Психологическая структура личности и практика делового общения

justify">     В процессе экспертизы ценности документов выделяются четыре группы дел:

     - постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив;

     - длительного хранения в архиве  учреждения (свыше 10 лет);

     - временного хранения (до 10 лет);

     - подлежащие уничтожению в связи  с истечением сроков хранения.

     Дела  с постоянным и долговременным сроками  хранения готовят к сдаче в архив учреждения. На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована. Акт рассматривается и одобряется на заседании ЦЭК (ЭК) организации, утверждается ЭПК соответствующего учреждения архивной службы, затем руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожить дела, включённые в акт. При этом рассмотрение и утверждение актов о выделении документов к уничтожению проводится только одновременно с рассмотрением и утверждением описей дел постоянного хранения за этот же период. По утвержденным актам дела с истекшими сроками хранения сдаются в конторы вторсырья. Сдача документов оформляется приёмо-сдаточными накладными, в которых указывается количество сданных дел и их вес. Накладная и акт о выделении дел к уничтожению подшиваются в дело и хранятся в архиве учреждения.

     В небольших учреждениях, не сдающих  свои документы на государственное хранение и самостоятельно решающих вопросы хранения и уничтожения дел с согласия вышестоящих организаций, акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется, и их уничтожение проводится только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем данной организации.»[5]

     «Формирование дела заканчивается после завершения года, когда подшиты последние документы за прошедший год. После этого проводится работа по оформлению дел для последующего хранения или передачи их в ведомственный архив.»[6]

     «Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.» [1, п.43]

     Оформление  дела «проводят работники структурных подразделений, ответственные за формирование и хранение дел или секретарь. В зависимости от ценности документов и соответственно сроков хранения дел, проводится полное или частичное (упрощенное) оформление дел.

     Дела  временного (до 10 лет включительно) хранения для экономии средств и времени подлежат упрощенному оформлению. Прежде всего, выявляется их наличие в соответствии с номенклатурой дел. В делах проверяется правильность формирования (не попали ли документы с постоянным сроком хранения), они остаются на скоросшивателях, не нумеруются, систематизируются по номенклатуре дел и по номенклатуре перекладываются в другой шкаф или сдаются в архив. Основное внимание сосредотачивается на делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. В соответствии с требованиями «Государственной системы документационного обеспечения управления» и «Основных правил работы ведомственных архивов» проводится их полное оформление, которое включает:

     - подшивку или переплёт дела;

     - нумерацию листов;

     - составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела;

     - составление в необходимых случаях  внутренней описи документов дела;

     - оформление всех реквизитов обложки  дела.

     Прежде  чем подшить дела, из них удаляют  металлические скрепления (булавки, скрепки). В конце каждого дела обязательно вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для заверительной надписи, и, в тех случаях, когда к делу будет составлена внутренняя опись, бланки форм внутренней описи.

     Все листы дела, для обеспечения сохранности  документов и удобства использования, нумеруются черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещено. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Лист заверительной надписи не нумеруется. Если дело имеет несколько томов, каждый том нумеруется отдельно. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен). Документ сложенный пополам и подшитый за середину нумеруется как два листа. Иллюстративные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями также нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. В случае пропуска при нумерации небольшого количества листов, на них ставятся номера предыдущих листов с прибавлением букв а, б, в и т.д., то же самое делают, если несколько соседних листов пронумеровано одной цифрой. Все эти исправления отмечаются в конце дела в заверительной надписи. Если при нумерации листов допущено много ошибок, номера зачеркиваются и все дело нумеруется заново. В конце дела для учета количества листов на отдельном листе-заверителе дела составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, оговариваются все особенности в нумерации и физическом состоянии документов в деле: литерные и пропущенные номера листов; номера листов с наклеенными документами; номера листов с конвертами и вложениями в них; номера крупноформатных листов, карт, рисунков и т.д. Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

     Для дел с особо ценными документами, личных, судебных и следственных, дел о присуждении учёных степеней и званий, дел на авторские свидетельства и патенты и т.п. при подготовке к сдаче в архив составляется, если она не велась в течение года, внутренняя опись документов. Составлять внутреннюю опись рекомендуется также к делам, заголовки которых не полно раскрывают содержание документов. В этом случае внутренняя опись облегчит использование документов дела, поиск необходимой информации. В конце внутренней описи дела составляется итоговая запись с указанием цифрами и прописью общего количества документов в деле, включенных в опись и количество листов описи.

     Дела  подшиваются прочной ниткой в  твердую обложку (папку) в 4 прокола  или переплетаются.

     При брошюровке нельзя зашивать текст документа. В тех случаях, когда текст очень близко подходит к краю листа и может быть задет при подшивке (это бывает, если нарушаются установленные государственными стандартами размеры полей), к листу подклеивается полоска прочной бумаги, за которую документ и будет подшит.

     Картон  для обложек дел постоянного хранения и документов по личному составу должен быть прочным, чтобы обеспечивать долговременную сохранность документов. Для обложек дел, сдаваемых в государственный архив, применяется безкислотный картон.

     Наиболее  ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в папки с тремя клапанами и завязками или специальные коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их можно поместить в конверты, которые затем подшиваются в дело.»[6]

2. Образец должностной инструкции

     «К  организационным документам относятся: устав, положение, договор, штатное расписание, должностная инструкция.»[4, с. 48]

     «Должностная инструкция — документ, определяющий права, обязанности, ответственность должностных лиц, их функции. Должностная инструкция состоит из нескольких разделов.

     Раздел  «Общие положения» устанавливает область деятельности, квалификационные требования, подчинение, условия назначения на должность и освобождения от нее.

     Здесь же перечисляются законодательные акты и нормативные документы, которыми работник должен руководствоваться в своей деятельности.

     Раздел  «Функции» включает основные направления деятельности работника.

     Раздел  «Должностные обязанности» содержит перечень видов работ, выполняемых сотрудником.

     Раздел  «Права» устанавливает права работника, способствующие успешному выполнению работ.

     Раздел  «Ответственность» указывает, за что работник несет ответственность. Текст инструкции носит характер указаний с распорядительными словами: «должен», «не допускается» и т.п. и излагается от третьего лица.

     Раздел  «Взаимоотношения» содержит сведения о том, какую информацию, в какие сроки и от кого получает работник, с кем совместно готовит документы, в какие сроки представляет их, и другие вопросы информационных взаимосвязей работника с другими подразделениями, организациями, сотрудниками.

     При разработке должностных инструкций следует учитывать наименование должностей, предусмотренных общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и охарактеризованных в квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих.

     Должностная инструкция разрабатывается руководителем  структурного подразделения, отделом кадров или специалистом по работе с персоналом, согласовывается с юристом, подписывается составителем и утверждается руководителем организации. Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения.

     Должностная инструкция доводится до работника под расписку. Для внесения в должностные инструкции изменений и дополнений издается соответствующий приказ руководителя организации, с которым работники знакомятся и расписываются.

     Приказ  о внесении изменений издается в  случае перераспределения функций и должностных обязанностей, при реорганизациях, сокращении штатов и т.п.

     Должностные инструкции заново утверждаются в следующих случаях:

1. при изменении наименования организации или структурного подразделения;
2. при изменении наименования должности;
3. при замене одного работника, занимающего данную должность, другим.

     Распределение должностных обязанностей между  руководящими работниками организации устанавливается распорядительным документом.

     Инструкция  по безопасности труда составляется отделами охраны труда и техники безопасности.

     При оформлении инструкции используются следующие  реквизиты:

• наименование министерства или ведомства;
• наименование организации;
• наименование структурного подразделения;
• наименование вида документа (инструкция);
• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• место составления или издания документа (город);
• заголовок к тексту (в именительном падеже);
• гриф утверждения документа;
• текст документа;
• подпись (автора);
• гриф согласования документа;
• визы согласования документа.»[3, с. 45-47]

     Должностная инструкция оформляется по типу общего бланка. Пример структуры данного документа представлен на рис. 1.

Рис.1. Образец должностной инструкции [7] 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     И так в ходе написания данной контрольной работы было выяснено, что в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм создаются документы, содержащие информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несёт информацию, имеющую разовое значение, после использования, которой к документам больше не возвращаются, поэтому такие документы в сохранности не нуждаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет; для них устанавливается временный срок хранения. Например, информация о гражданах, их работе, учёбе и т.п. имеет социальное значение и требует хранения на всём протяжении жизни человека. А так же создаются такие документы, которые содержат информацию, ценную в научных и практических целях, такие документы должны храниться постоянно.

     Прежде  чем передать дело на хранение, необходимо подготовить документы в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями. Подготовка включает следующие этапы: проведение экспертизы научной и практической ценности документов; оформление дел; составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.