Штатное расписание

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2010, N 11 

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ - ПЕРВИЧНЫЙ  ДОКУМЕНТ? 

    Является  ли обязательными утвержденная форма  штатного расписания и вообще его  наличие на предприятии? Автор придерживается особой точки зрения, доказывает ее, анализируя правовые основы для создания документации по учету труда и его оплаты. 

    Поскольку в соответствии с ч. 2 ст. 57 ТК РФ обязательным для включения в трудовой договор  является условие о трудовой функции  работника, под которой понимается работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессией, специальностью с указанием квалификации или конкретный вид поручаемой работнику работы, самыми распространенными вариантами определения трудовой функции являются внесение должности в штатное расписание и принятие должностных инструкций.

    Обычно  в штатное расписание переносятся  только названия трудовых функций работников, а в должностных инструкциях  уже содержится их расшифровка, и  делается это скорее для удобства оформления. Но этот вариант - всего  лишь один из нескольких, т.к. сегодня для работодателя штатное расписание не является обязательным документом и его может заменить любой другой локальный (внутренний, корпоративный) акт работодателя либо трудовой договор.

    Данная  точка зрения до сих пор вызывает споры, и вот почему: Государственный комитет РФ по статистике (ныне - Росстат) принял Постановление от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Этим документом были введены в обращение унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, такие как: N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу", N Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу", N Т-2 "Личная карточка работника" и т.д.

    За N Т-3 в указанном Постановлении  значится "Штатное расписание". При этом в п. 2 названного Постановления  Госкомстат России постановил распространить данные унифицированные формы первичной  учетной документации на организации  независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, с некоторыми ограничениями для бюджетных учреждений.

    Что здесь вызывает серьезные возражения? Первое - это отношение Госкомстата  России к регулированию трудовых отношений. Второе - обязательность предложенных форм документов. Третье - это само содержание штатного расписания.

    Тем не менее правоприменители восприняли данный акт как руководство к  действию и в большинстве случаев  принимают свои штатные расписания именно по форме N Т-3. Но обратим внимание: данная форма является одним из документов первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, т.е. это не акт, регулирующий трудовые отношения, а акт, отражающий фактическую картину штатной структуры организации, скорее статистический отчет. Хотя в ТК РФ легального определения штатного расписания нет, его все же следует понимать не иначе как локальный акт, в котором закрепляется экономически обоснованный расчет количества условных штатных единиц работников по определенным функциональным группам, принимаемый для достижения организацией конкретных целей в своей деятельности, как правило, в течение определенного периода времени.

    В предложенном Госкомстатом России варианте - как статотчет - штатное расписание могло бы быть обязательным, если бы этот статотчет по закону требовалось сдавать в какой-то уполномоченный на то орган власти. Но тогда у него как у отчета должны быть сроки принятия и сдачи на проверку, чего, как известно, на сегодняшний день не установлено. Но штатное расписание, о котором идет речь в ТК РФ:

    - не может быть признано, тем  более Госкомстатом России, обязательным;

    - не должно содержать обязательных  сведений об оплате труда;

    - может иметь любую другую форму;

    - составляется и подписывается  другими должностными лицами;

    - требует для эффективного действия соответствующих приложений - должностных инструкций.

    Как верно указывает И. Михайлов, тезис  об обязательности унифицированной  формы N Т-3 "Штатное расписание" родился на основании ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (ред. от 27.07.2010, далее - Закон о бухгалтерском учете). Согласно этой статье, первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. И только документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, могут составляться в произвольной форме, но обязательно должны содержать все реквизиты, указанные в ст. 9 Закона о бухгалтерском учете [1]. В связи с этим в свое время Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 N 835 "О первичных учетных документах" разработка и утверждение альбомов унифицированных форм первичной учетной документации были возложены на Госкомстат России (ныне - Росстат). Отсюда до сих пор многими делается вывод, что если Госкомстат России (Росстат) утвердил какую-либо унифицированную форму, то она подлежит обязательному применению. 

Понятие первичного документа 

    Однако  здесь упускается из виду самое главное - Госкомстат России был уполномочен  Правительством РФ утверждать унифицированные формы первичных документов. А что такое первичный документ? Первичным документом может признаваться только документ, который оформляет какую-либо хозяйственную операцию организации, подлежащую отражению в бухгалтерском учете. Но ведь штатным расписанием не оформляются никакие хозяйственные операции организации. На основании штатного расписания не осуществляются какие-либо бухгалтерские проводки (даже зарплата работникам-повременщикам начисляется не на основании штатного расписания, а на основании табеля учета рабочего времени). Следовательно, работодатели имеют право не применять унифицированную форму штатного расписания, а разработать свою [1].

    Об  этом также пишет и Н.В. Ершова. По ее мнению, штатное расписание не является первичным документом, который  оформляет какую-либо хозяйственную  операцию организации, подлежащую отражению  в бухгалтерском учете. Отсюда вывод, что унифицированная форма N Т-3 может рассматриваться только как рекомендательная [2]. 

Как разработать  штатное расписание? 

    А каким же должно быть штатное расписание, соответствующее ТК РФ, ГК РФ и основам  теории управления трудом? Прежде всего, экономически обоснованным. Правовая сторона данного акта вторична, т.к. затрагивает в основном вопросы наименования должностей (работ) и процедуры принятия, изменения, приостановления и отмены штатного расписания. В основе правильно составленного штатного расписания лежат, во-первых, устав юридического лица либо основной вид деятельности физического лица - предпринимателя, во-вторых, бизнес-план, из которого следуют требуемый результат (объем) деятельности работодателя и срок его достижения. Эти показатели требуются для расчета нормы численности персонала, обеспечивающего намеченный производственный (технический, технологический, управленческий) процесс.

    Поскольку ТК РФ налагает на работодателя ряд  обязанностей в области охраны и  нормирования труда работников, то основная задача штатного расписания как локального нормативного акта - закрепить требующееся работодателю экономически верное количество определенных штатных единиц, в основе которых лежат своды функциональных (должностных) обязанностей. В практике применения норм трудового законодательства для таких сводов чаще всего используется термин "должностная инструкция", хотя возможны и иные наименования (например, "служебный регламент", "функциональные обязанности" и т.п.).

    В свою очередь, как уже было сказано  выше, указанные обязанности являются частью какого-то вида экономической деятельности (т.е. частью какого-то технологического процесса) и, как правило, предполагается их соответствие имеющемуся в государстве образовательному стандарту.

    При составлении штатного расписания логичным будет объединение в одной должностной инструкции работ (обязанностей) примерно равной сложности.

    Из  сказанного следует важный вывод: должностные  инструкции должны приниматься работодателем  перед составлением и введением  в действие штатного расписания (или  его новой редакции) либо одновременно с этим документом. Правильный и обоснованный расчет количества штатных единиц без расшифровки их содержания в должностных инструкциях невозможен.

    Если  работники одной специальности  немногочисленны, то для них в  штатное расписание не закладывают отдельную функцию штатного заместителя (т.е. "лишнего" работника той же профессии), но включают функции взаимного заместительства в должностные обязанности работников смежных специальностей - иначе организация не сможет нормально функционировать. Есть даже такой термин - "заместитель по должности"; он может быть полным (штатным) заместителем и заниматься только замещением отсутствующих работников и может быть неполным, т.е. работать за других только в определенные периоды.

    При этом следует помнить, что не отпускать в отпуск работников нельзя, плюс заместительство, не предусмотренное изначально трудовым договором (должностной инструкцией), предполагает обязательное согласие работника на него (кроме случаев ст. 72.2 ТК РФ). Поэтому выгоднее уже при составлении штатного расписания в должностных инструкциях указать, кто кого в каких случаях замещает, и при заключении трудового договора исходить из этих требований к должности. И далее нужно не забывать учитывать положения штатного расписания при составлении графика отпусков.

    После расчета количества работников основной технологической специальности  к ним добавляется в определенной пропорции (это снова вопрос не права, а экономики) административно-управленческий и обслуживающий персонал. Если сама организация или предприниматель не в состоянии проделать такую работу, то ее можно поручить внешним специалистам. И в результате у нас получится штатное расписание, которое регулирует оптимальную штатную численность сотрудников организации. Однако для него требуется еще одно необходимое управленческое решение: какую избрать организационную структуру компании?

    Частично  этот вопрос нужно решать на стадии расчета штатной численности, т.к. от него зависит число работников административного аппарата. Но именно на конечном этапе составления штатного расписания становится понятным, кто кому должен подчиняться и кто с кем должен состоять в отношениях координации и непрерывного информационного обмена. Эти решения можно закрепить в тексте должностных инструкций, а можно изобразить графически (схематично) в виде некоего структурного приказа или любого другого по названию локального акта. Этот акт также следует включить в состав штатного расписания.

    Таким образом, штатное расписание может (и должно, если мы все-таки решили его принимать) состоять из трех частей: должностные инструкции, структурный приказ и табличный либо текстовый свод должностей с указанием количества штатных единиц по этим должностям (для последнего можно использовать форму, предложенную Госкомстатом России). В таком виде данный документ (вернее, пакет документов) может реально помочь работодателю набрать оптимальное число работников для достижения требуемого результата, что явно не в силах сделать форма N Т-3. И в таком виде (в отличие от формы N Т-3) штатное расписание имеет признаки нормативности и общеобязательности. 

Библиография 

    1. Михайлов И. Штатное расписание: форма и содержание // Новая бухгалтерия. 2006. N 2.

    2. Ершова Н.В. Трудности штатного  расписания // Кадровая служба и  управление персоналом предприятия. 2007. N 3. 

М.Драчук

К. ю. н.,

старший преподаватель

кафедры трудового  права

юридического  факультета

Омского государственного

университета

Подписано в печать

08.10.2010