Реквизит «Адресат». Правила составления

    Содержание 

Введение	3
1. Реквизит «Адресат». Правила составления.	4
2. Порядок работы с исходящими документами	8
3. Практическое задание	10
Заключение	11
Литература	12
Приложения	13

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Введение 

    Вопросы работы с документами организаций регулируются законодательством Республики Беларусь, нормативно–методическими документами Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, уставами и положениями министерств, госкомитетов, ведомств, учреждений, организаций и предприятий.

    Организации ведут делопроизводство на основе самостоятельно разрабатываемых индивидуальных инструкций и других нормативно–методических документов, не противоречащих Примерной инструкции.

    Положения инструкций распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники — машиночитаемые и др., независимо от их носителей.

    Сегодня в одной из самых консервативных сфер деятельности работе с официальными документами осуществляется технологический прорыв: на смену бумажному делопроизводству приходит электронный документооборот.

    Сегодня, в одной из самых консервативных сфер деятельности – работе с официальными документами, осуществляется технологический  прорыв. Как следствие требуется  специальное изучения оформления документов в электронном виде. В наше время так же остро стоит проблема информационной безопасности и электронного копирования документов. 

    Источники информации. Данная тема исследована  по материалам периодической печати, нормативно-правовым актам Республики Беларусь, а так же иной литературе указанной в конце работы. 
 
 
 

1. Реквизит  «Адресат». Правила составления.

 

    Реквизит  «адресат» является одним из важных реквизитов документа. Он характеризует  географическое и иерархическое положение документа. Адресат - это получатель документа (в отличие от адресанта - отправителя документа). Данный реквизит указывает, кому предназначена заключенная в документе информация. Обозначение адресата на документе необходимо экспедиционной службе организации для отправки (доставки) корреспонденции по назначению. При получении корреспонденции по адресату служба документационного обеспечения управления определяет правильность вложения и доставки документа по назначению. Грамотное и точное оформление реквизита «адресат» позволяет при получении документа быстро определить должностное лицо или структурное подразделение, которому подлежит передать документ на исполнение или рассмотрение.

    Адресат используется при составлении и  оформлении различных видов документов, в первую очередь исходящих, т.е. отправляемых в другие организации. К их числу относятся письма, а также докладные и объяснительные записки, справки, представления, направляемые вышестоящим органам (должностным лицам). В то же время адресат указывается и на многих внутренних документах - тех, которые создаются организацией для внутреннего пользования и не подлежат отправке. К числу таких документов относятся докладные и объяснительные записки, справки, заявления, представления, которые, как правило, адресуются руководителю организации.

    Для адресата на документе отведено место  в правом верхнем углу. При угловом  варианте расположения реквизитов бланка адресат начинают печатать на уровне первой строки бланковых надписей, а при продольном - сразу под  надписями бланка (в письмах - на уровне реквизитов «дата документа» и «регистрационный индекс», в других документах, при подготовке которых используется общий бланк, - на уровне реквизита «заголовок к тексту документа»). Печатается адресат от 4-го положения табулятора - после 32 печатных знаков при оформлении документа на пишущей машинке или 80 мм при оформлении на компьютере.

    В состав реквизита «адресат» могут  включаться: наименование учреждения, наименование структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы лица, которому адресуется документ, почтовый адрес.

    Каждая  из составных частей адресата печатается с новой строки. Знаки препинания между ними не ставятся, но сохраняются  в середине строк.

    Документ  может адресоваться:

    - организации в целом;

    - структурному подразделению организации;

    - руководителю организации;

    - должностному лицу, не являющемуся  руководителем;

    - частному лицу;

    - группе однородных учреждений (должностных  лиц).

    При адресовании документа организации  ее наименование указывается в именительном падеже.

Например:
	Министерство  юстиции Республики Беларусь

 

 

    При адресовании документа структурному подразделению в именительном падеже указывается наименование организации, а ниже - наименование структурного подразделения.

Например:
	Министерство юстиции Республики Беларусь
	Управление  адвокатуры и лицензирования юридической  деятельности

 

 

    При направлении документа конкретному  должностному лицу наименование организации  указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.

Например:
	Министерство  по налогам и сборам Республики Беларусь
	Начальнику  управления контроля, делопроизводства и материально- технического обеспечения  Кондакову Н.В.

 

 

    При адресовании документа руководителю организации (его заместителю) наименование организации входит в состав наименования должности адресата.  

Например:
	Директору Государственного архива Минской области  Кушновой Е.В.

 

 

    При направлении документа в несколько  однородных организаций их наименования указываются обобщенно в именительном падеже.

Например:
	Республиканские органы государственного управления

 

 

    При направлении документа руководителям  нескольких однородных организаций  наименования их должностей указываются  обобщенно в дательном падеже.

Например:
	Руководителям республиканских органов государственного управления

 

 

    Почтовый  адрес, как правило, указывается  только на конверте. Почтовый адрес  входит в состав реквизита «Адресат»  при адресовании документа разовому корреспонденту.

    Почтовый  адрес в реквизите «Адресат» оформляется в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи.

Например:
	Учреждение  «Белорусский научно- исследовательский  институт документоведения и архивного  дела» ул. Кропоткина, 55 220002, г. Минск

 

 

    На  документах, направляемых постоянным корреспондентам, организациям своей  системы, адрес не проставляется. Для  отправки таких документов могут  применяться конверты с заранее  напечатанными адресами.

    При адресовании документа частному лицу вначале указываются фамилия и инициалы (имя, отчество) получателя, затем - почтовый адрес.

Например:
	Столяровой  Н.М. ул. П.Глебки, д. 15, кв. 26 223120, п/о Логоза Логойского р-на Минской обл.

 

 

    Реквизит  «Адресат» не должен содержать более  четырех адресов. Слово «копия» перед вторым и последующими адресатами не проставляется.

    При направлении документа более  чем в четыре адреса составляется список на рассылку. На каждом экземпляре указывается только один адресат  или обобщенное наименование адресатов.

    Если  документ является ответным, первым адресатом на документе указывается автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов.

    При направлении документа в вышестоящие  организации не допускается одновременное  его адресование другим адресатам, кроме случаев, когда это определено поручением вышестоящей организации. 

    2. Порядок работы с исходящими документами 

    Оформляемые предприятием документы называются исходящими. Этапы обработки исходящих  документов включают:

    - составление чернового документа;

    - подготовку проекта документа;

    - его согласование (визирование);

    - удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати, даты подписания, регистрационного  индекса);

    - отправку документа.

    Документ  представляется на подпись вместе с  материалами, на основании которых он подготовлен.

    Исходящие документы организации регистрируются в журналах учета исходящих документов и отправляются через канцелярию.

    Регистрация производится в день подписания документа.

    Документы, направляемые организацией в адрес  других организаций, учреждений и предприятий, могут подписываться руководителями структурных подразделений. Эта корреспонденция оформляется на чистых листах бумаги, регистрируется в структурных подразделениях, а в канцелярии на нее проставляется угловой штамп организации.

    В исходящем письме-ответе указываются  исходящий номер и дата письма корреспондента, на которое дается ответ. Копия отправляемого документа  подшивается в дело по месту регистрации  документа.

    Готовый документ в незапечатанном конверте сдается в канцелярию для последующего оформления и отправки через почтовое отделение связи.

    Сотрудники, ответственные за делопроизводство, проверяют правильность оформления исходящих документов (наличие виз, подписи, даты, номера, адресата, ссылки на входящий документ, отметки об исполнении и направлении в дело, фамилии исполнителя, номера его телефона), заверяют их копии и вносят необходимые записи в регистрационные журналы.

    Исходящие телеграммы, факсы и телефонограммы регистрируются в отдельных журналах.

    Корреспонденция, адресованная одному и тому же учреждению, должна быть вложена в один конверт.

    На  конверте должны быть указаны вид  отправки: заказное письмо, ценное, с  уведомлением и другие реквизиты  в соответствии с действующими почтовыми  правилами.

    Внутреннее  согласование документа оформляется визой. Виза включает должность визирующего, его личную подпись, ее расшифровку, дату визирования.

    Если  подлинник документа остается в  организации, визы собираются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Если подлинник документа отсылается из организации (например, подлинник письма), визы собираются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа (под реквизитом «подпись»).