Протокол. Формы протоколов. Нормативные правила и традиции в составлении и оформлении протоколов. Выписка из протокола

 

       Пример 19

       1. СЛУШАЛИ: 

       Краснова  А.И. – доложил об основных положениях Учетной политики предприятия на 2011 г. Отметил, что она полностью  переработана в связи с изменениями, внесенными в Налоговый кодекс Российской Федерации. Предложил утвердить Учетную политику предприятия на 2011 г.

       Если  текст основного доклада готовился  заранее и после рассмотрения вопроса был передан в секретариат/секретарю  заседания, то при изложении текста удобно использовать и другой прием: кратко сформулировать тему доклада в соответствии с повесткой дня и после точки сделать отметку: «Текст доклада прилагается».

 

       Пример 20

       1. СЛУШАЛИ: 

       Краснова  А.И. – об основных положениях Учетной  политики предприятия на 2011 г. Текст  доклада прилагается.

 

       При этом заранее подготовленный доклад должен быть оформлен, подписан и датирован автором, чтобы его можно было действительно оформить в качестве самостоятельного документа-приложения к протоколу.

       Слово «ВЫСТУПИЛИ» оформляется от границы  левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Фамилия и инициалы каждого из выступающих оформляются с красной строки и указываются в именительном падеже (ВЫСТУПИЛИ – кто?). После тире в форме косвенной речи записывается краткое или подробное содержание выступления.

       Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы на них записываются в порядке их поступления и оформляются также с красной строки. Фамилию лица, задавшего вопрос, допускается не указывать.

 
 

       Пример 21

       Вопрос: Все ли группы учета основных средств  отражены в Учетной политике?

       Да, все группы, которые нужны для  правильного отражения основных средств в бухгалтерском учете  на нашем предприятии.

       Решения, принятые коллегиально по каждому из обсуждаемых вопросов, записываются после слова «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». Эти слова являются терминами делового стиля, отражающими принятие решения на основе принципа коллегиальности (подразумевается местоимение «мы»). В деловой практике за каждым термином закрепилась своя сфера употребления при составлении протоколов. Так, в протоколах общих собраний акционеров, учредителей, заседаний советов директоров, собраний трудовых коллективов, собраний сотрудников (в рамках самоуправления, установленного и разрешенного кодексом корпоративного поведения), инициативных групп правильным считается употребление термина «РЕШИЛИ» (оформляется деятельность высших коллегиальных органов, «власть»). В протоколах заседаний комитетов, правлений, рабочих групп, оперативных совещаний и других коллегиальных исполнительных органов (оформляется «оперативное управление») правильным считается термин «ПОСТАНОВИЛИ».

       Это слово оформляется от границы  левого поля прописными буквами и  заканчивается двоеточием. С красной  строки по пунктам кратко и точно  формулируются распорядительные действия, которые должны быть пронумерованы в соответствии с номером вопроса в повестке дня. Номер принятого решения состоит из двух частей, разделенных точкой, при этом первая цифра соответствует номеру вопроса в повестке дня, а вторая – номеру решения по данному вопросу (ведь часто бывает, что по одному вопросу повестки дня принимается несколько решений, поручений). См. Пример 22.

       Пункт, устанавливающий правовую норму («нормативный»), формулируется по стандартной речевой  модели: что сделать – в какой (с какого или на какой) срок? См. решение 1.1 в Примере 22.

       Пункт, содержащий поручение или предписание («поручительский»), строится по речевым  моделям:

1. кому – что сделать – к какому сроку? (см. решение 1.2 в Примере 22) или
2. что сделать – к какому сроку? Ответственный – наименование должности, фамилия и инициалы конкретного исполнителя (см. Пример 23).

 

       Пример 22

       РЕШИЛИ:

       1.1. Утвердить Учетную политику предприятия  на 2011 г.

       1.2. Начальнику отдела бухгалтерского  учета и налоговой отчетности  довести Учетную политику предприятия  на 2011 г. до сведения главных бухгалтеров филиалов и региональных представительств. Срок – 20.02.2011

       Пример 23

       ПОСТАНОВИЛИ:

       2.1. Провести инвентаризацию основных  средств предприятия по состоянию  на 01 апреля 2011 г. и представить  акты инвентаризации на утверждение к 20.04.2011. Ответственный – председатель постоянно действующей инвентаризационной комиссии Сидоров С.С.

       Если  решение было принято путем голосования, то его результаты оформляются по форме: «За – 10, против – 0, воздержались – 2» или «Единогласно». Соблюдение этой формы обязательно, когда оформляются решения о назначении, избрании или утверждении кандидатур или о персональном составе комиссий, комитетов и т.п.

 

       Оформляющая часть протокола

       Подписи председателя и секретаря заседания оформляются на отредактированном и сверенном протоколе. Они располагаются тремя-четырьмя строками ниже текста от границы левого поля и разделяются одной строкой. В расшифровках подписей инициалы располагаются перед фамилией. Личные подписи председателя и секретаря оформляются на оригинале протокола.

       Пример 24

       

       Поскольку протокол является внутренним распорядительным документом предприятия, его удостоверения печатью обычно не требуется.

       Копии (ксерокопии) оформленного и подписанного протокола или выписки из протокола, которые необходимы в процессе направления документа на исполнение, имеет право удостоверять своей подписью секретарь (секретарь заседания или секретарь коллегиального органа по должности), правильно оформляя отметку о заверении копии. Если копия или выписка из протокола используется внутри организации, то печать на нее (как и на сам протокол) не ставится. Если же выписка или копия протокола предназначена для использования вне стен родной организации, на нее стоит поставить оттиск печати.

 

       Пример 25 Отметка о заверении копии протокола

       

       Некоторые разновидности протоколов подлежат утверждению первым руководителем  предприятия или организации. Например, утверждаются протоколы заседаний  экспертной комиссии организации, экспертной комиссии по присвоению/снятию грифов ограничения доступа к информации и документам организации, протоколы заседаний проектных групп/проектных офисов в проектном управлении и т.п.

       Утверждение оформляется грифом, который располагается  в верхнем правом углу документа  и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», сокращенного наименования должности руководителя (т.к. полное наименование организации или предприятия указано в заголовочной части документа или в общем бланке), личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.

        Пример 27 Пример оформления протокола

 
 

       Оформление  выписки из протокола

       Очень распространенной практикой документирования является составление выписок из протокола.

       Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, тот вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, а также текст, отражавший его обсуждение и принятое по нему решение.

       Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись. Она состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего выписку, его личной подписи, фамилии, инициалов и даты (см. Пример 24).

       Если выписка из протокола выдается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.

 
  Пример 24

       

 
 

       Как правильно хранить  протоколы

       Протоколы хранятся  в зависимости от существующей в организации формы делопроизводства. Если делопроизводство ведется централизованно, то протоколы могут храниться у секретаря организации, в службе делопроизводства. При децентрализованном делопроизводстве место хранения определяется структурой организации, как правило, в секретариатах тех должностных лиц, которые проводят совещания.

       В дела протоколы формируются в соответствии с номенклатурой дел, но в любом случае они должны формироваться в раздельные дела в зависимости от вида совещания или названия коллегиального органа.

       Многие виды протоколов имеют постоянный срок хранения. К таким относятся протоколы коллегиального исполнительного органа (коллегия, дирекция, правление и др), контрольных, ревизионных органов, научных, экспертных, методических советов, совещаний у руководителей организации, общих собраний акционеров, пайщиков (пункт 5 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения).

 

       Заключение

       Реалии  современного производства и бизнеса  диктуют определенные требования в  области документационного обеспечения  управления (ДОУ). При существующей смешанной системе делопроизводства, когда все документопотоки в организации рассредоточиваются по структурным подразделениям для их обязательного исполнения, знания в области ДОУ необходимы всем. Молодому специалисту, впервые пришедшему на работу, помимо знаний и навыков составления документов необходимо иметь представление об особенностях взаимодействия и движения документов на предприятии. Руководителям, которые не являются, как правило, конкретными исполнителями оформления документов, важно знать не только структуру самого документа, но и иметь представление, посредством издания какого документа и как можно разрешить ту или иную административную ситуацию.

       Таким образом, в наши дни все служащие являются участниками единого делопроизводственного процесса. Сегодня наряду с профессиональными навыками работник должен уметь создавать документы в соответствии с существующими нормами, государственными стандартами, законами Российской Федерации, методическими рекомендациям Росархива, министерств, ведомств и организаций.

       Только  правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

 

       Список  литературы

1. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. Документационное обеспечение управления: Учебник. – М.: МЦФЭР, 2007. – 432 с.
2. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета) / Сост. Т.В. Сиганова. – Омск: Омск. гос. ун-т, 2008. – 71 с.
3. Кирсанова М.В.  Современное делопроизводство: Учеб. пособие. – 3-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2007. – 304 с. – (Серия «Высшее образование»).

       Интернет-источники:

       http://www.delo-press.ru/articles.php?n=8233 Делопресс/Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии»/ Общие правила составления и оформления протокола Иритикова В.С. , заведующий отделом документоведения ВНИИДАД, член Гильдии Управляющих Документацией

       http://www.edou.ru Энциклопедия делопроизводства

       http://www.kadrovik.ru/modules.php?op=modload&name=News&file=article&sid=646 Кадровик/Правила составления и оформления протокол