комиссия избирательного участка  №100 по выборам депутатов  Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации пятого созыва

РЕШЕНИЕ

«1» марта 2007 года г.Уфа №3

Об избрании счетной комиссии

Для проведения тайного голосования по избиранию  заместителя и секретаря участковой избирательной комиссии избирательного участка №100 по выборам депутатов Государственной Думы Федерального собрания Российской Федерации пятого созыва в соответствии с пунктом 8 статьи 28 Федерального закона «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации» участковая избирательная комиссия избирательного участка №100

РЕШИЛА:

Образовать счетную  избирательную комиссию в количестве 3-х человек в составе:

1. Смирнова Алевтина  Егоровна

2. Авдеева Лариса  Михайловна