Рекомендации по планированию рабочего дня секретаря

РЕКОМЕНДАЦИИ  ПО ПЛАНИРОВАНИЮ РАБОЧЕГО ДНЯ

Рекомендуется пользоваться следующей схемой:

1. поставить  перед собой задачи. На этой  основе составить перечень дел  (на длительный период);

2. изучить перечень  дел. Крупные задачи разбить  на мелкие (морфологический анализ);

3. установить  конкретную дату исполнения каждой  задачи и подзадачи;

4. на первое  место в календаре поставить  дела с фиксированным сроком  выполнения (например, подготовка к  совещанию, которое должно состояться  в этот день).

Наивысшим приоритетом  должны пользоваться также задачи, требующие больших усилий (например, выработка новой стратегии, вопрос о реконструкции и т.д.).

Специалисты рекомендуют  включать в эту группу и «неприятные» задачи, выполнение которых может  явиться причиной плохого настроения (например, неприятный разговор с подчиненным).

К делам второй степени важности можно отнести  различного рода среднесрочную работу, а также работу, связанную с  выполнением обычных функций.

На третье место  следует поставить второстепенную работу, невыполнение которой не будет иметь сколько-нибудь значительных отрицательных последствий (малозначащие телефонные звонки и т.д.);

5. внести в  календарь срочные дела, которые  возникли накануне;

6. попытаться  сократить список работ.

Рекомендуется:1. не планировать более трех важных и более десяти дел в целом на один день;2. Планировать выполнение наиболее важных, сложных и наименее приятных дел на наиболее благоприятное для Вас время суток; оставлять легкие и приятные дела на конец рабочего дня;3. Не приступать к выполнению новой задачи до завершения предыдущей; если Вас прервали, то следует вернуться к незавершенному делу;

4. Вписывать  невыполненные дела в календарь  на следующий день, а если одна  и та же задача появляется  в вашем календаре в течение  нескольких дней подряд, подумать о том, нельзя ли от нее отказаться, передать на исполнение другому лицу.

2. ПЛАНИРОВАНИЕ  РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ СЕКРЕТАРЯ

2.1 ПЛАНИРОВАНИЕ

Планирование  необходимо осуществлять на день, неделю, месяц, квартал, год. При планировании работы на день необходимо учитывать следующее. Нельзя начинать рабочий день «с места и в карьер». Секретарь вначале должен обдумать предстоящий день и составить план, выделив наиболее срочные и важные дела.

Повторяющиеся изо дня в день работы рекомендуется  планировать на одно и то же время дня. Например, обработка полученной корреспонденции приходится, как правило, на утро.

Необходимо свой день организовать таким образом, чтобы  в течение всего рабочего времени  помогать руководителю в выполнении намеченных им мероприятий.

2.3 ПРИМЕРНАЯ  СХЕМА РАБОЧЕГО ДНЯ СЕКРЕТАРЯ

ПЕРВАЯ ПОЛОВИНА ДНЯ

1. Приход на  работу за 15 мин. до прихода  руководителя для того, чтобы  привести себя в порядок, проверить  состояние рабочих мест (своего  и руководителя), составить или  уточнить план на предстоящий день.

2. Подборка в  соответствии с планом нужных  документов и дел.

3. Рассортировка  и регистрация полученной корреспонденции.

4. Подготовка  вариантов возможных ответов  или распределение по исполнителям  не сложных документов.

5. Просмотр поступивших  обзоров, отчетов, ведомственных изданий, приглашений, а также сообщений о конференциях, встречах, юбилейных торжествах и других мероприятиях.

6. Доложить руководителю  о полученной корреспонденции.

7. Уточнение  вместе с руководителем содержания  намечаемых мероприятий не текущий день и на следующий.

8. Передача по  телефону (или лично) указаний  руководителя соответствующим исполнителям  об истекающих сроках исполнения  документов.

9. Работа с  посетителями, телефонные переговоры (в течение всего дня).

10. Подшивка исполненных документов в дела.

11. Выполнение  работ на компьютере

12. Организация  копирования документов в соответствии  с указаниями руководителя.

ВТОРАЯ ПОЛОВИНА ДНЯ

13. Продолжение  работы с посетителями и на  телефоне.

14. Сбор и подготовка  для подписи исполненных документов.

15. Уведомление  руководителя об исполненных  документах.

16. Обработка  и отправка исходящих документов  адресатам.

17. Наметить мероприятия  на следующий день.

КОНЕЦ РАБОЧЕГО ДНЯ

18. Просмотр своего  ежедневника и информирование  соответствующих отделов о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т.п.).

19. Если руководитель  остается работать после окончания  рабочего дня – обеспечение  его всей необходимой информацией, материалами.

20. Приведение  в порядок своего рабочего  места.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Приведенные выше рекомендации могут быть полезными  секретарю, инспектору и вообще любому человеку, обеспокоенному нехваткой  времени – как на работе, так  и после нее.

Рассмотренные универсальные рекомендации по планированию рабочего времени, а так же рекомендации по планированию рабочего времени секретаря очень схожи. Сравнивая их, приходишь к выводу, что основными принципами являются:

1. Составление  плана на день;

2. Сортировка  дел по важности;

3. Фиксирование  важной информации, т.к. память  – не самый верный друг;

4. Не заниматься  одновременно несколькими делами  сразу;

5. Не доделав  одно дела, не приниматься за  другое.

Применяя эти  рекомендации в работе и в жизни  вообще можно значительно улучшить организацию работы, а, следователь   но, повысить производительность труда.

Четкая организация  работы поможет быстрее и лучше  ориентироваться в делах, а, следовательно, повысить свою компетентность. Это  неизбежно приведет к повышению не только авторитета у коллег, но и собственной самооценки. Мои жизненные наблюдения показывают, что человек с достаточно высокой самооценкой намного лучше и быстрее справляется с работой, чем человек с недостаточной самооценкой.

Применение данных рекомендаций в моей работе привело к более четкому и быстрому выполнению своих обязанностей, появлению нового стимула, а так же еще более благотворному отношению к моей профессии. 
 
 
 

ГЛАВА 3. ОРГАНИЗАЦИЯ  РАБОЧЕГО МЕСТА СЕКРЕТАРЯ

Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации труда к его ировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования современной организационной техники, к ее оборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течении всего рабочего дня.

Рабочее место  секретаря является важной ячейкой  организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь - "лицо учреждения", то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда.

ировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей, в то же время отвечать требованиям  экономии площади помещения.

Рабочее место  секретаря в приемной обычно располагается  рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко  можно было видеть всех входящих.

В помещении  должны находиться только те предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам, непосредственно в процессе работы.

Мебель для  посетителей должна находится в  зале, хорошо просматриваемым секретарем, удобна для размещения в помещении.

Большую часть  рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, работы на пишущей машинке, чтения.

Насыщенность  рабочего места секретаря средствами оргтехники требует ее размещения с  учетом требований эргономики и максимальной эффективности работы.

Важным элементов  организации рабочего места секретаря  является внутренняя организация отделений  стола. Ящики должны легко, плавно и  бесшумно выдвигаться. Большой ящик лучше всего приспособить для  вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления - для картотек, малой организационной техники, канцелярских принадлежностей и т.п. Необходимо постоянно и строго следить за порядком на рабочем месте и в ящиках стола.

Следует помнить, что нередко секретарь имеет  большое количество разных технических  средств, включая оргтехнику, которой  пользуются другие работники: конвертовскрыватель, бумагоуничтожающая машина, ламинабор. Их размещают таким образом, чтобы  они были доступны для подхода и кратковременного пользования, но находились под постоянным наблюдением секретаря. Пользоваться своей пишущей машинкой, диктофоном, и термокопировальным аппаратом другим сотрудникам разрешать не следует, так как это может привести к серьезной поломке, а также к размножению посторонней информации.

Секретарь несет  полную ответственность за ту аппаратуру, которая находится в его кабинете и поэтому спрашивать за нее будут, в первую очередь, с ответственного работника и взыскивать за поломки тоже с него.