Работа с конфиденциальными документами

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Восточно-Сибирский  государственный  университет технологий и управления»

 

 

Кафедра: Таможенное дело и  международное право

 

 

 

 

 

 

 

 

САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ РАБОТА

 

по дисциплине: «Таможенное  делопроизводство»

 

на тему: Работа с конфиденциальными  документами 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                     Выполнил

                                                                    Проверил

                                                                    

 

 

 

Улан-Удэ, 2012 г.

Под конфиденциальным (защищаемым, закрытым) документом, т.е. документом, к которому ограничен доступ персонала, понимается необходимым образом оформленный носитель ценной документированной информации.

Особенность конфиденциального документа  в том, что он представляет собой  одновременно: массовый носитель ценной, защищаемой информации, основной источник накопления и распространения этой информации, в том числе ее разглашения (утечки), и обязательный объект защиты.

Перечень сведений конфиденциального  характера включает:

- сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях;

- сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства;

- служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами (служебная тайна);

- сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией РФ и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайны, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т. д.);

- сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами (коммерческая тайна).

Работники предприятия, допущенные к  конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним  должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранении коммерческой тайны предприятия. Памятка составляется службой безопасности с учетом специфики конкретного предприятия, подписывается заместителем директора и утверждается руководителем предприятия.

Ведение делопроизводства, обеспечивающего  учет и сохранность конфиденциальных документов, предусматривает выполнение ряда рекомендаций. Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо, ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Эти лица несут персональную ответственность за утерю документов или утечку информации из них.

Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра. Гриф ограничения доступа или гриф конфиденциальности представляет собой реквизит, который проставляется на носителе информации или сопроводительном документе. Такие грифы показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно.

На документе с грифом «КТ» указывается  количество экземпляров документа  и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «подпись» и «отметка об исполнителе»). Печатание документов с грифом «КТ» производится централизованно, в специально отведенном помещении (рабочем месте), исключающем доступ посторонних лиц. Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет.

Черновики, файлы, варианты документа  уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: «Черновик (или файл) уничтожен. Подпись. Дата».

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в Журнале регистрации документов с грифом «КТ».

Все поступающие (входящие) документы  с грифом «КТ» принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи в конвертах (пакетах) документов с грифом «КТ» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

Документы, имеющие гриф «КТ», формируются  в отдельное дело или дела. На обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф «КТ». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нем, в конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся эти дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом «КТ». Другие работники предприятия не должны иметь доступ к этому сейфу.

Движение документов с грифом «КТ» должно своевременно отражаться в Журнале  учета выдачи документов с грифом «КТ». Сотрудник, получивший документ с грифом «КТ», должен сверить номер полученного

документа с номером в  журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись.

Выданные для работы документы  с грифом «КТ» подлежат возврату в  тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные документы с грифом «КТ» могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т.д.).

При возврате документа с  грифом «КТ» ответственный сотрудник  сверяет документ по журналу, проверяет количество листов документа и в отсутствие работника ставит в графе «Отметка о возврате» свою подпись и дату возврата документа.

Документы с грифом «КТ» должны копироваться с разрешения руководства  предприятия в специально выделенном помещении. Все копии конфиденциальных документов берутся на учет в специальном журнале или в Журнале регистрации документов с грифом «КТ». Количество экземпляров документов с грифом «КТ» должно быть ограничено, причем каждый экземпляр готовится для заранее определенного адресата или исполнителя. Размножение документов следует производить в присутствии должностного лица, ответственного за документ. Все бракованные копии документа им забираются и подлежат немедленному уничтожению.

Все дела с грифом «КТ» и  журналы их учета в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел предприятия. По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы:

- проверяет наличие всех  документов с грифом «КТ»;

- отбирает документы с  грифом «КТ» для архивного  хранения;

- отбирает документы с  грифом «КТ» для уничтожения.

В случае установления факта  утраты документов немедленно ставятся в известность руководитель предприятия, служба безопасности и принимаются все меры к розыску документа. Для расследования факта утраты руководителем предприятия назначается комиссия.

При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом «КТ», производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приема - передачи этих документов утверждается руководителем предприятия или его заместителем. При прекращении трудовых отношений с предприятием обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет, если иной срок не установлен трудовым контрактом.

При передаче дела в архив на документы с грифом «КТ» составляется отдельная опись. Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

На документы с грифом «КТ», отобранные к уничтожению, составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.